商务英语信函写作的基本原则

为达到通过商务英语写作有效沟通的目的，有必要掌握写好商务英语写作特别是商务英语函电的几个原则。目前普遍接受的商务信函有以下七个方面的写作规则，通常被称为“7C基本原则”，即清楚性原则（Clarity）、简洁性原则（Conciseness）、准确性原则（Correctness）、具体性原则（Concreteness）、礼貌性原则（Courtesy）、体谅性原则（Consideration）以及完整性原则（Completeness）。

（一）清楚性原则

在商务英语信函中，清楚性原则是指信函要清楚直接地传递写信者所要表达的信息，无晦涩难懂之处，避免产生任何可能的误解而给双方贸易带来麻烦。清楚表达一直是商务沟通的重要环节，是商务英语写作追求的目标。由于商务信函是关于双方商务贸易的凭证性文件，关系到双方切身利益，因此用语准确、表达清晰是至关重要的。

清楚性原则的运用技巧如下。

（1）使用简短熟悉的常用词语。在进行贸易沟通时，无论是书面还是口头沟通都必须选用简单且符合常规的表达方式，避免使用复杂、生僻和容易产生歧义的词。例如：“As to the steamer sailing from Shanghai to Los Angeles，we have bimonthly direct services.”句中的“bimonthly”具有双重意义，无法判断是“一月两次”还是“每两个月一次”，所以应该表达成下面两句。

A.We have a direct sailing from Shanghai to Los Angeles every two months.

B.We have a direct sailing from Shanghai to Los Angeles semimonthly.

（2）有效地组织句子和段落结构。在写作中，应使用严密的文字、简单的表达。写信者的思维逻辑尤其重要，因此，在组织文字的段落上，应逻辑缜密、清晰，围绕一个主题逐步表达。句式的选择上，也应选择简单、直接的句式。句子和句子之间以及段落与段落之间，应使用必要的连词或短语使句子连贯，内容表达更为简洁，一目了然。试比较：

A.Will you please return the enclosed card and arrange a convenient time for an interview?

B.At this time I am writing to you to enclose the postpaid appointment card for the purpose of arranging a convenient time when we might get together for a personal interview.

很明显，A句要比B句表达清楚得多。

（3）提供充分的事实、确切的数字、具体的细节等辅助表达方式。例如：“The offer is subject to your reply received by us before May 17.”句中的“May 17”表达模糊，没有具体的时间，可改为“before 6 p.m.May 17”。

（二）简洁性原则

简洁明了原则是商务英语信函写作中的重要原则，也是现代商务信函的特点。简洁是指信函内容完整、语言简洁，即在不失清楚和礼貌原则基础上，用最简洁的语句表达最完整的意思，避免冗长累赘的词语和句子。

简洁明了原则的运用技巧如下。

（1）使用缩略语。缩略语是商务英语词汇的重要组成部分，是人们在长期的商务实践过程中形成的。这些通用的专业术语不仅意义确切，为行内人士所熟悉，而且也经过反复使用成为最简洁的语言。缩略语通常由大写字母表示，如L/C（letter of credit，信用证）、B/L（bill of lading，提单）、EAT（estimated arrival time，预计到达时间）、ASAP（as soon as possible，尽快）等。

（2）使用短语及非谓语动词等形式代替从句。试比较下面两句话。

A.We require furniture which is of the new type.

B.We require new-type furniture.

显而易见，B句要比A句简洁。

（3）多用句子结构简单的表达法。

比较下列两个句子，可以发现有一个是简洁明了的。

A.wordy：I wish to express my heartful gratitude to you for your kind cooperation.

B.concise：Thank you for your cooperation.

从上面两个句子来看，B句明显比A句要简洁、清楚。

（4）避免多余的词语、不必要的重复和过度的细节描述。

如：“We have begun to export our machine to countries abroad.”句中，“export”和“countries abroad”是重复的，可改为“We have begun to export our machines.”。

（三）准确性原则

在商务英语信函写作中，正确原则不仅仅指使用正确的语法结构和标点符号，也指使用得体的语言表达和传递信息的准确。信函写作实际是公司间展示形象的一个平台，从这个角度去看，信函语言使用得正确与否以及信息传递是否完整直接影响着一个公司的对外形象。并且，商务英语信函会涉及交易双方的权利、义务和利害关系，是各种商务单据（如合同）的依据，所以准确无误是商务信函写作中最重要的原则。

准确性原则的运用技巧如下。

（1）使用正确的语法结构和标点符号。用标准的语言和商务专业术语进行恰当表达，使用正确的语法、句法、标点和正确无误的拼写。商务信函中如果存在拼写错误、人称不一致、时态误用、标点符号不符等问题，会大大影响其沟通效果。如：“Neither of the quotations items are（is）acceptable.”。（括号中为正确表达）

