企业管理的核心在于财务管理,财务管理的核心则在于资金管理,这决定了资金管理在企业财务共享服务中心中占有核心位置。从企业集团业务发生到财务入账、支付、凭证归档的整个过程中,资金管理业务是财务共享服务中心整体业务中最主要的内容之一。
得益于信息技术的快速进步及互联网金融模式的日益成熟,企业资金管理模式正在发生深刻变化,企业资金收付管理流程不断优化,企业资金管理日渐可视、可控。技术的快速进步,正在对共享模式下的资金管理在功能实现上,提供越来越多的可能性。
在企业共享中心中,资金计划管理和资金结算是企业资金管理系统自动化程度较高的两个功能模块,而银企直联、资金自动对账等技术在资金计划管理和资金结算等模块中的运用,充分体现了信息技术进步对于企业资金管理所产生的影响。
(一)可控的资金计划管理
资金计划管理模块是资金管理平台不可或缺的重要功能,它主要提供资金计划上报、资金计划审批、资金计划配置、资金计划分解等系统功能。资金计划管理模块通过和预算管理系统关联,可获取企业年度、月度资金计划数,便于集团管理层了解整个集团层面或者下属二级单位或部门在未来一段时间的资金收付情况,以及时在系统外做出管理决策;通过和网络报销系统及ERP核算系统的关联,资金计划管理模块可获取资金计划实际执行数,完成对企业每一笔业务、每一笔资金的填报、控制、发生、记录等全过程的跟踪,实现“事中控制”;通过资金计划的分析和预警,资金计划管理模块可完成对资金来源和资金使用情况的多角度分析,帮助企业提升决策能力,增强企业竞争力。
(二)智能化的资金结算
资金结算(包括对外结算与对内结算)是财务日常工作的重要内容之一,也是企业自动化程度较高的财务流程之一。在财务共享服务模式下,企业通常采取统筹资金计划、集中结算的资金结算方式。
以应付流程为例,应付流程是共享服务中实施最为广泛的业务流程,这与其自身高度标准化且有大量业务量支撑的特征相一致。应付流程主要解决面向公司内外部供应商的费用报销及货款或服务支付的问题。
随着技术手段的逐渐成熟,企业的上述采购结算流程正在日益变得自动化和智能化。当下企业通常会在财务共享服务中心或者费用管理系统之上搭建企业商城,企业在采购时,商城内不仅有电商平台,也支持接入企业通过招标确定的材料、服务等私有供应商。供应商把商品和服务按协议价格发布在商城上,企业经过比价选择、预算审批等完成下订单等环节。此时,订单会按物资提供方的不同自动分解并分发,到货签收或者服务确认时会按规则自动确认接收。
在此模式下,资金的结算模式也是自动的。结算时,系统按结算对象和结算规则自动生成结算单,并自动进行订单状态的核对。供应商在系统内核对清单、开具发票,通过与税务平台的数据对接,平台自动获取发票全票面信息。系统同时会将付款信息转换为符合网络银行接口标准的支付数据,通过网络银行或银企互联的方式完成支付。
(三)深度融合的银企互联
银企互联的实现通常是财务共享服务对资金结算的基本技术要求。在企业常见的付款方式(如柜台转账付款、网银付款和银企互联付款等)中,银企互联付款是最为便捷的方式。
银企互联系统就是将网上银行系统和企业的财务软件系统相连接,从而在封闭通道中进行支付数据交互的系统。企业财务共享服务中心的银企互联系统,包括银行账户管理、资金转拨管理及快捷的银行支付管理等功能。(www.xing528.com)
银企互联系统包括两种模式,即银企直联和银企互联。银企直联是由企业提供ERP系统的标准接口,银行配合企业客户将ERP系统进行接口的接入。银企互联指的是由银行向企业提供标准接口,企业按照银行提供的接口标准进行接入。
在银企互联系统的实施过程中,重点关注支付信息的可靠性。为配合系统实施,通常需要在网络报账或其他前端系统中存储员工及供应商银行账号信息,一旦前端业务处理环节确定,出纳环节就不可更改,以确保资金安全。
此外,银企互联系统需要和银行签订协议,并在其配合下进行系统实现。系统实施前需谨慎选择一家或多家合作银行,而且在进行洽谈时,需重点关注支付手续费、接口方式,以及是否能够实现和银行数据交互等内容。如能进行数据交互,还可以关注是否能够实现与银行间的自动对账等高端功能。
银企互联解决的是企业与银行之间信息传递的问题,实现了企业和银行双方不落地的数据交互,以及高效的支付数据提交、处理和反馈。交易数据通过系统间的有效传递,能使企业集团账户数据更加透明,收付过程有效缩短,资金流向更加精确,同时也能不断提高企业集团内外部客户的满意度。另外,由于截断了人为干预的渠道,资金支付风险也得到有效的控制。
(四)其他资金管理技术
除银企互联技术之外,在企业实践中,一些企业财务共享服务中心往往会提供更为系统化的功能,如资金的自动划拨、资金凭证的自动生成、来款的智能清分等。
1.资金的自动划拨
基于系统设定规则,对资金的归集方式如先横后纵等进行定义,由系统在指定的时间自动完成相应的上划下拨。资金的自动划拨不仅降低了FSSC的日常操作难度,也有效地支撑了企业集团资金池的建立和管理。
2.资金凭证的自动生成
传统模式下,资金完成结算和划拨操作后,需要手工完成会计凭证的记录。而自动凭证的功能则通过在资金系统中建立会计引擎,根据设定的规则,自动完成结算和划拨凭证的处理,从而有效地提升制证的效率和准确性。
3.来款的智能清分
通过预先定义规则,对企业收到的来款进行性质识别,如区分是否属于销售回款,再进一步进行客户匹配,使企业的各项来款能够进行初步清分。依托后续流程的支持,各项来款能够更加快速简单地完成核销等账务处理。[8]
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