商务英语摘要写作要点与技巧

（一）定义

摘要作为对学术论文正文的精练概括，非常便于读者在最短的时间内了解全文内容。国际标准ISO214-1976指出，摘要是一份文献内容的准确压缩，不加解释或评论。中国国家标准规定：摘要是报告、论文的内容不加注释和评论的简短陈述，是文章内容的高度概括。

（二）基本要素

一个好的摘要自成一体，是全文的缩影，应该用简洁、明确的语言（一般中文摘要不超过300字，英语摘要不超过250词）将论文的“目的”、主要的研究“过程”及所采用的“方法”、由此得到的主要“结果”和得出的重要“结论”表达清楚。

因此，在写作摘要时，要避免过于笼统的、空洞无物的一般论述。要尽量利用文章中最具体的语言来阐述你的方法、过程、结果和结论，这样既可以给读者一个清晰的思路，又可以使你的论述言之有物、有根有据，使读者对你的研究工作有一个清晰、全面的认识。其主要内容应包括：①该项研究工作的内容、目的：指出研究的范围、目的、重要性、任务和前提条件，不是对主题的简单重复；②所使用的实验方法：简述论文的工作流程，研究了哪些重要内容，做了哪些工作，包括对象、原理、条件、程序和手段等；③总结研究成果：陈述研究之后的重要发现、成果和价值，包括调研、实验和观察后取得的数据和结果及其局限；④结论：包括对从中取得的证实的正确观点进行分析研究，预测其在实际生活中的价值及意义。

（三）基本要求

摘要是读者尽快了解论文内容的手段，它为科技情报文献检索数据库的建设提供信息资源支持。因此，应满足以下基本要求：①确保简洁而充分地表述论文的主要论点，适当强调研究中创新、重要之处（但不要使用评价性语言），尽量包括论文中的主要论点和重要细节（重要的论证或数据）。②使用短而简单的句子，表达要准确、简洁、清楚；注意表述的逻辑性，尽量使用指示性的词语来表达论文的不同部分（层次），如使用“We found that…”表示结果，使用“We suggest that…”表示讨论结果的含义等。③应尽量避免引用文献、图表，用词应为潜在的读者所熟悉。若无法回避使用引文，应在引文出现的位置将引文的书目信息标注在方括号内；如确有需要（如避免多次重复较长的术语），使用非同行熟知的缩写，应在缩写符号第一次出现时给出其全称。④为方便检索系统转录，应尽量避免使用化学结构式、数学表达式、角标和希腊文等特殊符号。⑤摘要中不应列举例证，不做自我评价。

（四）写作技巧

1.写作的时态

摘要写作时所采用的时态应因情况而定，力求自然、妥当。叙述研究目的时，多用动词的不定式；叙述方法和结果时，常用过去时；阐述肯定的结论时可用现在时，如阐述的结论不是很肯定时，也只用过去时。一般而言，要遵循以下原则。

（1）介绍背景资料时，如果句子的内容不受时间影响的普遍事实，应使用现在式；如果用于叙述过去某一时刻（时段）的发现、某一研究过程，则应用一般过去式。

（2）在叙述研究目的或主要研究活动时，如果采用“论文导向”，多使用现在式（如：This paper presents…）；如果采用“研究导向”，则使用过去式（如：This study investigated…）。

（3）概述实验程序、方法和主要结果时，涉及公认事实、自然规律、永恒真理等，通常用现在式。如：“We describe a new molecular approach to analyzing….This study（investigation）is（conducted，undertaken）to…”。

（4）叙述结论或建议时，可使用现在式、臆测动词或“may，should，could”等助动词。“We suggest that climate instability in the early part of the last interglacial may have…”。

（5）现在完成时和过去完成时少用，但不是不用。现在完成时把过去发生的或过去已完成的事情与现在联系起来，引出对某种研究趋势的概述；而过去完成时可用来表示过去某一时间以前已经完成的事情，或在一个过去事情完成之前就已完成的另一过去行为。如：“Concrete has been studied for many years.Man has not yet learned to store the solar energy.”。

2.写作的语态

采用何种语态，既要考虑摘要的特点，又要满足表达的需要。一篇摘要很短，尽量不要随便混用，更不要在一个句子里混用。

（1）主动语态

现在主张摘要中谓语动词尽量采用主动语态的越来越多，因其有助于文字清晰、简洁及表达有力。如：“The author systematically introduces the history and development of the tissue culture of poplar.比The history and development of the tissue culture of poplar are introduced systematically.”语感要强。必要时，“The author systematically”都可以去掉，直接以“Introduces”开头。

（2）被动语态

事实上，在指示性摘要中，为了强调动作承受者，采用被动语态为好。在报道性摘要中，有些情况下被动者无关紧要，也必须用强调的事物做主语。如：“In this case，a greater accuracy in measuring distance might be obtained.”

