商务英语通知的写作技巧

通知（Notice；Circular；Notification）是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文。通知的写法有两种：一种是以布告形式贴出，把事情通知有关人员，如学生、观众等，通常不用称呼；另一种是以书信的形式，发给有关人员，此种通知写作形式同普通书信，只要写明通知的具体内容即可。通知要求言简意赅、措辞得当、时间及时。

（一）写作要领

通知一般由标题、主送单位（受文对象）、正文、落款四部分组成。

1.标题。通知的正上方通常要有一个标题，写在第一行正中。口头通知常用“Announcement”，书面通知多用“Notice”或“NOTICE”，如果事情重要或紧急，也可写“重要通知”或“紧急通知”，以引起注意。有的在“通知”前面写上发通知的单位名称，还有的写上通知的主要内容。

2.称呼。写被通知者的姓名或职称或单位名称，在第二行顶格写。有时，因通知事项简短，内容单一，书写时略去称呼，直起正文。口头通知往往要有称呼语，如Boys and girls，Ladies and gentlemen，Dear friends，Comrades等。

3.正文。另起一行，空两格写正文。正文因内容而异。开会的通知要写清开会的时间、地点、参加会议的对象以及开什么会，还要写清要求。布置工作的通知，要写清所通知事件的目的、意义以及具体要求和做法。

4.落款。口头通知通常不用落款；书面通知一般要落款，写发出通知的单位或个人的名称；落款分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期。

（二）分类及范例

1.讲座和会议通知

例1：讲座通知

LECTURE

By

Professor Zhang Qinjun

From

University of International Business & Economics

On

Multinationals and Globalization

At Room 302，Ningyuan Building

14：00 p.m.，Friday，September 20，2007

译文：

演讲

是

张勤军教授

来自

对外经济贸易大学

位于

跨国公司与全球化

宁远大厦302室

2007年9月20日，星期五，下午14：00

例2：欢迎新营销部经理

Gathering Welcoming Mr.Li Chengshi

All staff are requested to meet in front of the office building on Thursday,Dec.25,at8：50 a m.to welcome our new Marketing Manager Mr.Li.

Dec.21,2006　　　　　　　　　　Marketing Manager's Office

译文：

迎接李成石先生

请全体员工于12月25日星期四上午8点50分在办公楼前集合。欢迎我们的新营销经理李先生。

2006年12月21日营销经理办公室

2.任命通知

例1：任命销售经理

To：All Staff

From：Human Resources Department

Date：April 20，2016

Subject：Appointment of a New Sales Manager

Strand Lighting is pleased to let you know that,effective April 24，Walt Dowling will be our regional sales manager for the northeaster USA.He will replace Tim James.

Dowling is leaving Par lights,Inc.where he has been vice president of systems design & sales since 1999.Par lights was the recipient of 2014,2015,and 2016 ESTA Manufacturers Choice Awards.

Dowling has extensive experience in designing.selling，and servicing dimming & control systems.His efforts will be focused on coordinating the efforts of the Representatives,Dealers,and Service Centers in the region as they address near-term and forward-looking opportunities.Dowling will be responsible for support of the numerous Theatre Consultants in the region,as well as Strand users in the professional theatre community.

Dowling will join us on April 24.Contact information will be available on our website at that time.We hope that you will give Dowling the same loyal support as you did to Tim during his tenure of office.Your cooperation will be much appreciated.

译文：

致：全体员工

来自：人力资源部

日期：2016年4月20日

主题：任命新的销售经理

斯全德灯光有限公司，很高兴地通知您，从4月24日起，沃尔特·道林将成为我们在美国东北部的区域销售经理。他将取代蒂姆詹姆斯。

道林将离开帕灯公司，自1999年以来一直担任系统设计和销售副总裁。帕灯是 2014、2015和2016年ESTA制造商选择奖的获得者。

道林在设计方面拥有丰富的经验。销售和维修调光和控制系统。他将协调该地区的代表、经销商和服务中心的工作，因为他们应对近期和前瞻性的机会。道林将负责为该地区众多剧院顾问以及专业剧院社区的斯全德用户提供支持。

道林将于4月24日加入我们。届时将在我们的网站上提供联系信息。我们希望您能给予道林同蒂姆任职期间同样的支持。我们将不胜感激。

例2：任命新董事

August 20，2017

Dear Sirs,

We are pleased to inform you that our Board of Directors has announced the change of Director of our company.

Mr.Huang has reached that enviable position of independence：retirement.

Mr.Wang,who has just returned from Britain,has been appointed to take his place as the director of our company.Mr.Wang is an expert in the industry,and his wide experience and knowledge will surely enable him to improve the quality of our products and reduce production costs.

