政府采购管理：概述及分散采购

4.1.1 采购的含义、原则及分类

一、采购的含义

采购有狭义与广义之分，狭义的采购是指企业根据需求提出采购计划、审核计划，选好供应商，经过商务谈判确定价格、交货及相关条件，最终签订合同并按照要求收货付款的全过程。广义的采购是指除购买方式之外的，通过其他途径取得商品或劳务的使用权，以达到满足需求的目的。具体包括租赁、借贷和交换。

由此可见，采购是指单位与组织或个人基于生产、销售、消费等目的，购买商品或劳务的交易行为（本书只讲单位与组织的采购）。

二、采购的原则

采购作为企业的一种服务职能和服务活动，为了做好采购工作、实现采购的任务、提高采购效果，必须对采购工作提出若干原则，用以指导商品采购。具体的原则有以下六个方面。

1.及时性原则

现代生产方式正在向多品种、小批量转变，物料数量、品种、结构多样化和复杂化，企业生产日益精细化，更强调对市场的快速反应，采购只有做到及时，才能与生产的快速反应相对应。

2.准确性原则

现代企业大多数实施准时生产方式，准时生产方式实施的前提是物料必须按要求的时间、地点和品种数量、质量实施准时供应。这就要求采购必须做到准确无误，采购的物料“一个不能少，一个不能多，一个不能错”。

3.安全性原则

企业生产经营活动是连贯的、经常的和长期的，采购必须保持企业生产上的无故障、无中断地和持续地提供物料服务，由此提出了采购安全的问题。采购供应的安全具有十分重要的意义，具体表现在以下三个方面：首先，物料安全供应是企业生产和经营的基本体现，是企业生产安全原则在物流活动的延伸；其次，物流供应的安全有效和无故障可以减少生产过程的风险，防止原材料的生产事故和产品缺陷等问题；最后，提高采购供应的安全性可以起到稳定生产、稳定士气等方面的作用。

4.经济性原则

企业是营利性的经济组织，企业经营活动的中心是获取经济利益，降低物料成本是提高经济效益的重要途径，采购供应必须坚持经济性原则，注意采购费用的节约，抑制采购成本的上升。

5.开放性原则

采购供应是企业系统中的一个子系统，它本身不是独立的，必须处理好和其他各部门的关系；采购供应必须和其他外部环境相结合，与外部保持开放性；在合作竞争、战略联盟、虚拟企业、业务外包等现代管理思想下，企业的采购供应必须充分利用外部资源，没有开放的思想，上述的管理理念、思想就无法实现。

6.管理性原则

管理性原则就是按照企业目标的要求，对采购供应的全过程和占用的资源进行有效的计划、组织和控制。为此，采购供应的管理要做好以下五个方面的工作：（1）做好采购供应的计划工作，完善各类采购计划，将采购供应的各项作业纳入计划管理的轨道；（2）做好采购供应管理的基础工作，建立和完善采购组织，合理配备人员，科学地组织采购过程和作业活动；（3）做好采购供应的专业管理工作，如资金管理、成本管理、设备管理、安全管理等；（4）做好采购供应管理的基础工作，制定完善的基础工作，制定完善的采购供应的规章制度和各类行业标准；（5）做好采购供应的控制工作，加强全过程的跟踪、检查、处理和反馈工作，及时发现错误，纠正偏差。

三、采购的分类

1.按采购范围分类，可以将采购分为国内采购和国外采购

国内采购是指企业以本币向国内供应商采购所需物资的一种行为。国内采购主要指在国内市场采购，并不是指采购的物资都一定是国内生产的。

国外采购又称国际采购或全球采购，主要是指国内采购企业，直接向国外厂商采购所需要的物资的一种行为。

2.按采购时间分类，可以将采购分为长期合同采购和短期合同采购

长期合同采购是采购商和供应商通过合同稳定双方的交易关系，合同期一般在一年以上。在合同期内，采购方承诺应该在供应方采购其所需要的产品，供应方承诺保证采购方数量、品种、规格、型号等方面的需要。

长期合同采购的优点有：（1）有利于增强双方的信任和理解，建立稳定、良好的供需关系；（2）有利于降低双方的价格洽谈费用，由于供需双方有良好的长期合作关系，所以洽商谈判时可以一切从简，节省洽谈费用；（3）由于长期合同采购有明确的法律保证，有利于维护各自的利益。

