采购流程及其控制与管理

4.2.1 采购的一般流程

一个完整的采购活动大体上都要经历以下八个步骤。

第一步，接受采购任务，制订计划。这是采购工作的任务来源。通常是企业各个部门把任务报到采购部门来，采购部门把所要采购的物资汇总，再分配到各个采购员，采购部门给各个采购员下采购任务单。也有很多是采购部门主动根据企业的生产销售的任务情况，自己主动安排各种物资的采购计划，给各个采购员下采购任务单。

第二步，制定具体的采购工作计划。首先是进行资源市场调查，包括对商品、价格、供应商的调查分析，选定供应商，确定采购方法、采购日程计划以及运输方法、货款支付方法等。

第三步，根据既定的计划联系供应商。有的可能要出差去联系，有的要用电话、电子邮件等电讯方式联系。

第四步，与供应商洽谈、成交，最后签订订单合同。这是采购工作的核心步骤。要和供应商反复进行磋商谈判、讨价还价、质量、送货、服务及风险赔偿等各种限制条件，最后把这些条件用订货合同的形式规定下来，形成订货合同。订货合同签订以后，才意味着已经成交。

第五步，运输进货及进货控制。订货成交以后，就是履行合同，就要开始运输进货，运输进货可以由供应商运输，也可以由运输公司运输，或者自己提货。采购员要督促、监督进货过程，确保按时到货。

第六步，到货验收、入库。到货后，采购员要督促有关人员进行检验验收和入库，包括数量和质量的检验和入库。

第七步，支付货款。货物到达后按合同规定支付货款。

第八步，善后处理。一次采购完成以后，要进行采购总结评估，并妥善处理好一些未尽事宜。

需要注意的是，不同类型的企业在采购时有不同的特点，具体步骤内容也并不相同。

以上这些采购过程可以用一个简单的采购流程图形来表示，如图4.1所示。

图4.1 采购流程简图

4.2.2 采购流程的控制与管理

采购管理的核心内容就是控制采购流程，降低采购成本。一方面，企业通过采购控制材料的成本，维持到一个比较合理的较低水平；另一方面，也可以使企业的生产有一个原材料供应和质量保障的机制。现在，许多企业已经建立了供应链管理环境下的采购流程，强调协同采购的理念。它包括企业内部协同、外部协同，把“为库存采购”转化到“为订单采购”，以及对采购过程中外部资源的管理等内容。

采购流程管理的控制主要有四个方面。(www.xing528.com)

一、制定详细准确的采购计划

采购计划是企业采购的基本依据，是控制盲目采购的重要措施，还是控制现金流量预测的有力手段。所以要根据生产计划、物料需求计划、资金条件、采购手段等信息编制并且严格执行计划，做到无采购计划不采购。

二、管理采购订单

采购订单是与供应商达成的采购合同，供应商是否按合约“按时按质按价”供货，对企业的生产有重大影响，所以要严格采购订单的管理，对于可能拖期的供应商要及时催货，以避免对生产造成影响。

三、检查验收

采购业务的确认和付款是企业采购中的日常业务。当供应商的物料到达以后，要检查相应的采购计划、订单，确认采购的物料是否符合本企业所订合同的要求。

四、正确选择供应商

这对于稳定物料来源、保证物料质量是十分重要的。正确选择供应商关键是采购认证，即采购人员对环境进行考察并建立良好的采购环境的过程。采购认证的目的是实施认证计划，建立和维护企业的采购环境，为企业提供物料供应商群体，满足采购对象的质量、成本、供应、服务等方面的要求。采购认证通常包括六个步骤：认证准备、初选供应商、试制认证、中试认证、批量认证、认证供应评估，如图4.2所示。

图4.2 采购认证过程

（1）认证准备。主要内容是熟悉需要认证的物料项目、价格预算、研究项目质量需求标准，并制定认证说明书。

（2）初选供应商。主要内容是对供应商进行考察，弄清其真正实力，在供商群中“圈定入围选手”，确定三家以上的初选供应商。

（3）样件试制认证。试制认证的目的是验证系统设计方案的可行性，同时达成在企业与供应商之间的技术折中方案。

（4）中试认证。即小批量生产，这个阶段主要是对供应商小批件的质量、成本、供应情况等进行评估，一般经过中试认证的供应商，可能成为最后赢家的希望较大。

（5）批量认证。通过批量认证，考察供应商产品质量的稳定性、可靠性。

（6）认证供应评估。经过上述五个步骤，就可以确定批量物料合格供应商，在以后的供应过程中，供应商是否能严格按照认证合同供货，以及绩效如何，都需要定期对物料的供应状况进行评估并及时调整，不断优化采购环境。