后续跟进是进行有效行政沟通的一个关键方面。通常来说，初步的沟通无论是通过亲自见面、电话沟通还是信件交流，都是非常短暂和迅速完成的。而后续跟进可能会持续几分钟、几个小时或者几天。比方说，你想麻烦别人帮你查个数据。你的询问可能只要一分钟，而查找信息可能需要几个小时。跟这个查数据的人保持联系，获得数据信息可能需要一次、两次或十次电话联系、信件交流或者办公室造访。
会有很多原因导致人们无法进行后续跟进，比方说因为要解决太多问题而导致过度劳累、工作混乱，也可能只是因为没有得到答案但不愿意向别人承认。但如果你希望别人认为你是一个谦恭有礼的人，必须做好后续沟通。正如礼仪专家芭芭拉·B.奇兹姆斯对她的企业客户说的那样：“我告诉人们，就算是处理一些小事，也必须认真完成。”
“如果你没有跟进，就可能会失去客户。”光辉国际的管理招聘人员霍华德·S.弗里德曼说。
后续跟进应该采取怎样的形式呢？如果你被邀请共进午餐或在更正式的场合见面，你应该致电（或发消息）接受或者拒绝邀请。在工作面试后，你可以给面试官发一条消息，向他们抽出时间与你会面表示感谢，并强调你对这份工作的兴趣。
后续跟进有助于增强和发展业务关系。如果业务关系还没有发生，这也是一种推广宣传的好机会。比方说，如果试图让一家公司购买产品，电话跟进可能会采用这样的沟通方式：
卖方：“您收到了我几周前给您寄的材料吗？”
潜在客户：“我收到了。但我这三周都在旅行，才刚回来，所以还没来得及考虑你的产品。”
卖方：“您是去出差还是去旅行了呢？”（试图让对话变得比较商业化）
潜在客户：“我去出差了。其实我今天才刚回来。”
卖方：“嗯……我想到了这一点，您刚出差回来，手头上可能会有很多工作，我打电话是想来确认一下您收到了我们的材料包。我刚刚还收到了一些新的材料，请问您需要吗？我可以寄给您。”
潜在客户：“当然可以，麻烦你寄给我。但我可能没法在一两周内回复你。”(www.xing528.com)
卖方：“没关系，我能理解。很感谢您对我们的产品有兴趣。”
进行后续跟进的另一个重要原因很简单，就是你寄送的材料没有被收到或者你的电话信息没有得到回复。邮件也可能会发错人或者发错地址，包裹可能会被调换，以至于对方收到了错误的材料或者什么也没有收到。虽然听起来不太可信，但这些情况确实都有可能发生。某些人可能会拨错了号码，在错误的号码上留了信息，而正确的联系人因为没有收到消息，无法给予回复。对于不太紧急的咨询，你可以在一段合理的时间（一到三周）之后再进行消息跟进或电话联系，这取决于你与对方的关系，这种跟进不需要迫切完成，只需要确保你们还有另一次联系的机会。对于需要最优先考虑的事项，只要确实有需要及时回应的合理理由，在当天或第二天持续跟进就是比较合适的。
有时候人们可能无法进行后续跟进，因为他们认为对方知道来电的用意，而并不想处理他们的请求。然而，很多时候，无法跟进的原因并不如你所想，而没有回电可能会被认为是无礼的。
一名电话营销顾问这样看待那些没有回电的人：“他们很少意识到自己可能因为没有跟进而错失了销售机会。”
如果有人在电话里留了大量信息，后续跟进可能也会失败。你可能因为不想接受任何留言里的内容，而觉得不回复是可以被接受的，然而事实并非如此。你的“拒绝”仍然需要与来电者进行沟通。
如果你不想给致电者施加后续跟进的压力，可以留言或者告诉对方的秘书：“我打电话给戴维斯先生是想就上周我错过的会议进行沟通。他不一定要给我回电，下周我会来拜访他，我们可以那时候再讨论。”
跟进的责任落在谁身上取决于你是否征求或发起了此项要约或联系。如果某个人是第一次跟你联系，且你没有被要求跟他联系；或者如果他对你的需求比你的多，来电者再次致电会显得比较礼貌，而你的后续跟进应该在他主动联系之后再进行。
纽约著名文学机构的代理人代表一位编剧获得了来自制片人的剧本邀约。在与作者进行沟通，与制片人进行初步协商后，代理人开始等待制片人的回复，用她的话来说，她不想“显得过于热情”。
在制片人做出邀约的十天后，代理人打电话给制片人，说作者接受了这份邀请。然而那时，制片人已经买下了另一份剧本，开始了新项目。
由于未能及时跟进，代理人失去了这样一笔能给客户带来高达30万美元的净收入。而她失去的不仅仅是这笔生意，也同样失去了这位客户，客户立即换了另一家代理机构。
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