长期合同采购的缺点有：（1）价格调整比较困难，一旦将来市场价格下降，采购方将会由于不能随之调整采购价格而造成价差损失；（2）合同对采购数量作了规定，不能根据实际需求情况来调整；（3）由于有了合同的限制，即使出现了更好的采购渠道，购买商也不能随意调整。

由于存在上述缺点，长期采购合同主要适合于采购方需求量大、稳定并且市场价格波动较小的商品。

短期合同采购指采购商和供应商通过合同，实现一次交易，以满足生产经营活动的需要。短期合同采购中，供采双方的关系不稳定，采购产品的数量、价格可以随现实情况相应调整，对采购方来讲具有较大的灵活性。但由于这种不稳定性，也将出现价格洽谈、交易以及服务等方面的不足。短期合同采购一般适合于非经常性消耗物品、价格波动较大的物品和质量不稳定的物品。

3.按采购主体分类，可以将采购分为个人采购、企业采购和政府采购

个人采购几乎是每个人经常进行的活动，它是指消费者为满足自身需要而发生的购买消费品的行为。购买对象主要为生活资料、家用电器和生活必需品等。购买过程相对比较简单。

企业采购是企业为了实现自己的经营目标而发生的采购行为。企业采购一般分为生产企业采购和流通企业采购。生产企业采购是为了生产而进行的采购，采购对象以生产资料为主。流通企业采购是为了销售而采购，采购对象主要为一般生活资料。

政府采购是指各级国家机关、事业单位和团体组织使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。政府采购不仅指具体的采购过程，而且是采购政策、采购程序、采购过程以及采购管理的总称，是一种对公共采购管理的制度规定。同时，政府采购也会作为国家的一种宏观调控的手段，对国家宏观经济的运行产生影响。

4.按采购制度分类，可以将采购分为集中采购、分散采购和混合采购

集中采购是把采购工作集中到一个部门管理，最极端的情况是，总公司各部门、分公司以及各个工厂均没有采购权责。

分散采购是指将采购工作分散给各个需用部门自行办理。

混合采购是兼有集中采购和分散采购的一种制度。凡属共同性物料、采购金额比较大、进口品等，均集中于企业采购部办理；小额、因地制宜、临时性采购，则授权分企业或分厂进行采购。

5.按采购输出结果分类，可以将采购分为有形采购和无形采购

采购输出的结果是有形的物品，或是参与某个系统运行的组成部分。如一台电脑、一台电视机，都是看得见、摸得着的东西，像这种商品的采购我们称为“有形采购”。

采购输出的结果是无形的，例如，一项服务、一套软件、一项技术、保险及工程发包等，称为“无形采购”。无形采购主要是咨询服务采购和技术采购，或是采购设备时附带的服务。

4.1.2 采购管理的含义及作用

一、采购管理的含义

采购管理是指为了完成生产或销售计划，从适当的供应商那里，在确保质量的前提下，在适当的时间，以适当的价格，购入适当数量的商品或服务所采取的一系列管理活动。

采购管理通常包括以下四项职能：（1）采购决策，根据物料需求量的测定和生产的计划安排，在考虑各种影响因素的条件下，对采购活动涉及的各个方面作出科学的选择；（2）采购计划，是对采购活动作出的细致的安排和规划，是采购活动的指导性文件；（3）采购组织，是指建立采购组织并根据计划进行采购活动；（4）采购控制是指为了达到采购目标，对采购活动制定定额、规章制度、工作程序、采购标准、验货条件以及涉及采购过程的考核、监督、评价和反馈等。

二、采购管理的作用

1.利润杠杆作用

采购的利润杠杆作用是指当采购成本降低一个百分点时，企业的利润率将会上升更高的比例。其主要原因是采购成本在总成本中占据很大比例。通过对比分析表明，使用降低采购成本的方法来提高企业利润率比其他方法更为有效。采购部门已经被越来越多的专家视为企业最后一个尚未开发的利润创造源。例如：某公司的销售收入为1 000万元，假设其税前利润率为5％，采购成本为销售收入的60％，假设采购成本减少1％，则利润杠杆效应使利润率增加12％（该公司的总利润为1 000×5％＝50万元，采购成本＝1 000×60％＝600万元，采购成本节约1％，也就是节约了6万元，那么公司总利润相应将增加6万元。于是利润率增加了6／50＝12％）。