（2）使用准确的表达方式，避免使用有歧义的表达方式。如：“The two first（first two）items are not available.”。（括号中为正确表达）

（3）信息传递要完整。在商务英语信函写作中，完整地把所要表达的意思传递给对方是至关重要的。双方在收到信函之前对对方是缺乏了解的，他们必须通过对方的信函往来增进相互之间的了解。因此在写作时，通常习惯性地采取一事一段式、一段一句式原则，即在写作之前先确定到底需要告知对方几件事情，然后每一件事各一段、每一段尽量使用一句话的表达方式进行，以便让对方更容易明白你所传达的信息。例如下面一封信：

Dear Sirs,

With reference to your letter of October 14，we have the pleasure of informing you that we have booked your order No.121 for 50M/T Lithopone.（第一件事告知对方确认订单之事。）

Enclosed are two copies of our Sales Confirmation No.CS-89，Pleased sign and return one copy for our file.（第二件事告之现寄出收货确认书要求会签并返回一份供我方存档。）

We shall be appreciated if you open the relevant L/C immediately so that we may affect shipment within the time limit.（第三件事要求对方及时开立相关信用证以便执行装船。）

Your close cooperation will be highly appreciated.（最后感谢对方的密切合作。）

Yours faithfully

（四）具体性原则

每一封商务英语信函都有明确的交际意图和目的所在，内容涉及咨询、报盘、销售、订货、装运、发货、付款、索赔、保险等贸易实务。每一封信函的内容必须是具体的，通常一封信函一个话题。在内容表述上，应该确定、准确而又生动，特别是要求对方做出明确反应的信函，或者答复对方提出的要求或问题的信函，或是报盘、接受等，该具体的就要具体，避免模糊、笼统和抽象。

具体性原则的运用技巧如下。

（1）提供具体的信息。以下边两个例子来说明。

例1：We owe your name，and address to the Commercial Counselors Office of the British Embassy in Beijing，who informed us that you are in the market for jeans.

译文：承蒙英国驻京大使馆参赞处告知你公司的名称和地址，以及你方想购买牛仔裤的意向。

例1中主要是套话式话语。通过“We owe your name and address to”“the Commercial Counselor’s Office of the British Embassy in Beijing”和“in the market for”三个短语，可以使读者准确获知对方的信息来源以及对本公司的了解。

例2：We avail ourselves of this opportunity to write you in the hope of establishing business relations with you.

译文：我们愿借此机会与你方建立贸易关系。

例中均是语块性表达方式，一个是“借此机会”，一个是“建立贸易关系”，非常具体地表达了作者撰写信函的目的。

（2）表述具体的事实、数据和时间。对比下面两个句子。

例1：In reply to your letter dated October 10，we have pleasure in confirming your order for 1 000 sets of TCL Color Television.

译文：收到您10月10日的来信，我们很高兴确认您订购了1 000台TCL彩色电视机。

例2：In reply to your letter，we have pleasure in confirming your order.

译文：收到您的来信，很高兴地确认你方的订单。

很显然，同样都是用来回函“in reply to your letter”的句子，然而第一句由于表述了具体的日期和数量，因此表述的意义非常具体、明确。相反，第二句则表现出模糊不清，读者不知道到底回复哪一封信函，也搞不明所下订单到底是关于什么商品的。

（五）礼貌性原则

商务英语信函是国际贸易活动中交易双方业务往来使用最为频繁的沟通工具。一封彬彬有礼的信函能帮助树立良好的职业道德形象，有助于促进业务，增进友谊，加强交流。礼貌意味着信函中非常巧妙地表示出诚挚的友情、诚恳的感谢、真诚的礼貌、体贴的理解和由衷的尊重。用以表达礼貌的语块性语言和方法很多，具体如下。

（1）使用表示愉快、感谢和遗憾的语块。

①表示高兴和乐意的语块

例1：We shall be pleased to receive your details and price of various sweaters with photos and specifications.

译文：如能寄给我们有关各种羊毛衫的详细资料、价格，并配以图片和规格，我们将非常高兴。

例2：It is a pleasure that we have reached an agreement on all terms.

译文：很高兴，我们就所有的条款达成了一致的协议。

②表示感激的语块

例1：Your early reply will be highly appreciated.

译文：如能早复，将不胜感激。

例2：We are much obliged to you for the prompt execution of this order.

译文：我们非常感谢你方迅速执行这一订单。

③表示遗憾的语块

例1：We wish to express our deepest regret over the unfortunate incident.

