备忘录是商业机构和工商企业用来联系工作、交流信息、处理一般公务时的一种简便函件，是公司之间或内部用来传递信息的一种文本形式，在国际商务中的使用频率比较高，是对外经济贸易领域中常用的外事文书之一。其作用类似留言条，但比较庄重，主要用来提醒、督促收件人，交际功能可以理解为“以此为证”的意思。因此，备忘录的使用价值更多地体现在存档备查。
备忘录采用书面形式，但是交际功能和版面设计又不像其他正式文本那么严格，所用词语比较简明通俗，目的在于使收件人容易明白并迅速传播。有时为了某一件事提醒对方，作为一种客气的催促或询问，也可送交备忘录，或就某个问题提出个人看法或建议。
备忘录既可以在不同单位之间使用，又可以在本单位各部门之间使用；既可以在上级和下级之间使用，又可以在同事之间使用；既可以是单位对个人，也可以是个人对单位。
（一）基本格式及内容
英语的“memorandum”，实际应用中通常使用其缩写形式“memo”，做标题时一定要大写首字母，经常四个字母都大写。
备忘录由单方面发出，由标题正文、署名、发文日期和地点四部分组成。标题包括事由和文种名称，有时也仅写文种名称，即“备忘录”。
备忘录的基本格式如下：
标题MEMO
收件人 To：
发件人 From：
发文日期 Date：
事由 Subject：
正文 Message：
上述小标题打在标题“MEMO”的左下方，也就是版面左上端。各项小标题可以大写首字母，也可全部大写。标题包括事由和文种名称，有时也仅写文种名称，即“备忘录”。收件人是指备忘录目标读者的姓名；如果人多，则写明部门名称。发件人是指撰写该备忘录的人，也有可能是指以谁的名义发出。日期一般采用“月、日、年”的格式。其中，“月”应当使用单词，而不是阿拉伯数字。为了使文件整体美观平衡，收件人、发件人等小标题应当上下对齐。如果备忘录发给多个部门或个人，左下端可注明“Copy to”字样。备忘录一般使用空白信笺或写在普通纸上。与信函和报告相比，内容在于叙述事实，不编号、不盖章，也不使用致敬语，不签名，也不用写客套话。
英文商务备忘录的“事由”标题，英语表述可以是以下数种形式中的任何一个。
Subject.：Autumn Trading Fair
SUBJECT：Benefits Coordinator Suggests Pinggu Ouing
Subject：Christmas Celebration
Re.：New Year Party
如果你选择使用标题形式写出“事由”，要注意用词应当概括性强，言简意赅。
“事由”是备忘录的“题眼”，作用在于突出备忘录的写作目的或其主要内容，使收件人迅速识别备忘录的主要意图，判断应由哪个业务部门处理、与自己是否有关系。事由一项等于备忘录的标题；换句话说，备忘录的主旨应当体现在事由的表述之中。请比较以下同一个会议记录的六种事由标题，显然前面两种是错的，都是“第二次董事会会议”的直译，可是英语版本遵循了原文的词序，给人一种“第二届董事会会议”的印象。从第三个版本起，一个比一个具体而明确，尤其以最后一个为最清楚。
Minutes of the meeting of the Second Board of Directors
Minutes of the Meeting of the Second Board of Directors
Minutes of the Second Meeting of the Board of Directors
Minutes of the Second Meeting ：Board of Directors
Board of Directors：Minutes of the Second Meeting
Board of Directors：Meeting Minutes,October 23,2007
请比较以下五种事由标题，显然一种比一种简练。其中的诀窍便是舍弃次要信息，突出主题信息。
SUBJECT：International Fashion Exhibition of 2007 at Wangfujing in Beijing
SUBJECT：Beijing 2007 Golden Street International Fashion Exhibition
Subject：2007 Beijing Wangfujing International Fashion Show
Subject：Beijing 2007 International Fashion Show
Subject：Beijing Fashion Show 2007
请注意这么做并非要改变具体活动的名称（活动名称一般由公司上司决定，定后最好不要变更），而是因为备忘录用于内部信息交流，可以更多地沿用大家口头上的简称、说法，方便同事之间讨论时快速交流。
（二）常用表达
开头语：备忘录的开头语要明确交代写此备忘录的目的，如果回复别人的备忘录要注明对方写备忘录的时间。以下是几种常见句式。
1.I am writing to inform you of that…
2.In response to your request,I am writing to provide you with recommendation on…
3.The purpose of this memo is to…
4.This memo provides information about…
5.This is further to your memo dated May 2，2016 in which you…
结束语：备忘录的结尾要使用结束语做总结，并强调读备忘录的人要尽快做出回应。常用的表达如下。
1.I hope that you will pay attention to this problem and solve it as soon as possible.
2.Please let me know your response to these suggestions.
3.We would like to have your comments on this decision.
4.Please feel free to contact me if you need further information.
5.We should appreciate hearing from you in regard to this matter.
6.We are always pleased to be of service for you in any way.
7.If there's any problem about this arrangement,please let me know.
8.Can you provide us with your views on how to deal with the matter?
9.If possible,I would like to receive your report before the next board meeting.
10.I want you to pass me all the information you have about that.
