中央处理器式总账模块简介

在企业财务共享服务中心，总账模块是企业财务系统的核心，它和企业的应收流程、应付流程、固定资产、成本管理等流程都有着直接的关联。

相较于应收账款、应付账款、固定资产等由业务驱动、侧重于在业务过程提供共享服务支持的相关模块，总账模块更多侧重在会计处理业务流程中提供支持。由于会计核算是规则性较强的工作，分散的会计核算业务往往最适合被整合为标准化模块。在总账模块中，从财务人员进行记账凭证编制、财务信息的生成、月末自动记账和月末过账，到最终报表的产生，自动化技术都被广泛应用。

（一）总账模块的流程难点

总账模块提供了一个完整的财务管理核算及分析流程，是企业所有业务的最终财务反映。总账模块与其他模块之间建立方便的接口，从而保证账务运行的通畅和不重复。一个公司或组织的制造系统、项目管理系统、人力资源管理系统、客户关系管理系统等各个系统，都可以通过总账模块实现信息共享。

在企业财务共享系统中，由于总账模块和传统会计业务结合最为紧密，对此模块流程的理解有助于从相对宏观的角度了解整个共享服务流程。

总账模块就像企业会计信息的中央处理器，应付账款、应收账款、固定资产等业务处理的最终结果都会反映到总账模块的流程中，这也使总账模块作为综合的财务管理解决方案，具备了强大的功能。这些功能主要包括以下四个方面。

一是信息访问。总账管理系统是企业的财务信息存储库，通过联机查询或使用报告和分析工具，企业可以轻松访问存储在总账管理系统中的信息。

二是会计信息处理。例如，企业可以更正实际、预算和保留款信息，重估和折算用外币表示的余额，合并多个账套的余额等。

三是数据收集。总账管理系统主要收集来自应收、应付等各业务处理流程中的相关信息和数据。

四是财务报告出具与数据分析。在企业财务核算系统中，总账模块作为核心，和应收账款、应付账款、成本管理、固定资产等各个模块紧密相连。月末，各模块记账数据通过过账的方式传入总账模块。企业据此可进行财务报告出具和数据分析等工作，以帮助企业内外人员进行决策。

总账模块和报表业务在流程设计中应遵循以下七大原则。

（1）财务核算共享中心设置总账组、单体及税务报表组、合并报表组，并按法人进行工作分工。(www.xing528.com)

（2）账务处理应遵循GL-1平账管理原则进行操作，不允许直接登录ERP总账模块系统进行记账。

（3）财务人员填写报账单时，应提供真实、完整与报账内容相符、符合公司会计核算制度的原始支持性附件。原始支持性附件分为纸质文档和电子文档。若只涉及电子文档，财务人员将电子文档上传；若除电子文档还涉及纸质文档，并且需要领导审批签字表等，财务人员需要先获取纸质文档的电子版本（如照片、扫描件等）并上传。

（4）更正凭证通过总账报账单的调账功能实现，原则上是先将已入账的错误凭证通过总账报账单冲销，再根据调账类总账报账单的正确报账信息重新记账。

（5）总账报账单、预提费用报账单、工资薪酬计提报账单，以及工资薪酬报账单必须得到恰当的授权审批（走相应的审批流程）；报账人与记账人的职责分离，由共享中心财务会计提报的报账单须由另一名财务会计记账；共享中心总账组每月（如每月25日）先冲销上月预提的费用，然后再开始处理各公司当月提报的预提费用报账单（如从26日起），并在月底结账前（如28日）完成预提。

（6）财务共享服务中心的关账流程应严格依照下发的关账清单执行；ERP总账模块系统财务账期一旦关闭，一般不允许再打开进行调账。

（7）当地人力资源部门负责发起和填报工资薪酬计提报账单和工资薪酬报账单。

（二）总账模块的自动化解决方案

总账模块的业务范围一般包括凭证管理、费用预提、冲销与摊销、工资薪酬、关账、报表等主流程，每个主流程下又分为几个子流程，如凭证管理包括系统凭证生成和手工凭证生成两个子流程；工资薪酬包括工资薪酬计提、工资薪酬支付、工资薪酬冲销三个子流程；报表流程包括单体报表生成、合并报表生成和管理报表生成三个子流程。这些流程一般具有固定的操作步骤和操作规则，因此可以在系统辅助下实现自动操作。

以凭证生成为例，在财务核算系统中，总账模块和应收账款、应付账款、成本管理、固定资产等各个模块紧密相连，这些模块在进行业务处理的同时会采集财务所需的基础信息，由业务信息产生的数据会自动对接至财务核算系统。由于相关会计分录的编制规则已经被人为定义好并被输入系统中，所以相关信息数据在传递至总账模块时，这些信息会按照既定的规则形成记账分录，而不再需要人为的判断和操作。

在费用预提、冲销及摊销流程中，费用预提流程包括月末准备费用预提申请材料、各级责任人审核费用预提申请材料、编制预提费用明细表、填写并提交预提费用报账单、审核入账；预提费用冲销流程包括月初查询预提费用台账、预提费用冲销处理；费用摊销流程包括费用报销、月末查询摊销费用台账、待摊费用摊销处理。无论是费用预提还是费用摊销等，均可由系统自动完成。