译文：对此不幸之事，我们深表遗憾。

例2：It is much to be regretted that there are some discrepancies between your L/C and Sales Contract No.0112.

译文：使人感到遗憾的是，发现你方的信用证和第0112号销售合同不符。

（2）使用请求式语块或will/would开头的疑问句语块。

例1：In order to effect shipment smoothly，please make necessary amendment to your L/C with the least possible delay.

译文：为了顺利完成装运，请立即对你方的信用证做必要的修改。

例2：Would you please tell us more detailed information on your requirements？

译文：请将贵方需求的详细信息告诉我方，好吗？

（3）使用虚拟语气语块。

例1：Should you fail to execute our order，we may have to be forced to cancel our order.

译文：倘若你方不能执行我订单，我方将被迫取消该订单。

例2：We wish you could affect insurance on the goods with PICC.

译文：希望贵方能向中国人民保险公司投保该货。(www.xing528.com)

（4）使用缓和式语块，避免过分强调或刺激。

为了避免过分强调自己的观点或因此而刺激对方，应在信函写作中使用起缓和语气的语块。

①I am afraid…恐怕……

②We would say that…我们会说……

③We would suggest that…我们建议……

④It appears that…好……

⑤As you may be aware that…正如你所知道的，……

（5）适当地使用被动语态语块。

当指出对方的不当之处或希望对方做某事时，往往使用被动句，从而避免对对方的指责。被动语态显然比主动语态显得更有礼貌。

例1：A very careless mistake was made during the course of shipment.

译文：装船过程中犯了粗心大意的错误。

例2：The price lists were not enclosed in your letter.

译文：价格表没有附在来函中。

例3：Unfortunately we cannot fill your order because you failed to send your check.

例4：We shall be glad to fill your order as soon as we receive your check.

例3的语气很突兀，过于直接，没有从对方的角度考虑，而例4就显得礼貌得多。我们知道，适度的客套是礼貌的表现，而过度的客套就是卑恭，超过了界限，就会给人虚假做作、卑微低下的感觉。

例5：We are extremely and sincerely sorry for the error and ask that you accept our humble and sincere apology for the undue inconvenience suffered by you.

例6：We beg to acknowledge receipt of your letter dated 11th December.

上例表达的不是“礼貌”，而是“卑恭”。商贸信函的写作不要盛气凌人，也没必要低三下四，否则让对方抓住弱点，故意压低价格或提出索赔，这对己方是极为不利的。因此，商务英语中的不够礼貌和过于礼貌都是不行的，关键是没有把握好礼貌原则的度。使用礼貌原则时要充分考虑语境，只有依赖语境才能恰当得体地体现礼貌。

（六）体谅性原则

体谅性原则是指在写信时，要尽量体现出一种为对方着想的态度，要考虑到对方的需求、利益和困难。商务英语信函写作强调的是信息沟通的效果，不仅要关心内容的正确与完整，还必须重视对方的反应。只有站在对方的立场上思考和处理问题，才能获得满意的沟通效果。在商务英语信函写作中，对方获取信息的根本目的是要了解他们将获得什么利益以及这些利益能否满足他们的需要。因此，写信时必须坚持体谅性原则，也就是要善于从对方的角度、立场去考虑有什么需求。

体谅性原则的运用技巧如下。

尽量少用“写信人的态度”（We attitude），多用“收信人的态度”（Your attitude）。

A.We allow 2 percent discount for cash payment.（We attitude）

B.You earn 2 percent discount when you pay cash.（Your attitude）

显然，B句采用了“收信人的态度”，让读者对自己的利益一目了然，同时也表达了对读者的尊重，让对方感到所获得的利益不是别人的同意或恩赐，而是自己努力的结果。相反，A句就没有这样的效果，反而让人反感，甚至伤害友情。

例1：We allow 2 percent discount for cash payments.（We attitude）

例2：You earn 2 percent discount when you pay cash.（Your attitude）

其中例2体现了从对方的角度考虑，显得更为礼貌。以上例子说明商务英语写作中要注意措辞委婉，体谅周到。但同时注意到在一些场合不需要太委婉，委婉度过大反而达不到目的。比如在处理索赔的信函中，一要防止感情用事，避免情绪激动；二要说理充分，信心坚定。虽然要客气婉转，不失礼貌，但用词和语气要一针见血，坚强有力，才能达到目的，使自己处于有利的地位。

例3：We have received the goods，but much to our regret we have to inform you that we have received serious complaints from our buyer.He states that the goods are not only much inferior in quality，which made the goods quite unsalable in this market.

We are,however,making efforts to settle the matter amicably,but in case our buyer persists in making complaint,there is no way for us but put the matter before the Chamber of Commerce of Singapore for arbitration,and any allowance that we may have to make will be debited to you in due course.