（三）特点
1.“Subject headings”备忘录的标志性开头包含“To，From，Date”和“Subject”，便于读者在最短时间内捕获日期、发出者、目的等重要而有价值的信息。
2.“Conciseness”商务备忘录多用于公司内部，因此无须对背景信息进行赘述，开门见山直奔主题即可。在措辞选择上，应避免烦琐的表达和句式，如“because of the fact that”可直接用“because”等。
3.“Single topic”限制主题个数，便于读者注意到备忘录全部内容而不会有信息遗漏，并做出相应的回应，也便于公司内部存档和检索管理。
4.“Visual signaling”高效的备忘录写作应突出重点词、重点短语和重点部分，以便读者一目了然，可通过一些排版手段来达到此效果。如使用数字或圆点等符号纵向排列要点，词语或短语加粗或斜体，使用标题和副标题分级等。
5.“Conversational tone”备忘录不像正式的商务信函对用词的要求那么高，普通词、第一人称代词和一些常用缩写如“don't”“I'm”是被允许使用的，这一特点也使得备忘录的写作更为简易。
（四）范例
例1：
Date：
March 14，2015
From：
H.B.Allen,CEO
To：
Ted Masule,Production Manager
Diana Lee,Chief Accountant
Subject：
Introduction of New Production Line
The board of directors badly requires a detailed report on the feasibility of a new production line to be installed in our firm before October this year to manufacture the stateof-the-art computers we've just developed to meet the keen demand in the market.For my report which is scheduled to be made at the upcoming board meeting for discussion and final decision,I need to know information regarding the following：
①Whether such a plan is workable,give reasons for your“yes”or“no”.
②Whether we have enough funds for this project.If not,give your suggestion about how to raise the funds.(www.xing528.com)
Your information is expected to reach my office not later than March 18.
Thank you for your help and assistance.
译文：
日期：
2015年3月14日
来自：
H.B.艾伦，首席执行官
致：
泰德·马苏莱，生产经理
戴安娜·李，总会计师
主题：
引进新生产线
董事会要求出具一份在今年10月之前在我们公司安装一条新生产线的可行性的详细报告，制造我们刚刚开发的最先进的计算机，以满足市场的迫切需求。对于我计划在即将召开的董事会会议上进行讨论和最终决定的报告，我需要了解以下信息：
①该计划是否可行，请给出“是”或“否”的理由。
②我们是否有足够的资金用于这个项目。如果没有，请就如何筹集资金提出您的建议。
您的信息请在3月18日前送达我的办公室。
感谢您的帮助和协助。
例2：
Date：
Dec.8，2014
To：
Everyone
From：
Wang Dahua,Manager of HR Depl.
Subject：
Dinner Party in Honor of Wu Fang
I'm very pleased to announce that Mr.Wu,Manager of our Changchun Office,has been promoted to Vice-general Manager of our Head Office in Beijing.Ms.Wu will leave Changchun for Beijing to proceed to her post soon.In order to congratulate on her promotion and bid farewell to her,we've decided to hold a dinner party for her.The following is the information about the party.
When：Friday,Dec.15,2014
Where：The 3d floor,Changbaishan Hotel,Xinmin Plaza
Time：5：30-7：00 p.m.
Transportation：To be provided by our office.
You're all expected to be present at the party and tell me at least three days before the party whether you'll be able to participate so that proper arrangements can be made in advance for the party.
If you have any question,please get in touch with me at the numbers listed below：
Tel：85664833
Mob：15043099873
译文：
日期：
2014年12月8日
致：
每个人
来自：
人力资源部经理王大华
主题：
吴芳晚宴
我很高兴地宣布，我们长春办事处的吴先生已被提升为我们北京总部的副总经理。吴女士即将离开长春前往北京上任。为了祝贺她升职并告别她，我们决定为她举办一个晚宴。以下是聚会的信息。
时间：2014年12月15日，星期五
地点：新民广场长白山宾馆3D
时间：下午5：30-7：00
交通：由我司提供
所有人都应该出席聚会，并至少在聚会前三天告诉我大家是否可以参加，以便为聚会提前做好适当的安排。
如果您有任何问题，请通过以下号码与我联系：
电话：85664833
手机：15043099873
例3：
To：All employees in the company
From：Peter Brown,Personnel Manager
Date：Sep.7,2013
Subject：①The Canteen Manageress
②Canteen Prices
Message：①I am sorry to say that Mrs.Jenkins,our canteen manageress,is ill in hospital.As you know,the cafeteria is very busy between 11a.m.and 2p.m.We would like some extra help while Mrs.Jenkins is away.If you can help any day next week,can I have your name before Friday,Sep.9?
②From Monday,Sep.12，coffee and sandwiches will cost 2 penny extra,and all other items on the cafeteria menu 1 penny extra.
Peter Brown
译文：
致：公司全体员工
日期：2013年9月7日
主题：①食堂经理
②食堂价格
留言：①很抱歉，我们的食堂经理詹金斯夫人生病住院了。如您所知，自助餐厅在上午11点和下午2点之间非常繁忙。詹金斯夫人不在时，我们需要一些额外的帮助。如果您下周任何一天能帮忙，我能在9月9日星期五之前得知具体信息吗？
②从9月12日（星期一）开始，咖啡和三明治将额外收费2便士，餐厅菜单上的所有其他项目将额外收费1便士。
彼得·布朗
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