商务报告是信息交流的一种有效的手段。通过报告，能对当今复杂的商务信息及时进行处理以便做出正确的决策。商务报告是国际商务活动中对已经完成的工作向上司做的书面汇报或对已经发生的事情做出的报告。写商务报告的目的在于通过对有关事情的调查研究，获取有用信息，并在此信息的基础上得出结论，同时还需要提供建议，以便为商务报告读者提供工作上的思路，为工作中的下一步策略提供可以参照的信息。
（一）种类
商务报告通常分为两大类：正式报告和非正式报告。在日常的工作中，非正式报告使用得更多。根据内容，商务报告可以分为市场研究报告、可行性研究报告、预算报告、营销报告、年度销售/生产报告、事故调研报告、视察报告、问题处理报告、年度财务报告、审计报告等。根据时间，可分为每日报告、每周报告、每月报告、每季度报告、年度报告等。
1.正式报告
正式的商务报告一般比较长，内容多。正式的商务报告通常包括以下几个部分：①首部。首部主要提供有关背景知识，如报告标题、日期、目录等。②正文。正文包括前言、数据分析及结尾。③补充部分。补充部分主要提供有关材料，如参考书目、附录等。
正式的商务报告还包括以下一些部分。
（1）执行摘要（Executive summary）
报告背景摘要及其主要调查结果、结论和建议，总是写在报告的其余部分之后。（A summary of the background to the report，and its main findings，conclusions and recommendations.Always written after the rest of the report.）
（2）报告主要目的（Terms of reference）
一份关于为什么要编写报告以及谁要求您编写报告的说明。（A statement of why the report is being written，and who asked you to write it.）
（3）方法（Methodology）
关于使用何种方法获得结果的声明。（A statement about what methods you used to obtain your findings.）
（4）报告主体信息（Findings）
陈述一下你的调查结果。（A statement of what you found out.）
（5）结论（Conclusions）
说明你的发现的意义。（A statement of what your findings mean.）
（6）成本（Costing）
对你的结论的任何成本影响的陈述。（A statement of any cost implications of your conclusions.）
（7）建议（Recommendations）
陈述你认为根据你的结论应该做什么。（A statement of what you think should be done as a result of your conclusions.）
（8）附件（Appendices）
由于篇幅过大而无法放入报告中，但又必须包括的其他材料，如图表、实验室报告等。（Any additional material that is too bulky to put in the report itself，but that it is necessary to include，e.g.diagrams，laboratory reports，etc.）
正式商务报告一般容量大、篇幅长，有的商务报告有二三十页长的篇幅，如上市公司的年度财务报告。
2.非正式报告
非正式报告较短。商务活动特别讲究时间效益，繁忙的活动中，较短的非正式报告常常被采用。非正式报告一般有以下几种格式：①备忘录式；②书信式；③表格式；④手稿式。
另外，根据情况还可能有其他形式。非正式商务报告通常有以下一些内容：①报告主要目的（Terms of Reference）；②信息来源（Procedure）；③报告主体信息（Findings/Information）；④结论（Conclusions）；⑤建议（Recommendations）。
（二）写作目的
一般来说，商务报告的写作目的明确，即对某件业已完成的工作或对某个发生了的事件以书面形式向上司或有关部门汇报，将事情的具体情况向报告阅读人详细描述，给公司领导人提供有关信息以便他们做决策时参考。对写报告的人来说，通过写报告，对完成的工作做一个总结，以便在未来的工作中有个清醒的认识，通过为写报告而进行调研，达到总结工作、提高工作效率的目的。
（三）写作程序
商务报告的写作程序一般来说有一定的规律。
（1）确定报告内容。如：关于新产品投放到市场的情况，或关于人力资源培训，或关于产品销售情况，或关于某进口国政策的调整而影响公司业绩等。报告内容的确定通常有两种因素：一是上司要求某人写报告，如总经理要求销售部经理写一份上个季度的销售情况报告，或要求生产部经理写一份上个月生产情况的报告等。另一种情况是写报告者本人完成了某项工作，需要向领导汇报而写报告。
（2）收集资料。收集资料是撰写商务报告的基础，因为报告的主体内容来源于所收集的资料。收集资料可以从公司内部着手，如写有关销售方面的报告，可以从财务部获取有用资料，因为财务部有每月的销售账目记载。另外，也可以从生产部门获取信息；再就是从外部获取资料，如从客户那了解一些信息，从一些政府部门、商业机构等获取信息。此外，可以从以下一些途径获取有用信息：问卷调研、来往函电、内部备忘录、会议记录、现有的报告、实验结果、新闻资料、互联网等。资料的收集必须全面。另外，收集信息时必须认真辨别真伪，所收集到的信息应该尽可能反映事实真相。
（3）加工资料。所谓加工资料是对所收集到的资料进行科学处理。首先是分析。分析资料信息是对信息进行认真思考的过程。根据所要撰写报告的主体，认真分析信息。其次是分类。将资料分门别类，按照所需，统一归类；然后，清理、明确哪些资料重要、有用，哪些资料次要、与报告内容关系不大，哪些资料真实、哪些资料属于事实，哪些信息只是主观认识等。加工资料是一个去伪存真、去粗取精的过程。
（4）确定信息。确定信息是在以上的程序完成后，最后确定需要的信息。
（5）在将所收集到的资料加工完毕后，就开始初步拟订报告的正文部分“信息”。该部分的处理必须有条理性、逻辑性，按照事物、情况发展的先后顺序编序，一般来说，一个内容分为一段。
（6）得出结论。结论是以“信息”为基础的。结论的质量能充分反映报告撰写人的工作水平。报告作者是报告所涉及领域的行家，而报告的阅读人不一定是行家。如营销经理写有关营销内容的报告给总经理，总经理如果不是搞营销出身，就不一定非常了解营销行业。所以，报告撰写人所写的报告要清晰易懂。写结论可以根据不同的内容列出项目，所得出的结论必须符合事实，令人可信。
