实际上，任何人在商务工作中都很可能会写到拒绝信或拒绝条，而这也许是所有信函里最难写或者最不想收到的一种了。但是，如果你在写信时始终记得你是在拒绝一个特定的情况而不是这个人，写拒绝信和收拒绝信都会变得容易一些。比如，如果你必须要正式拒绝某个人在你的部门工作，你应该在拒绝信中表达一些积极乐观的内容，这样被拒绝的求职者会觉得他没有得到这份工作是可以理解的。请不要千篇一律地回复“我们并不需要你”。再比如说，在竞争同一岗位的一千名申请人中，有一个人的综合能力能排在前十，但你们在做决定时更多地考虑了申请人是否有相似工作经验背景。你要在拒绝信中表明，他也是一位很优秀的候选人，而且如果将来有另一个岗位空缺，你很希望他继续申请。你也应该祝福申请者们能在求职中有好运气。但是，如果你真的不喜欢某个人，就请不要说好话。即使是在拒绝信中，也必须体现你的诚意。
仅仅因为你认为写拒绝信是一件讨厌的事而推迟这项工作，是十分不礼貌的行为。有人正耐心等待着你的回应，你必须礼貌而及时地做出拒绝，做一些人力资源经理做的事情，而不要拖延写拒绝信。既然写拒绝信会令人感到不愉快，那就请赶紧处理这些“拒绝”，至少你可以把必要的任务解决掉。
判断一封拒绝信是否合适和有效的最佳测试是，你是否能在阅读后对自己说：“我不介意收到这样的拒绝信。”我认为你可能不会介意收到如下这封拒绝信，因为它是以一种乐观积极的语气结尾的，而具体的拒绝内容反而在整封信热情认可的基调下显得不太重要了。
拒绝信范例
尊敬的凯莉女士：(www.xing528.com)
大家都很高兴能在上周见到你。我们对你在各种商业环境中的探索和经验印象深刻，从四个如此优秀的候选人中选一个是十分艰难的决定，我们最终选择的人拥有非常棒的信息处理能力，这正是我们目前需要的。
祝好
（署名，包括姓名、公司、职务等）
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