商务英语会议记录的写作技巧

召开会议是公司日常商务活动中的重要内容之一；会议记录是如实记载会议参加者人名和职务、主要议题、讨论过程、开会结果的商务写作文体，是了解情况、分析问题、研究工作和总结经验的重要材料。会议记录是指专人负责记录并整理的反映会议整体情况的汇总，区别于与会者个人的笔录。

比较重要或正规的会议，公司可能指派行政秘书或专人负责会议记录。本书定位的会议记录，是指涉外类公司中，在召开有外国人参加的、议题涉及国外公司的、开会结果需要通知国外企业的会议时，需要使用英语记录会议的主要议题和进展情况。

（一）内容和格式

1.记录的内容

一般而言，会议记录应当如实记载以下内容：会议的名称、主题、开会时间、地点、主持人、出席人员姓名和职务、缺席者及其姓名和人数、列席人和记录人等会议概况。这部分内容应该在大家陆续就座之后立即做好，不然一旦宣布开会就来不及记录，或者会搞得卷面很乱。有些会议记录还可以包括发言要点、讨论过程、原定议题之外的议项、记录人签名等。会议记录的主要部分，是指主持人发言、主讲人的报告、上级部门的指示、会议讨论的内容、最后做出的决议等。

2.记录的格式

换个角度来看同一个问题，可以注意到内容与格式密不可分。以下是会议记录最为常见的项目内容和格式。

时间Time

地点Venue

与会人员Attendance

缺席人员Absences

主持Chairman

记录员Minutes Taker

议题Topic for Discussion

表决Voting Results

决议Resolutions

会议记录的排版形式可以是多样化的，记录人可以适当加工，做出比较美观的记录。少数情况下，还可以采用报告信函、备忘录等形式。

3.会议记录的语言

但是无论怎么样的版面编排和形式，都要尽量注意记录主要内容并且做到一目了然。记录项目应当客观、清楚、完整；用词择句应当简单、简洁、易懂；英语拼写方面，重要的项目要使用首字母大写，以示醒目；词法上，大量应用缩略词（为此可在记录末尾附上缩略词对照简表）；句法上，会议记录一般使用省略句式、间接引语。

有些公司使用印制现成的会议记录表格，要求会议参加者填写有关内容，尔后汇总作为会议记录。越来越多的公司在开会时使用录音设备，然后把录音带交给专门的文件制作公司或商务服务公司，后者的员工边听录音边打字，然后整理成文再交还给用户。这种服务一般需要收取一定的费用。

（二）写作要求

会议记录是将会议报告、发言记录下来，方便日后了解会议情况的文件。会议记录是进一步研究工作、总结经验的重要材料。因此，会议记录的写作要求如下。

（1）准确：要如实地记录别人的发言，不论是详细记录，还是概要记录，都必须忠实原意，不得添加记录者的观点、主张。

（2）要点不漏：记录得详细与简略，要根据情况而定。一般而言，决议、建议、问题和发言人的观点、论据材料等要求记得具体、详细。一般情况的说明，可抓住要点，略记即可。

（3）始终如一：这是指记录人从会议开始到会议结束都要认真负责，贯穿始终。

（三）常用表达

1.开场白

会议记录的开场白通常需要陈述本次会议的目的或提供与会议议题相关的背景信息。例如：

（1）The president noted a letter dated…from…stating that…

（2）The president noted the following information concerning…

（3）The minutes of the last meeting were approved as an accurate record.

（4）The chairman called the meeting to order at 9：00 a.m.

（5）The minutes of the last meeting on June 10，2017 were read and approved.

（6）The year-end sales meeting was held at the Meeting Room 101,2：00 p.m.Monday,July 11,2020…

（7）The meeting was called to order and presided over by Tony Freed，President.

2.议题

议题的呈现常用短语形式。例如：

（1）The following points were raised in discussion：

（2）The following resolutions on proceeding further were taken in the subsequent discussion：

（3）Matter arising：

（4）New proposals：

（5）Any other business：

3.结论

会议记录的结论要简洁明确。例如：

（1）It was resolved that Dr.Li be requested to draft a revised（修改的）statement on…

（2）All partners were requested to…

（3）The motion about purchasing the new product was approved unanimously.

（4）It was resolved that the Vice-Chancellor be invited to discuss the matter at the next meeting of…

（5）A resolution was announced by President Tracey that…

（6）There was general agreement that…

4.休会

记录休会时间通常简明扼要。例如：

（1）The chairman thanked all participants（与会者、参加者）for their presence and concluded the meeting at 5：00 p.m.

（2）There being no other/further business,the meeting was adjourned/closed at 4：50 p.m.

（3）No other business was discussed,and the meeting adjourned at5：30 p.m.

（4）There being no further business to come before the meeting，the meeting was adjourned at 11：30.

（四）范例

例1：

Board Meeting Minutes

Franze Co.Monthly Board Meeting

13 February 2013

Meeting called to order at 12：00 p.m.by CEO Taylor Cooper

Members present：

Taylor Cooper,CEO

Logan Shafter,CFO

Morgan Ely,Senior Vice President，Marketing

Elyse Chan,Senior Vice President，Engineering

Joyce Comer,Senior Vice President,Consulting

Lindsay Rogan，Comm unication Strategist

Mark Epstein,Senior Vice President,Human Resources

Shane Hale,Engineering Specialist

Nick Mitchell,International Consuling Representative

Ryan Marke,Senior Vice President,Recruiting

Members absent：

（none）

Approval of minutes：

Motion：Approve minutes from 14 January 2013 board meeting

Vote：Motion carried

Resolved：Minutes from the meeting on 14 January 2013 approved without modification

Business：

Motion from Morgan Ely to submit the latest issue of company newsletter,The Newsrire,for national award

Vote：10 in favor,0 opposed,0 abstained

Resolved：Motion carried

Motion from Shane Hale to attain 10% more engineering materials for company

Vote：4 in favor,6 opposed.