（五）写作步骤

1.第一件事就是仔细地阅读原文，直到完全读懂为止。一个好方法就是先快速浏览一遍原文，抓住总体思想。然后再慢速重读一遍，一直读到你完全读懂了为止。只有到了这个阶段，你才可以转入下一阶段。

2.写下原文的中心思想。可以试着写几个，然后从中挑出能最精确地表达原文意义的。完成了这两个阶段的任务后，就可以进入第三阶段。

3.每个摘要都应该有标题。现在想出一个最能表达原文主要思想的标题来。这个标题应该具体明确，从而能让读者一目了然地知道你的摘要是讲什么的。因此，笼统的标题是没有用处的，如：“sales promotions，micro computers”或“recent correspondence”等。而下面这些标题则具体得多：“The effects of promotional efforts on the last three months' sales.Report on the value of micro computers in the accounts department.Summary of correspondence with Worldwide Dealers Company within the last 6 weeks.”。

可见，这些标题要具体得多，尽管稍为冗长。但是只要具体明确，长一点的标题是可以接受的。具体的标题可以帮助你紧扣摘要的主题。

The proofs you get back from the printer may contain a very large number of errors.Much depends on how well you did your original typescript.

When you correct the proofs,use the standard proof-reader's correction marks.Do not forget that any changes you make at this stage will be extremely expensive.In fact,printers estimate that 20% of their profit comes from altering type that has already been set up.

But of course,you should never be charged money for altering mistakes made by the printer.You should make this quite clear when you mark up the proofs.A good plan is to use colored inks：your corrections in blue,and printer's errors in red.You should not have to pay for printer's errors.

译文：

您从打印机取回的校样可能包含大量错误。在很大程度上取决于您如何完成原始打字稿。

更正校样时，请使用标准校对员的更正标记。不要忘记，您在此阶段所做的任何更改都将非常昂贵。事实上，印刷商估计他们20%的利润来自改变已经设置的类型。

但是，当然，您永远不应因更改打印机所犯的错误而被收取费用。当您标记证明时，您应该清楚地说明这一点。一个好的计划是使用彩色墨水：蓝色是您的更正，红色是打印机的错误。您不必为打印机的错误付费。(www.xing528.com)

上面例子标题若是“Proof Reading”，则太笼统模糊，更具体、更贴切的标题是“How to minimize proof correction costs”。尽管这个标题稍长一点，但它却告诉读者更多关于原文的内容。由此可见，为摘要选定标题也颇费心思。

4.你一旦选定了标题，就要以笔记的形式写下原文中其他的思想和要点。在这样做的时候，你应该把它们分成三类：①必要的（essential）；②非必要但相关的（relevant but not essential）；③不相关的（irrelevant）。在做摘要的时候，必须包括要点（essential points）。因此，把原文中每一点归入恰当的类别是很重要的。当然，在熟悉了做摘要的步骤之后，②和③两个步骤都可省略，只集中写要点就可以了。尤其是在为长篇文章做摘要时，非重点内容一一记下很费时，因此应该仅摘记要点。

5.下一步要做的就是为摘要写初稿。写初稿时，首先把要点按逻辑顺序排列。假如重新组织原文的要点可以改善逻辑顺序的话，就可以那么做。自己判断什么顺序能产生最好的摘要。但是在初学阶段，最好还是按照原文的要点顺序排列。

下面是在写初稿时必须注意的几个问题。

（1）摘要文体如所有商务写作的文体一样，应该尽可能简单明了。由于摘要是重新写作，必须用自己的文风和表达方式。不要试图模仿原文的文风，也不要把整个句子都从原文摘抄下来。长篇文章往往包含大量不必要的填充语句。就是在这些填充语句中夹进了许多不相关的内容，你必须毫不留情地删除这些填充语句。它们在摘要中是没有作用的。关于摘要的文风问题，尽量用最少的语句来表达要点，保持文风朴实会帮助做到这一点。但是要小心别把句子写得太短，使得摘要读起来突兀、拗口。好的摘要应该连贯紧凑，行文流利顺畅。