With this change,we can assure you that you will,from now on,receive products of even better quality and at much reduced prices.In order to avail yourself of our better services,we request you to write us for more specific information.You are cordially invited to send us your inquiries.

Yours faithfully

译文：

2017年8月20日

敬启者，(www.xing528.com)

我们很高兴地通知您，我们的董事会已经宣布了我们公司董事的变动。

黄先生已经达退休。

刚刚从英国归来的王先生被任命为我们公司的董事。王先生是该行业的专家，他丰富的经验和知识必将使他能够提高我们的产品质量并降低生产成本。

通过这一变化，我们可以向您保证，从现在开始，您将获得质量更好、价格更低的产品。为了提供更好的服务，我们请求您写信给我们以获取更具体的信息。诚挚邀请您向我们发送您的询问。

此致

3.公司开业和解散通知

例1：分公司开业通知

August 20，2007

Dear Sir or Madam,

We respectfully inform you that on account of a rapid increase in the volume of our trade with Sri Lanka,we have decided to open a branch in Colombo.We have entrusted the management thereof to Mr.Zhang,one of the original founders of our company.

Kindly note that the business with Sri Lanka will henceforward be transacted by our Colombo branch,and we recommend that you continue to favor us with your orders,which will have our best attention all the time.

Yours faithfully

译文：

2007年8月20日

亲爱的先生或女士，

谨此通知您，鉴于我们与斯里兰卡的贸易量迅速增加，我们决定在科伦坡开设分公司。我们已将其管理委托给我们公司的原始创始人之一张先生。

请注意，此后与斯里兰卡的业务将由我们科伦坡分公司处理，希望您继续支持我们，我们也将持续关注我们之间的合作。

此致

例2：公司解散通知

August 20，2007

Dear Sir or Madam,

We inform you that the partnership hitherto existed among us under the style of the Dongfeng Co.，Ltd.has this day been dissolved by the total consent.

Mr.Yang,formerly a partner,who has been appointed to be in charge of the late affairs,will discharge all liabilities.

Thanks for all the favor you have bestowed upon us.

Yours truly

译文：

2007年8月20日

亲爱的先生或女士，

我们通知您，我们之间以东风有限公司的形式存在合伙关系，今天解除。

原合伙人杨先生已获委任负责后期事务，将免除之前责任。

感谢您给予我们的帮助。

敬上

4.价格调整通知

例1：价格上调通知

August 20，2017

Gentlemen,

We enclose our new catalogue and price list.The revised prices will be effective since September 1,2017.

You will see that there have been a number of changes in our product range.A number of improved models have been introduced.Our range of refrigerators has been completely revamped.Many popular lines,however,remain unchanged.

In view of the steady increase in the cost of raw materials involved in the manufacture of our products,we have to revise our present prices.We have not,however,increased our prices across the board.In many cases,there is a small price increase,but in others,none at all.

We can assure you that the quality of our products has been maintained without lowering standards and that our service will continue to be the best in this industry.We look forward to receiving your orders.

Yours faithfully

译文：

2017年8月20日

先生们，

我们附上我们的新目录和价目表。修订后的价格自 2017年9月1日起生效。

您会看到我们的产品发生了许多变化。引入了许多改进的模型。我们的冰箱系列已经过彻底改造。许多流行的线路保持不变。

鉴于制造我们产品所涉及的原材料成本稳步上升，我们不得不修改我们的当前价格。我们并没有全面提高价格。在一些情况下，价格会有小幅上涨，但在其他情况下不变。

我们可以向您保证，我们的产品质量一直保持在不降低标准的情况下，我们的服务将继续成为该行业中最好的。

我们期待收到您的订单。

此致

例2：降价通知

August 20，2007

Dear Sirs,

How about paying less for the same high quality goods you want to purchase or have purchased? Now,Meijia Equipment Store offers you an opportunity.

Why are we able to provide the same equipment for a low price? Simply because we have increased our productivity,thus we have reduced the costs of the products.

Last year,we imported advanced machines from the Republic of Korea and Germany.Now these new machines have begun to work.The advanced technology saves us time，labor and materials,which allows the price decreases by 10 percent on average.

We know you enjoy the soundest equipment.Now you can get them at lower prices.So drop in at Mejia Equipment Store soon !

Yours sincerely

译文：

2007年8月20日

敬启者，

为您想购买或已购买的相同高品质商品支付更少的费用如何？现在，美佳器材店为您提供了一个机会。

为什么我们能够以低廉的价格提供相同的设备？仅仅因为我们提高了生产力，因此我们降低了产品成本。

去年，我们从韩国和德国进口了先进的机器。现在这些新机器已经开始工作了。先进的技术为我们节省了时间、劳动力和材料，使价格平均降低了10%。

我们知道您喜欢最健全的设备。现在您可以以更低的价格获得它们。所以快来美家设备店吧！

此致