（7）提供建议。“建议”是报告的目的之一。“建议”的根据就是报告的主体（正文）和结论。报告作者提供的“建议”对报告阅读人至关重要，如果所提供的建议合情合理，有充分的事实依据，就对公司在该方面的决策提供了良策，自然对公司就是一大贡献。
（四）写作原则
1.精确无误
所谓精确，主要是指报告中所提供的信息尤其是数据必须准确无误。例如，当涉及销售金额时，尽可能精确到位。如：“The sales volume of the USA Branch was only one million US dollars last month.”。又如涉及国家政策时，尽可能提供准确的信息。例如：“The EU government has decided to lift the quota of textiles under the pressure of the Chinese government and of the EU traders.”。当然，有时对某些信息的准确程度很难把握，就只能使用一些表示程度的形容词或副词来传达不同程度的准确性。所以，报告写作人必须有良好的商务英语语言功底。如“possible，likely”都有“可能性”的意思，但是哪一个表示的可能性更大呢？请对比以下两句话：“It is likely that the price of the petroleum will decline.It is possible that the price of the petroleum will decline.”。如果知道“likely”和“possible”意义的区别，就知道前一句话所表示的原油价格上升的可能性更大。
2.简明扼要
商务文本的写作都讲究一个时间效益。不管是信件，还是商务报告或商务建议书，或其他文本，都需要简洁明了，不说无用的、冗长的话。商务报告的写作同样必须节约用词，不管是正式的商务报告还是非正式的商务报告都是如此。
3.清晰易懂
商务报告写作尽可能使用常见的商务英语词汇、短语和句型，避免用艰涩、过时的老词。文中意思明白无误，清晰易懂，不要使用模棱两可的语言。
4.果断肯定
所谓果断肯定指写商务报告时对有些事实的描述和观点的阐述必须使用确定、果断的语气，不能使读者感到所报告的内容难以决断。商务报告作者必须果断地表述自己的观点。
（五）语言特点
1.使用被动语态。例如：“The message will be delivered to the target audience many times through multiple avenues.”。
2.使用复杂词汇。例如：“The training system incorporates（includes）many visual aids.”。
3.使用长句子。例如：“The content and message of the kit will be similar to that sent to conventional outlets，but will be tailored to electronic media and will either be e-mailed to the webmaster or sent in hard copy and on a diskette.”。
4.使用名词短语。例如：“The rectification of this problem can be achieved by insertion of a wedge.”。
5.使用非人物主语。例如：“Putting a copy of this CD in the hands of editors of targeted publications will allow them to see for themselves the features of the State Computer Store.”。
6.使用分词短语。例如：“Armed with this information，our customers will be able to identify trends and make strategic decisions in accordance with their agency’s goals.”。
7.使用动词不定式。例如：“To streamline the internal approval process，we can e-mail our quote to our purchasing agent for budget approval.”。
8.使用介词短语。例如：“With convenient access to web services in our online Electronic Product and Pricing catalog Order Tracking and Status System，customers can generate sales and service reports upon demand.”。
（六）写作技巧
报告的写作风格和语气反映了报告撰写人对报告读者的态度。英语报告的语言风格应具备客观、全面和公正的特点。如果写非正式或较短的报告，在撰写人和报告读者个人关系友好的情况下，可以使用第一人称，口气也较随和。在写给全体职员的年度或季度报告中，使用第三人称可以有效地使读者置身报告的每一件事之中。在撰写报告时，应特别注意以下几点：目的明确，主题突出，表达确切；要开门见山，击中要害；用词精练、简洁，使用比较正式的书面语。
（1）标题。报告的题目尽量简短，只需把主题告诉读者即可。把报告分成几个部分使之读起来明白易懂，使用如引言、调查结果、结论、建议等小标题。
（2）引言。引言部分主要是向读者介绍报告的写作目的以及最后要采取的措施。写作目的应该十分清晰并能够高度概括下文内容。引言应简单明了，尽量用一句话概括。引言往往有固定用语：“The report/proposal aims/sets out to…investigate/evaluate/ assess/ study…”。
（3）发现。事实发现部分是从调查的情况中筛选出与本报告最相关的结果呈现给读者。事实应尽量清晰、简洁，段落之间应用关联词有机地联系在一起，同时应避免在这一阶段发表意见。事实发现部分常用“The following points summarize our key findings./The key findings are outlined below./We discovered that…”等。
（4）结论。结论部分用来表达作者对已收集到的信息的看法，在发现部分的基础上对报告所涉及的问题进行总结。作者还可以通过表面情况分析出深层次的观点，结论部分也应做到简明扼要。