（2）应该把不必要的清单、表格、图形等删除。许多篇章包含有这些东西，它们帮助阐释主题，但不是主题必不可少的部分。在做摘要时要能辨认出这些成分来并且 删除。

（3）把一篇直接引语（direct speech）式的文章缩写成摘要时，一般要把它改写成间接引语形式，也要把它改写成过去时态。当要求给一个人的讲话做摘要时，就会碰到这种情况。在摘要中，直接引语应该被改成间接引语。

（4）如果原文篇幅很长，有很多段落，那么就把原文中几段的要点合并到摘要中的一段中去，这样就能保证摘要不会是由许多很短的段落组成的。

（5）不要把任何重要的事实或信息排除在摘要之外。这似乎听起来容易，但是在实践中，初学者往往忘记把某些要点包括进来。

（6）还有一点特别重要的就是，绝不应该改变原文中的事实或观点。不管那些事实是多么错误的，或你多么不赞同作者的见解，你都应该真实地把原文的意思总结出来。

（7）与上面一点相关的，不应该加进自己的思想。写摘要不等于写文章，只能“述而不作”。

6.下一步工作就是修改初稿，撰写摘要的第二稿。你可以去除多余的字句，调整句子顺序，使整个摘要形成一体。等熟练了之后，就可以把初稿和第二稿结合在一起写，不必分开。

7.在第二稿修改完毕之后，你现在要做的就是再仔细检查一遍拼写和语法，并且核对一下，要点是否都包括了。

（六）注意事项

（1）使用第三人称或被动语态

原来摘要的首句多用第三人称This paper…等开头，现在倾向于采用更简洁的被动语态或原形动词开头，如：“To describe…，To study…，To investigate…，To assess…，To determine…，The torrent classification model and the hazard zone mapping model are developed based on the geography information system.”。

（2）简短精炼，明确具体

摘要的字数范围仅有50～300词，但是要写出论文的精华。一要慎用长句，容易造成语义不清；二要避免单调和重复。如果有机会，要多与英语国家同行接触，多请教他们修改一些国人所撰写的摘要或论文，积累经验，摸索规律。或者多看英文文献，也会有助于我们英文摘要写作及水平的提高。

（3）结构合理，逻辑明显

摘要是完整的短文，具有独立性，可以单独使用。所以，要突出逻辑性，结构要合理。从中可以看出作者的新观点和想法，及其所想要达到的目的、采取的方法、研究的结果与结论。

（4）格式要规范

尽可能使用规范的术语和符号。切忌罗列段落标题来拼凑摘要；一般不出现图、表及参考文献序号；不分段；不用公式或表达式等。

（七）范例

GM’s Price and Cost Strategy for 2000

Abstract：The year 1993 saw big profit（$5.3 billion）because of American economic recovery,import quotas on Japanese cars and massive scrapping and automated plants.Now the GM’s strategy is an example of what the Big Three are planning for 2000.In the past,GM made a profit on big and luxurious cars.But the cost of producing a big car is about three times of a Japanese small car.In order to maintain profit,GM has started “Project Saturn”to design a new generation of small cars with two primary strategies：

①Price strategy.The Saturns will be priced as low as possible to attract 1 to 2 million Americans each year who buy used cars.

②Cost strategy.Intelligent robots will be used partly for assembling to reduce cost.

译文：

通用汽车2000年的价格和成本战略

摘要：1993年由于美国经济复苏、日本汽车进口配额以及大量自动化设备，实现了巨额利润（53亿美元）。现在通用汽车的战略是三巨头在2000年规划的一个例子。过去，通用汽车通过大型豪华汽车获利。但生产一辆大型车的成本大约是日本小型车的三倍。为了维持利润，通用启动了“土星计划”来设计新一代小型车，主要有两个策略：

①价格策略。土星的定价将尽可能低，以吸引每年购买二手车的一到二百万美国人。

②成本策略。部分使用智能机器人进行组装，以降低成本。