Resolved：Motion failed

Motion from Mark Epstein to hire 5 interviewed candidates to fill vacant positions at the company

Vote：6 in favor,4 opposed

Resolved：Motion carried

Meeting adjourned（休会）at 1：14 p.m.by CEO Taylor Cooper

译文：

董事会会议纪要

弗兰兹公司月度董事会会议

2013年2月13日

首席执行官泰勒·库珀在中午12点召开会议

出席成员：

泰勒·库珀，首席执行官

洛根·沙夫特，首席财务官

摩根·伊利，市场营销高级副总裁

伊丽丝·陈，高级副总裁，工程师

乔伊斯·科默，咨询高级副总裁

林赛·罗根，传播策略师

马克·爱普斯坦，人力资源高级副总裁

肖恩·黑尔，工程专家

尼克·米切尔，国际领事代表

瑞安·马克，招聘高级副总裁

缺席成员：(www.xing528.com)

（没有任何）

审批分钟：

议案：通过2013年1月14日董事会会议纪要

投票：议案通过

决议通过：2013年1月14日会议纪要未经修改通过

商业：

来自摩根·伊利的动议提交最新一期的公司通讯，新闻城，获得国家奖

投票：10票赞成，0票反对，0票弃权

已解决：运动进行

肖恩·黑尔动议为公司增加10%的工程材料

投票：4票赞成，6票反对。

已解决：运动失败

马克·爱普斯坦动议聘请5名面试候选人填补公司空缺职位

投票：6票赞成，4票反对

已解决：运动进行

下午1点14分由首席执行官泰勒·库珀主持会议休会

例2：

Wax Candle Exporting Co.,Ltd.

Date：November 21，2014

Present：Dr.Dick Thurber（Chair）,Rich Smith,Ali Frederic,Barney Cates,Bill Li

Apologies for absence：Sarah Lawson

The year-end sales meeting of Wax Candle Exporting Co,Ltd.was held at the Meeting Room 533,2：30 p.m.,Wednesday,November 19,2014.The meeting was called to order and presided over by Dr.Dick Thurber,President.

Sales Manager’s Report

Rich Smith,Sales Manager,reported the year-end sale of 150 000 items,13 550 out of the planned amount.Total revenue was $395 000.

Staff Report

Ali Frederic presented the report of the marketing expenditure.A trial advertising was to be released on December 22,2014.

New Business

It was moved by Barney Cates,seconded by Bill Li,that about $4 500 be spent on the promotional efforts on the target market located in New York.

Adjournment

The meeting was adjourned at 5：00 p.m.

Daniel Kramer

Secretary

译文：

蜡烛出口有限公司

日期：2014年11月21日

现任：迪克·瑟伯博士（主席）、里奇·史密斯、阿里·弗雷德里克、巴尼·凯茨、比尔·李

缺席致歉：莎拉·劳森

蜡烛出口有限公司年终销售会议，于2014年11月19日（星期三）下午2时30分，在533会议室召开。会议由总裁迪克·瑟伯博士召集并主持。

销售经理报告

销售经理里奇·史密斯报告了年终销售150 000件商品，超出计划数量的13 550件。总收入为395 000美元。

员工报告

阿里·弗雷德里克介绍了营销支出报告。试用广告将于2014年12月22日发布。

新生意

巴尼·凯茨动议，比尔·李附议，约4 500美元用于纽约目标市场的促销活动。

休会

会议于下午5：00休会。

丹尼尔·克莱默

秘书

例3：

Business Meeting Minutes

Sally’s Bakery Business Meeting

09 February 2013

Meeting called to order at 2：30 p.m.by bakery owner Sally Honer.

Employees present：

Ashley Logan,Manager

Taylor Cooper,Assistant Manager

Abby Morgan,Associate

Mark Sellers,Baker

Sharon Bess,Baker

Members not present：

（none）

Approval of minutes：

Motion：To approve the minutes for 05 January 2013

Vote：Motion carried

Resolved：Minutes from the meeting on 05 January，2013，approved without modification

Business：

Motion：Owner Sally Honer made a motion to hold baking training seminar on February 26th

Vote：4 for,1 opposed

Resolved：Motion carried

Motion：Baker Mark Sellers made a motion to host taste testing session

during February 26th training seminar

Vote：5 for,0 opposed

Resolved：Motion carried

Motion：Associate Abby Morgan made a motion to get rid of worst seller,red velvet cupcakes

Vote：2 for,3 opposed

Resolved：Motion failed

Meeting adjourned by Sally Honer,bakery owner,at 3：50 p.m.

译文：

商务会议纪要莎莉的面包店商务会议

2013年2月9日

面包店老板莎莉·霍纳于下午两点半召集会议。

在场员工：

阿什莉·洛根，经理

泰勒·库珀，助理经理

艾比摩根，助理

马克·塞勒斯，贝克

莎朗·贝丝，贝克

不在场成员：

（没有任何）

审批分钟：

议案：通过2013年1月5日的会议记录

投票：议案通过

决议：2013年1月5日会议纪要，未经修改通过

商业：

会议：业主莎莉·霍纳提出2月26日举办烘焙培训研讨会的会议

投票：4票赞成，1票反对

已解决：运动进行

动议：贝克马克塞勒斯提出举办口味测试会议的动议

2月26日培训研讨会期间

投票：5赞成，0反对

已解决：运动进行

动议：助理艾比·摩根提出动议摆脱最畅销的红色天鹅绒纸杯蛋糕

投票：2票赞成，3票反对

已解决：运动失败

会议由面包店老板莎莉·霍纳休会，下午3：50。