上封信函详细明确地指出对方货物质量低劣而导致客户索赔，责任完全在卖方，语气坚定有力；同时出于礼貌，第二段表示尽可能友好解决，但对方要对损失给予补贴。如果语气过于委婉，将使对方存以侥幸心理，推诿责任。

例4：We have received your goods.But after we checked them：we found about 20% of the cups were broken.Maybe that is the packing problem.You know all the wooden cases should be nailed，battened and secured by overall metal strapping.We suggest that next time you’d better make great improvement in packing.If you could give us 20% discount for them，we will be grateful for your kindness.

很明显，是由于对方包装的问题而引起杯子的破损，写信人完全有理由要对方给予20%的折扣以示补偿。但信中口气过于委婉，使对方认为还有商量的余地，反过来与写信人讨价还价，给写信人的索赔带来很大的麻烦，使之处于被动和不利的处境。因此，如何把握商务英语写作的委婉度，也是与语境分不开的。

（七）完整性原则

完整性是指作者在写作过程中将对方所需的信息、资料等尽可能全面地提供给对方以期尽快得到对方的答复。有的信件如报价单实际上已是简单的成交合同，一经送达，对双方都有约束力。如果信息不完整，就会拖延成交时间，增加工作负担，严重时甚至会引起不必要的纠纷。

完整性原则的运用技巧如下。

（1）从内容上说，所写的商务信函应该包含给对方提供的所有信息和要求，或对来信所提出问题的全部答复。

（2）从结构上讲，应包括七大必要构成部分，即信头、日期、信内地址、称呼敬语、正文、结束敬语以及署名。

以上七大原则的应用，综合举例如下。

例1：

Dear Lily,

I am writing to you about your order of January 25th.

You asked for twenty packets of green photocopy paper.Unfortunately,our suppliers have said that this color is out of stock now and cannot be sent to us until Friday.But they can send almost any other color right away.Would you like to take another color—the blue's nice—or will you wait?

In addition,the new envelops they've sent us are not as wide as the old stock without other differences.Is this all right?

By the way,you asked for another filing cabinet.It could be either two or four drawers.Which one do you want?

Please let us know your decisions ASAP.Hope we can have a good cooperation!

Best Wishes

Tom

译文：

亲爱的百合，

我写信给你，是关于你1月25日的订单。

你要了二十包绿色复印纸。不幸的是，我们的供应商说这种颜色现在缺货，直到周五才能寄给我们。但是他们可以立即发送其他颜色。蓝色可以吗？还是你要等绿色纸？

另外，他们寄给我们的新信封没有旧货那么宽外没有其他区别。这样的可以吗？

顺便说一下，您要了另一个文件柜。它可以是两个或四个抽屉。您想要哪一个？

请尽快让我们知道您的决定。希望我们能有一个很好的合作！

最好的祝愿

汤姆

例2：

Dear Susan,

Sorry for my late response.I was traveling and also have been busy organizing the business structure of our operations here in China.Right now we are settled and ready to start.

I want to introduce to you Iris Zhang.She will be our representative here in China and will follow our current projects.

My partners in Mexico have selected one style of your products and want to start the business.Find attached the style image selected.From your side we need you to send us the following information ASAP：

（1）FOB cost per unit.

（2）Please let me know your payment terms.

（3）For production lead time,I remember you mentioned 45 days but this will be very long.Is it possible to shorten your lead time? Please check with the people at the factory and let me know the best you can do.

（4）Please let me know the packaging specification.I need to provide this information to the team in Mexico.We want to make sure the product will arrive without damage.Iris will contact you tomorrow.Could you please send her your contact phone number?

Thanks for your patience and looking forward to your early reply.

Best regards

John

译文：

亲爱的苏珊，

很抱歉，我答复晚了。我正在旅行，也一直忙于组织我们在中国的业务。现在我们已经安顿下来并准备开始。

我想向你介绍张艾里斯。她将成为我们在中国的代表，并将关注我们当前的项目。

我在墨西哥的合作伙伴选择了您的一种产品样式，并希望开展业务。查找附加的所选样式图像。在您这边，我们需要您尽快向我们发送以下信息：

（1）每单位FOB成本。

（2）请告诉我您的付款条件。

（3）关于生产提前期，我记得你提到过45天，但这会很长。是否可以缩短您的交货时间？请与工厂人员核对，让我知道您交货最短时间。

（4）请告诉我包装规格。我需要向墨西哥的团队提供这些信息。我们希望确保产品到达时没有损坏。艾里斯明天会联系您。您能把您的联系电话发给她吗？

感谢您的耐心等待，并期待您的早日回复。

此致

约翰