沟通发生之前，必须存在一个意图，称为要被传递的信息。它在信息源（发送者）与接收者之间传送。信息首先被转化为信号形式（编码），然后通过媒介物（通道）传送至接收者，由接收者将收到的信号进行转译（解码），这样信息的意义就从一个人传给了另一个人。
沟通过程包括七个部分。
（1）信息源。信息源是指持有信息、意图、观念的人，又叫发送者。作为发送者，最重要的是确立概念，明确自己要传递的信息。被编码的信息受四个条件的影响：技能、态度、知识和社会文化系统。
（2）信息。信息是指某种思想、想法或意图。起着连接沟通过程的各个部分的作用。
（3）编码。编码是指适当的传递符号，如语言、文字、图片、模型、身体姿势、动作表情等。人际沟通的主要编码是语言。
（4）通道。通道是指传递信息的媒介物，即信息传递渠道。如面对面讲话、通电话、召开会议、留下备忘录、发布政策条例等。通道由信息发送者选择，一个具体的信息可以通过不同的通道发送。(www.xing528.com)
（5）解码。解码是指信息接收者的思维过程，包含了对已编码的信息的解释。
（6）接收者。接收者是指接收并解释信息的个人。沟通的接收者会受自身的技能、态度、知识及社会文化系统的限制。同一信息，不同接收者会有不同的理解，即使同一个接收者，由于接收信息时的情绪状态或场合不同，也可能得出不同的解释。信息源应该擅长写或说，接收者则应擅长读或听，且二者均应具备逻辑推理能力。一个人的知识水平不仅影响着他传送信息的能力，同样影响着他的接收能力。
（7）反馈。反馈是指接收者把所接收的信息返还给发送者。经过反馈可使发送者知道信息是否被接收，或及时做出正确的解释，及时修正沟通内容。若无反馈，沟通就是单向的，有了反馈才能成为双向沟通。
在沟通过程中，很容易受到噪声的影响。这里的噪声指的是信息传递过程中的干扰因素。典型的噪声包括难以辨认的字迹、电话中的静电干扰、接收者的疏忽大意，以及生产现场中设备的背景噪声等。也就是说，所有对理解造成干扰的因素，无论是内部的（如说话人或发送者的声音过低），还是外部的（如周围的高声喧哗），都意味着噪声。噪声有可能在沟通过程的任何环节上造成信息的失真。
在沟通过程中，无论使用什么样的支持性装置来传递信息，信息本身都会出现失真现象。我们的信息事实上是经过信息源编码的物理产品。当我们说的时候，说出的话是信息；当我们写的时候，写出的内容是信息；绘画的时候，图画是信息；做手势的时候，胳膊的动作、面部表情是信息。我们用于传递意义的编码和信号群、信息本身的内容，以及信息源对编码和内容的选择与安排所做的决策，都影响着信息，都会造成信息的失真。
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