2.资产收益率作用(www.xing528.com)

资产收益率作用是指采购成本的节减对于企业提高资产收益率所带来的巨大作用。

资产收益率＝净利润／总资产＝（净利润／销售收入）×（销售收入／总资产）

采购成本的降低，一方面使净利润上升，另一方面又降低了总资产，使得资产收益率大大提高。例如：某公司销售收入为1 000万元，税前利润为5％，采购成本为销售收入的60％，存货为150万元，它为公司总资产的30％，此时的资产收益率为10％（该公司的税前利润为1 000×5％＝50万元，采购成本为600万元，总资产为150／（30％）＝500万元，那么资产收益率＝税前利润／总资产＝（50／500）× 100％＝10％）。

3.信息源作用

由于直接与市场接触，采购部门可以广泛地收集到各种信息，这些信息对销售、财务、研发和高层管理部门都有一定的意义，可以提高企业中其他部门的经营绩效，采购和供应管理部门收集到的信息可以间接地为企业作出贡献。

4.营运效率作用

采购部门运作的有效性将直接反映在其他部门的运作上。比如，当采购部门选择的供应商不能按照既定的质量标准送来原材料或零部件时，可能会造成废品率升高或返修成本增大，此外还会产生过多的直接人工成本；如果供应商不能按既定计划送货，那就可能要付出很大的代价重新规划生产，这样就会降低生产效率，甚至可能会导致生产线的停产。这时，尽管没有产出，但固定成本却依旧存在。很多采购部门现在都把企业中的其他部门视为内部顾客或客户，并且注重提高自身的效率和效益，以便能为内部顾客提供优质服务，提升企业的营运效率。

5.对企业竞争优势作用

采购部门能够保证企业在恰当的时间和地点获得需要的产品和服务，从而保证企业可以及时提供满足客户需要的产品，提高和维系客户满意度。

采购部门的行动还会直接影响到公共关系和企业形象。如果采购部门的行为为企业带来了良好的形象，就会和供应商建立良好的关系，带来企业持续的成本优化，增强企业的竞争力。

4.1.3 采购管理的任务、内容与目标

一、采购管理的任务

采购管理的基本任务有三个：第一，保证企业所需的各种物资的供应；第二，从资源市场获取各种信息，为企业采购和生产决策提供信息支持；第三，与资源市场供应商建立起友好且有效的关系，为企业营造一个宽松有效的资源环境。

其中第一项是最重要、最基本的任务。如果这一项搞不好，就不能称之为采购管理。

二、采购管理的内容

1.采购管理组织

采购管理组织是采购管理系统最基本的组成部分，为了搞好企业的采购管理工作，需要有一个合理的管理机制和一个精悍的管理组织机构，要有一批能干的管理人员和操作人员。

2.需求分析

需求分析，就是要弄清楚企业需要采购什么品种、采购多少、什么时候需要、向谁采购等问题。作为企业的采购部门，应当掌握企业的物资需求情况，制订物料需求计划，从而为制订科学的采购计划作准备。

3.资源市场分析

资源市场分析，就是根据企业需求的物资品种，分析资源市场的资源分布、供应商、品种、质量、价格、交通运输等情况。资源市场分析的重点是供应商分析和品种分析。分析的目的，是为制订采购计划作准备。

4.制订采购计划

制订采购计划，是根据需求品种情况和供应商的情况，制订出切实可行的采购计划，包括选择供应商、供应品种、具体的订货策略、运输进货策略以及具体的实施进度计划等，具体地解决什么时候订货、订购什么、订多少、向谁订、怎样订、怎样进货、怎样支付等这样一些具体的计划问题。

5.采购计划实施

采购计划实施，就是把以上制订的采购计划分配落实到人，根据既定的进度实施。具体包括联系指定的供应商、进行交易谈判、签订订货合同、运输进货、到货验收入库、支付货款以及善后处理等。

6.采购评估与分析

采购评估，就是在一次采购完成以后对这次采购的评价，或月末、季末、年末对一定时期内的采购活动的总结评估。主要在于评估采购活动的效果、总结经验教训、找出问题、提出改进方法等。通过总结评估，可以肯定成绩、发现问题、制定措施、改进工作，不断提高采购管理水平。