（5）建议。建议部分主要表达作者认为应该采取的行动，尽量用一两句话完成，并在调查结果的基础上提出建议和具体行动。
（七）范例
例1：
To：Clara J.Smith,Executive Producer
From：Janet Miller,Location Manager
Date：November 15，2006
Subject：Sites for“Michael Bay”Telefilm
The report describes the progress of my search for an appropriate rustic home,villa or ranch to be used for the wine country sequences in the telefilm “Michael Bay”.Some sites will be available for you to inspect on November 27,as you requested.
Background
In preparation for this task,I had discussed with Director Jim Hollowly,who gave me his ideas for the site.He suggested a picturesque ranch home near vineyards surrounded by redwoods.I also consulted Producer Karen Stother,who told me that the site must accommodate 65 to 75 production members for four weeks of filming.Rick William,telefilm accountant,requested that the cost of the site not exceed $25,000 for a four-week lease.
Work completed
For the past eight days,I have searched the area in the Northern Florida countryside.Possible sites include Turn-of-the-Century Estates，Elizabeth Mansions，and rustic farmhouse in the town of Dencun.One exceptional site is the Country Gulliver Inn,a 95-year-old farmhouse located among vineyards with a beautiful view of valleys,redwoods and distant valleys.(www.xing528.com)
Work to be completed
In the next-five days,I'll search the Sonoma County countryside,including wineries at Korbe and Napa.Many old wineries contain charming structures that may provide an atmosphere and mystery we need.I will also inspect possible structures at the Kruse Rhododendron Reserve.I have made an appointment with the director of state parks to discuss our project.
Anticipated problems
You should be aware of two complications for filming in this area.
1.Property owners seem unfamiliar with the making of films and are suspicious of short-term leases.
2.Many trees won't have leaves again until May.You may wish to change the filming schedule.
By November 25 you will have my final describing the details of the most promising locations.Arrangements will be made for you to inspect the sites on November 27.
译文：
致：克拉拉·J.史密斯，执行制片人
来自：珍妮特米勒，位置经理
日期：2006年11月15日
这份报告描述了我寻找合适的乡村住宅、别墅或牧场以用于电视电影“迈克尔·贝”中的酒乡序列的进展。根据您的要求，一些站点将在11月27日供您检查。
背景
在准备这项任务时，我与导演吉姆·霍洛利进行了讨论，他给了我他对网站的想法。他建议在葡萄园附近建造一座风景如画的牧场住宅，周围环绕着红杉。我还咨询了制片人凯伦·斯托瑟，他告诉我该网站必须容纳65到75名制作人员才能进行四个星期的拍摄。电视电影会计师里克·威廉要求该网站为期4周的租期不超过25 000美元。
工作完成
在过去的八天里，我搜索了佛罗里达州北部乡村的地区。可能的地点包括世纪之交的庄园、伊丽莎白大厦和登村镇的乡村农舍。一个特殊的地点是乡村格列佛旅馆，这是一座拥有95年历史的农舍，位于葡萄园之间，享有山谷、红杉和远处山谷的美景。
待完成的工作
在接下来的五天里，我将搜索索诺玛县的乡村，包括科尔比和纳帕的酿酒厂。许多古老的酿酒厂都有迷人的结构，可以提供我们需要的氛围和神秘感。我还将检查克鲁斯杜鹃保护区可能的结构。我已与州立公园的主管约好讨论我们的项目。
预期问题
您应该了解在该区域拍摄的两个复杂因素。
1.业主似乎不熟悉电影的制作，对短期租赁持怀疑态度。
2.许多树要到五月才会再长叶子。您可能希望更改拍摄时间表。
截止到11月25日，您将获得我最满意的地点的详细信息的最终描述。11月27 日将安排您视察现场。
例2：
To：Mr.Brown,General Manager
From：Miranda Hay,Developing Manager
Date：April 17，2006
Subject：The Feasibility of Determining Reagan Hotel as a New Tourist Location for Accommodation.
