公司公文的撰写与注意事项

格式

在你所有的公文上标注日期，标示会有多少人看到同样的公文。

使用公司或个人的公文纸张，需要盖印的名称应该置于顶部。在商务工作中尽量不要使用“可爱”的公文纸，除非这是你公司商标的一部分，要把重点放在公文内容上，而不是写公文的纸张。

如果这些公文只在办公室之间流通，而不会让外部人员看到，那么带有不同颜色的薄纸张也是可以被接受的。但有一些公司的公文会向外发送。在这种情况下，请使用质量好的纸张；这会让你和你的公司给别人留下更好的印象。

内容

办公室公文的一般规则是：将表扬的内容放在书面上，批评的内容当面谈。(www.xing528.com)

公文要尽量简短，不要超过一页，要以某种行动激励结束公文。

尽管是写一份办公室公文，你也应该遵循上一节关于撰写正式商业信函的所有写作规则。你应该关注收到公文的同事、下属和上级对它的印象，就像关注公司以外的人员收到更正式的商业信函一样。你也一定要注意到，公司公文也有可能落入“局外人”的手中。有这样的例子，一位网络电视节目主播在公文中向管理层抱怨了他的一些同事，当这份公文落入媒体手中，它的内容就会流向全国各地的报纸版面上。你发现他其实违反了办公室公文的第一条规则，即将表扬的内容放在书面上，而批评的内容要当面谈。

即使这种情况并不具备成为主流报纸头条新闻的价值，但由于错误地将公司公文提供给了公司外的其他人，或者将应该给某人的商务信函附送给了另一个人，这个人的声誉和商业关系已经被毁了。一位代理人声称站在其代理作家的立场上，却在不经意间向出版商附上了自己的求职信，表示站在出版商一侧，而并非支持他的客户，于是他的代理作家不得不解雇了他。

你也应该认识到，尽管从礼节上说，你有权利掌控你写的任何东西，但有人会违反这种规则，会以他们想用的任何方式使用从你那儿获得的东西。通常情况下，为此大做文章太过麻烦，但这也常常给作者本人带来困扰。因此，请遵守以下规则：不要在你无法跟踪打印的情况下给任何人写任何东西，不管是商务信件、公司公文，还是圣诞贺卡上的祝词。

永远不要把任何消极的内容放在书信里这条规则实际执行有一定难度，尤其是当你的上司要求你在公文中对某人或某事进行批评。但是在你写作之前，请针对问题试着与上司进行面对面谈话或电话沟通；这可能会使上司改变主意，从而使书面批评变得没有必要。