端到端流程自动化：应对共享的方案

财务共享服务中心建立后，应收组和应付组都是人员较多、工作量较大的部门。应收组承担着整个集团及分、子公司的开票、回款、核销、催收等工作，而应付组通常会为几十家法人实体或分支机构提供应付（AP）、总账（GL）、应收（AR）、费用等会计服务。

通过采用端到端流程自动化解决方案，企业可以实现应收业务和应付业务的自动化处理，从而实现业务流程的明显优化，显著提高业务的完成效率和完成质量。应收业务和应付业务的流程基本相同，本节以应付业务为例，使大家了解共享中心应收业务和应付业务自动化的实现流程。

（一）应付管理难题

传统的应付管理流程可以归纳为：供应商开票邮寄发票—企业财务处理—通知银行集中支付。

首先，供应商开具相应的增值税发票，并分别邮寄到企业集团下属各分、子公司，分、子公司的会计人员接收发票后，需要进行检查发票真伪、审核发票、财务记账、发票认证等财务处理流程，最终通知银行集中支付货款。

从开票到付款的全流程中，对海量发票的处理是财务共享服务中心面临的巨大挑战：传统的发票处理方式是将纸质发票上的数据手工录入财务应用系统，这不仅费时费力，而且数据核对容易出错，难以保证数据质量，是一项低效且极度消耗内部资源的作业；月末大量纸质发票来不及录入系统，导致应计负债不准确；供应商争议无法及时记录、反馈，造成废票、错票引起的业务延迟和成本增加；一旦出现差异，企业内部的及时沟通存在困难，基本靠人工驱动，造成信息不连贯，处理缓慢；人工核对发票、订单（PO）和入库单（GR）的工作量巨大，核对容易出错、效率低下，处理也不及时。

手工录入发票信息会给企业带来严重的风险，信息可能不完整且不准确，任务耗时且效率低下，以及操作中解决方案可能出现分散现象，从而导致企业财务业务可见性不佳且易暴露在风险中。

应付（AP）每个环节上的相关人员也会面临以下一些问题。

（1）公司首席财务官（CFO）。面临公司的采购成本、财务费用和管理成本高于预期，应付账款管理的成本过高等问题。

（2）财务分析专员。面临对资金流出预测不足，现金折扣利用率低，导致资金供需不平衡等问题。

（3）采购专员。有支付货款不及时，与供应商的关系不好，对获得有竞争力的价格、折扣、信用评级和付款条件不利等问题。

（4）应付账款专员。有超过50%的时间解决异常情况，如处理重复发票、处理数据错误发票、响应供应商的电话查询和应对抱怨等问题。

（5）财务会计。面临跨部门调节发票，难以及时准确地统计应计负债和预测资金流出的问题。

（二）端到端流程自动化

针对公司日常经营中遇到的应收和应付问题，企业可以使用基于光学文字识别（OCR）、供应商门户和工作流技术的发票管理，实现从供应商对账、发票扫描识别输入、三单校验到审批、记账的自动化、增值税（Value Added Tax，VAT）发票网上集中认证等技术来优化流程、提高工作效率。

针对低效易错的传统应付管理模式，新技术催生的端到端流程自动化系统采用OCR扫描识别技术，可确保文字识别率高，减少信息错误风险，发票信息电子化也可提高业务处理速率；系统可以自动对接供应商门户，完成对账，付款过程透明可查；系统采用发票自动校验和工作流技术，可以自动分配任务，降低人工匹配所带来的失误；系统可以实现发票集中认证，在共享服务中心一个点完成全国所有发票认证；系统采用发票抽取技术，可支持抽取不同开票系统的开票数据；系统还设置票据影像管理平台，利用大数据、云技术存储大量影像数据，降低信息储存成本，提高信息储存安全性。(www.xing528.com)

企业在应付业务流程中采取端到端流程自动化系统后，相对于传统的应付管理，将会发生以下变化：流程的步骤显著减少，业务流程优化明显，自动化程度显著提升，工作效率也显著提升。

（三）发票管理的流程自动化

应付业务可以借助技术实现流程改造和自动化处理。应用OCR技术、工作流技术等先进技术后，发票管理流程从业务流升级为系统流，取代了手工业务处理方式，操作流程标准化、自动化。系统自动完成发票检查、提取信息录入系统、三单匹配等工作后，会计人员可以根据发票影像的提取信息在线审批记账、付款和进行税务认证。共享应付业务管理流程还可以规定异常发票处理标准流程，使系统可以自动按标准流程解决异常发票。流程的标准化和自动化，减少了财务人员的工作量，提高了业务处理效率。

（四）自动化的发票管理流程的特征

（1）自动对接供应商服务门户。供应商可以抽取并批量上传开票机的电子发票，从而减少手工录入发票的工作量；导入ERP系统的供应商基本信息及对应的PO（订单）、GR（入库单）文件，由供应商完成纸质发票对应的相关PO、GR信息，并完成对账工作；通过自助服务的方式跟踪发票状态、付款和进行信用查询，从而减少电话、传真、邮件查询；供应商可以向财务共享服务中心发送查询请求，协同处理发票相关的争议；供应商可以调阅发票原始影像，帮助买卖双方实现更有效的沟通。

（2）发票扫描。财务共享服务中心扫描供应商开出的发票，将发票影像保存至文档影像服务器；能够对图像进行高比例的压缩处理；财务共享服务中心支持各式扫描仪，特别是高速扫描仪。

（3）发票OCR识别。发票OCR识别系统能自动读取发票影像并准确识别增值税专用发票、普通发票、运输发票等多种发票（识别率能达到90%以上，这里讲的是整张通过率，即100张发票能保证90张以上识别无误），在ERP系统中生成电子发票；支持多线程OCR识别，因为共享服务中心发票多，扫描仪速度快，所以OCR识别速度需要做到和扫描速度基本同步；和扫描模块实现异步处理，即OCR识别程序在运行时不影响扫描发票工作。

（4）自动三单匹配校验。系统按照预定义规则对发票进行校验，对于物理发票号、公司代码、供应商、税率、货币等各项内容出现不一致的发票，或者是重复发票、合同无效发票、价格或数量存在差异的发票，以及无法匹配采购订单行项目的发票，系统不予通过。

（5）异常处理。如果出现匹配异常，以及客户争议、例外处理等情况，工作流将自动通知相关人员做进一步检查，并显示在待办工作界面、手机短信、微信、邮件中等以提醒相关人员。

（6）审批。发票校验完毕后，工作流会自动将发票发送到主管环节供主管批准，主管可以通过网上审批或其他方式审批。

（7）自动记账。主管审批完成的发票将自动在ERP系统中记账。付款：ERP记账后，工作流会自动将环节流转到付款专员处，待付款专员确认后，和资金管理系统或网上银行对接，完成给供应商付款的环节。网上集中认证：先由相关人员统计好收支情况，再确定这个月需要抵扣认证的金额、需要认证的发票。

（8）发票认证。操作人员可以灵活地选择待认证发票数据系统，根据配置将待认证发票数据发送到相应的税务局进行发票认证，并接收认证结果，更新到集中认证系统中。

（9）数据导出。通过认证结果文件下载方式将认证结果导出。

（10）查询统计。操作人员可以方便地对认证情况进行汇总统计，并查看发票详细信息。

（11）调控暂缓。对一些特殊发票，操作人员可以进行标识隔离，本日或本月可暂时不进行发票认证。