7.采购监控

采购监控，是指对采购活动进行的监控活动，包括对采购的有关人员、采购成本、采购品质量、采购事务活动等的监控。

8.采购基础工作

采购基础工作，是指为建立科学、有效的采购系统，需要进行的一些基础建设工作，包括管理基础工作、软件基础工作和硬件基础工作。

三、采购管理的目标

1.提供不间断的物料、供应和服务，以便使整个组织正常地运转

物料和生产零部件的缺货会造成企业的经营中断，由于必须支出的固定成本所带来的运营成本的增加以及无法兑现向顾客作出的交货承诺，将会造成更大的损失。

2.使库存投资和各项费用保持最低限度

（1）以合理的持有库存来保证所需的物料。持有库存的成本一般占库存商品价值的20％—50％，这样的库存带来了相当大的库存成本。举例说明：如果采购部门可以用1 000万元的库存（而不是原来的2 000万元）来保证企业的正常运转的话，那么在年库存储存成本为30％的情况下，1 000万元库存的减少不仅意味着多出了1 000万元的流动资金，而且还节省了300万元的库存费用。

（2）以最低的总成本获得所需的物资和服务。在企业中，企业采购部门的活动消耗的资金比例最大，这样，采购活动的利润杠杆效应（采购成本的降低会带来利润的更大比例的提升）就会表现得非常明显。因此，当确保质量、运输和服务等方面的要求都得到满足时，采购部门还是应该全力以赴地以最低的价格获得所需要的物资和服务。

（3）以较低的管理费用来实现采购目标。采购部门正常运作需要耗费企业的资源：员工工资、电话费和邮资、办公用品、差旅费用、计算机费用和其他必需的管理费用。如果采购流程的效率很低，那么采购的管理费用就很高。采购部门应该尽可能有效和节俭地完成采购目标，这就需要采购经理经常对部门的运作情况进行跟踪和完善，以确保所有的活动耗费都是有效的。具备高效采购过程的企业可以通过降低成本、提高弹性和减少反应时间来获取竞争优势，同时，便于采购管理人员将更多的精力集中在可以增值的活动上。

3.保持并提高质量

（1）为了生产所需要的产品或服务，每一项物料都要达到一定的质量要求，否则最终产品或服务将达不到期望的要求，或者是达到期望的最终产品的生产成本远远超过可以接受的成本额。纠正低质量物料投入所产生的成本可能是巨大的，不仅包括停工的损失，而且还会给企业声誉造成影响。

（2）发现或发展有竞争力的供应商。一个采购部门必须有能力找到或发展供应商，分析供应商的能力，从中选择合适的供应商并且与其一起努力对流程进行持续的改进。只有当最后所确定的供应商在工作上雷厉风行而且富有责任感的时候，公司才能最终以最低的价格得到所需要的物资和服务。在市场竞争异常激烈的情况下，如果能够找到合适的供应商建立协作伙伴关系，就能带来企业持续改进，从而提升产品的市场竞争优势。

（3）当条件允许的时候，将所购物资标准化。从公司的角度出发，采购部门应该去购买就其用途而言在市场上所能得到的最好的物料。在供应商保证服务水平的前提下，通过采购标准化能够提供价格低又符合要求的物资。

4.提高企业的竞争地位

（1）现在的采购不仅仅是以较低成本满足需求而已，更重要的是通过降低采购成本、提高采购效率来提升企业的竞争优势。只有当一个企业能够有效地控制供应链所有环节上的成本和时间，获得高质量的产品与服务、产品设计和技术支持时，这个企业才能表现得富有竞争力。从长远来看，任何企业的成功都依赖于它与顾客建立和维护良好的关系的能力，而对采购的有效管理则会直接或间接地影响最终顾客。对于企业的全局战略和提升企业的竞争地位来说，采购管理会有潜在的贡献。

（2）在企业内部和其他职能部门之间建立和谐而富有效率的工作关系。在一个现代企业中，由于专业化程度的不断提高，如果没有其他部门和个人的合作，采购经理的工作就不可能圆满完成。在许多企业中，从新产品创意阶段开始，采购部门就同其内部顾客（营销、设计、工程技术部门等）紧密合作，他们通过跨职能采购团队的形式来作出采购决策。

以上各分目标既相互影响，又相互约束，有时还相互矛盾，所以要统筹兼顾综合考量，既要满足需求，又能提供质优价廉的产品。