确定组织机构和岗位，包括组织各职能部门以及各部门所属岗位，这是进行岗位评价的前期基础性工作。
1.确定组织机构，编制《部门清单》
组织机构设计是依据企业的发展目标和经营环境等，对现行组织机构进行分析并提出改革、调整，进而重新设置的过程。
组织机构确定之后，编制《部门清单》。《部门清单》示例，如表3-17所示。
表3-17 某研究院部门清单（摘录）
2.整合岗位，确定《岗位清单》
根据确定的部门职能和所属岗位、定员，整理《岗位清单》，两个实例如表3-18、表3-19所示。《岗位清单》的确定，必要时要经单位领导办公会会议通过。
表3-18 某研究院岗位清单（摘录）
（续表）
表3-19 某房地产开发公司岗位清单（摘录）
（续表）
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3.编制《部门职能说明书》与《岗位说明书》
在确定组织机构和《岗位清单》的基础上，按照企业各部门的职能和所属岗位，编制《部门职能说明书》和《岗位说明书》。基本流程是：
第一步：人力资源部启动编制《部门职能说明书》和《岗位说明书》的工作。
第二步：设计《部门职能说明书》、《岗位说明书》、《岗位任职人员信息调查问卷》的格式与内容，制订范本和填写说明。
《部门职能说明书》示例见本项目附录3-1；《岗位说明书》示例，见本项目附录3-2、附录3 3。
第三步：人力资源部组织召开编写《部门职能说明书》与《岗位说明书》培训会。
会上印发《部门职能说明书》的格式、编写范本、填写说明；印发《岗位任职人员信息调查问卷》格式、填写说明；印发《岗位说明书》格式、范本和填写说明。提出编写要求和时间要求，提示注意事项。
第四步：由部门部署岗位任职人员填写《岗位任职人员信息调查问卷》；直接上级编写《岗位说明书》；部门负责人编制《部门职能说明书》。
第五步：部门负责人将本部门的《部门职能说明书》、《岗位说明书》审核无误后，交人力资源部。
第六步：人力资源部组织召开《部门职能说明书》、《岗位说明书》审核会，审核确定各部门《部门职能说明书》、《岗位说明书》。必要时，提交决策层讨论。
审核的要点是：
A.《部门职能说明书》中的部门职责是否齐全，有无漏项；部门所属岗位数目、岗位名称、定员是否符合要求。
B.《岗位说明书》中的职责是否齐全、清晰。
C.《岗位说明书》中的任职资格要求，如最低学历要求、最低专业技术资格要求、最低经验要求是否合适，是否有过高或过低的情况？
必要时，应由人力资源部拟定一个统一的任职资格要求平衡表，以避免各部门根据自己的认识将任职条件定得过高或过低，并最终影响岗位评价的结果。
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