Introduction
This report sets out to examine the feasibility of Reagan Hotel as a new tourist place for accommodation.
Discussion
1.Criteria
The followings are the criteria considered as a new tourist hotel：
①Location：The hotel has convenient traffic.
②Accommodation：It offers delicious food,comfortable rooms,adequate parking space and other auxiliary facilities for business,entertainments and sports,etc.
③Terms：The prices are rational.
2.Evaluation of the Reagan Hotel
①Location
The Regan Hotel is located in Pudong,right next door to the Shanghai International Convention Center in Shanghai.The hotel is just 15 minutes drive from the airport；10 minutes drive from the city center and close to the major commercial districts.It is found that the hotel is conveniently situated for sightseeing,business and shopping.
②Accommodation
The Reagan Hotel has four different restaurants and a bar.The restaurants offer all kinds of delightful food.The food is conventional but well-cooked and adequate in quantity.The bar,with a background of live piano music，provides the perfect setting to enjoy favorite food.People will feel that the restaurants and modern bar are attractive and cheerful.The hotel has four stories with a lift serving all floors.There are 45 single and 65 double rooms with bath.All rooms are fitted with international direct dial telephones adequately decorated，furnished but some rooms are unfinished.The hotel's courtyard round provides parking space for 30 cars.This is quite inadequate.
③Terms
Terms are fixed throughout the year and include a three-course breakfast,but not service.Bed and breakfast costs $5.50 and the daily tariff that includes all meals is $ 7.50.Reduced rates are available for a stay of more than five nights.
Conclusion
In conclusion,Reagan Hotel can meet the criteria as a new accommodation.The hotel is very convenient,and it has pleasant restaurant and bar,delightful dishes,well-equipped rooms and satisfactory terms.But it also reveals some shortcomings,for example，it lacks adequate parking space and other facilities for business,sports and entertainment and some rooms are not finished.
Recommendation
It is felt that it is feasible for Reagan Hotel to be a new tourist place for accommodation.It suggested that our agency determine Reagan Hotel as a new tourist place for accommodation.
译文：
致：布朗先生，总经理
来自：米兰达·海，开发经理
日期：2006年4月17日
主题：确定里根酒店作为新旅游住宿地点的可行性。
介绍
本报告旨在研究里根酒店作为新的旅游住宿地点的可行性。
讨论
1.标准
以下是新旅游酒店的认定标准：
①位置：酒店交通便利。
②住宿：提供美味的食物、舒适的客房、充足的停车位及其他商务、娱乐、运动等配套设施。
③条款：价格合理。
2.里根酒店的评价
①地点
里根酒店位于浦东，紧邻上海国际会议中心。酒店距机场仅15分钟车程；距市中心10分钟车程，靠近主要商业区。酒店地理位置优越，适合观光、商务和购物。
②住宿
里根酒店酒店拥有四间不同的餐厅和一间酒吧。餐厅提供各种令人愉快的食物。食物是传统的，但煮熟且数量充足。以现场钢琴音乐为背景的酒吧，为您享用喜爱的美食提供了完美的环境。人们会觉得餐厅和现代酒吧很有吸引力，很开朗。酒店有四层楼，所有楼层都有电梯。有45个单人和65个双人房带浴室。所有客房配有国际直拨电话，装饰精美，家具齐全，但部分客房未完工。酒店的庭院圆形提供30辆车的停车位。这是相当不够的。
③条款
条款全年固定，包括三道菜早餐，但不包括服务。住宿加早餐费用为5.50美元，包括所有餐点的每日费用为7.50美元。入住五晚以上可享受优惠价格。
结论
总而言之，里根酒店可以满足新住宿的标准。酒店交通便利，拥有宜人的餐厅和酒吧、美味的菜肴、设备齐全的客房和满意的条件。但同时也暴露出一些不足，例如缺乏足够的停车位和其他商务、体育、娱乐设施，部分房间还没有装修。
推荐
感觉里根酒店作为新的旅游住宿地是可行的。建议我社确定里根酒店为新的旅游住宿场所。
免责声明：以上内容源自网络，版权归原作者所有，如有侵犯您的原创版权请告知，我们将尽快删除相关内容。
