商务信函写作技巧及格式规范

格式

我认识一位三十七八岁的女性，她是一名注册护士。在她与一位投资银行家结婚后不久，她发现自己也需要写作一些正式的商务信函。她告诉我，她参考了一本关于商务信函写作的书，并使用了书中提供的例子，只在她要写作的每封信函具体细节处进行了替换。这种技巧是奏效的，她也向其他人推荐了这种方法。这里就介绍一些商务信函的格式，你可以通过在具体位置替换上自己的姓名、地址、日期和信件内容来重复使用这些模板。

商务信函的格式是对齐或缩进的。在第一个例子中，信函的写作空间就有一些限制，这指的是信件所有的写作模块（除了信头，信头可以在信纸的顶端中心位置或右部）都是左对齐的：

范例1：对齐格式

（信头，包括发信人姓名、地址等）

××（收信人姓名）

公司名称

地址

城市，省份/州　　　邮政编码

国家

这是一封对齐格式的信件。你会注意到所有文字都从左边顶格开始，包括结尾问候语，比方说“此致”“敬候”“顺颂”，抄送和附件等。

如：

（信头）

韦恩·史密斯先生

维塔联合公司高级副总裁

北大街21221号

丹佛市，科罗拉多州　07823

美国

（空行）

亲爱的××（称呼）

（空行）

（正文内容，段与段之间空行）

（空行）

问候语

你的姓名

（空行）

抄送：

附件

商务信函的第二种格式是缩进格式：

范例2：缩进格式

（信头，包括发信人姓名、地址等）

公司名称或姓名

街道地址

城市，省份/州　　　　邮政编码

××××年×月×日

例如：

（信头，包括发信人姓名、地址等）

辛西娅·琼斯女士

第212街道41-58号(www.xing528.com)

法拉盛，纽约　　11364

美国

（空行）

尊敬的琼斯女士：

（正文内容，右缩进约5个英文字母）

（空行）

问候语

（署名，包括姓名、公司、职务等）

（空行）

附件

这是对齐格式的修改版。尽管收信人的地址信息也是从左边缘开始，抄送和附件标注也是左对齐，但是信件的正文每段的首行都是缩进的，结尾署名放在右侧。

对齐格式相较经修改的缩进格式显得更正式。但这两种格式都是正确的。你使用哪种格式取决于自己或者公司的风格。

较长的或者正式的商务信函应该被整齐地打印在公司信笺上，不能有任何拼写错误。如果可能，请亲自签署你的信函，不要让秘书代劳。

对于非正式事务来说，发送短的手写便笺也是可以接受的，但只有在你的笔迹清晰的情况下才能这样做。如果你的字迹不够清晰，再简短的笔记或信件都请你打印。即使是简短的信笺，你也可能会觉得打印更好，特别是当你想强调会面的商务部分时，你可能会担心手写信笺会导致别人误以为这是一次社交活动。这里有一个简短的打印信笺例子，它在会议之前发送给与会者，以确保健忘的员工一定会出席（其中也包括了发送者的电话，如果会议需要调整时间，就可以方便大家打电话）。

（私人备忘录信纸）

电话号码

日期

致______：

再次向你确认我们的会议将在10月9日周四下午4点召开。我很期待这次会面。

祝好

（署名，包括姓名、公司、职务等）

信函内容

在你清楚了解商务信函的正确格式后，你就应该开始关注信函内容。有效的商务交流必须能让他人顺利阅读，并且能巧妙、清楚而正确地说出你想要表达的东西。

以下是撰写商务信函的一些窍门：

● 如果要撰写的信函长而复杂，请先写一个简短的提纲（简要概述每个关键概念）。这样就会使你的信函更加清楚有逻辑，而且对提纲进行重塑会比开始信函写作后推倒重来要容易一些。

● 注意你的写作风格，要仔细检查每封信的标点符号、语法、语气、长度和结构。

● 纠正拼写错误。

● 有效的行政沟通应该简洁，不能啰唆，语言应该是描述性的、清楚的、形象的。如果你写的信件很乏味，你也会被认为是个无趣的人。

● 用简单的句子清楚地表达你的想法。

● 尽可能缩短你的信函。尽管写一封简短而深思熟虑的信件可能会比写一封冗长而随意的信件花更多的时间，但对于收件人来说，阅读一封短的信函会更容易，这样你也更可能打动收信人。

● 遵循清晰性和可读性规则，就像鲁道夫·弗莱施（Rudolf Flesch）在《如何用地道英文进行表达》一书中说的那样，用短词、短句，写短的段落。

以下还有一些写作优秀得体商务信函的技巧，摘自《完整书信写作》：

● 从“你”而不是从“我”的角度来写作。“我在1月5日寄送的信函提供了足够的信息完成订单，我很高兴听到这个消息。”请不要这样写，你应该写：“你已经有了足够的信息完成订单，感谢你的确认。”

● 强调信件中积极的部分，绝对不要以任何负面消息开始或结束一封信函。

● 写出能给人留下好印象的商务信函。

● 使用生动的文体。

你要确认自己提供了附信中提到的所有东西，不管是简历、问卷、书籍，还是样品。如果你在信函中说，“附件中是你要填写的调查问卷”，请确保调查问卷也包含在了信件内。如果你遗漏了一些附件，不仅别人会认为你很粗心，这也给收件人带来了重新联系你来获取材料的麻烦。如果缺失的材料本会给你带来比收件人更多的好处，让收件人来取这份材料就显得不太合适。如果你在信中写道，“你的材料我也一并退回了”，那也请确保信件中确实附有材料。否则，习惯的做法是写上：“我将另行退回你的材料。”

商务信函中的内容应该只与你的业务相关。如果你想写一封投诉信，抱怨你的家人上周末在一家餐厅受到冷落，这封信应该写在个人信纸或白纸上，信头附上你的住址作为回信地址。将个人“业务”冠以公司信头不仅是一种不正当的行为，也可能导致你被公司解雇。