商务英语信函的基本分类

按照商务写作的功能，可分为：提出查询、宣告消息、回应投诉、回复查询、处理付款、提出追索、下订单、提出投诉、回应追索。按照写作方式和策略，可分为：一般性往来、传递好消息、传递坏消息、公司对公司/公司对客户。不论主题相差多远，以上同一类书信的风格和措辞，差别并不明显，但每一类书信之间却有颇大的差异。

（一）一般性往来

这类通信通常涉及办公室内部或者公司之间的事务订单、付款资料、交货安排、查询进度、付款通知书、日程安排表和通告等。商务书信大多属于“一般性往来”，涉及的都是中立或非争议性的信息，因此写作难度相对来说不大。

（二）传递好消息

这类书信所涉及的都是正面信息：完成或交送订单、生产成本下降、竞标成功或出台业务规划、通报新产品或新服务等。“传递好消息”和“一般性往来”的信函在写作上有一个共同点，就是要客观友善地阐述事实、提供有效信息，并协助读者明了信息内容。这类书信在写作上又须运用两种特别的技巧：（1）尽可能鲜明地凸显信息的正面性；（2）尽可能降低负面信息的影响力（但不至于误导收信人或者错误地推荐产品和服务）。如果撰信人对正面信息的触觉不够敏锐，“传递好消息”将无异于“一般性往来”，甚至会带来负面影响。(www.xing528.com)

（三）传递坏消息

这类书信很可能涉及交货问题、质量控制问题、订单和发票出现错漏、有关产品方面的投诉、追索（包括保险方面的追索）、拒绝或否定追索、逾期付款、业务损失或者人事（人力资源）问题等。这类书信的写作难度较高，因为个人情绪（如挫败、愤怒、忧虑、失落、悲伤等）很容易影响到撰信人的客观态度或既定的写作目的，再理智的人，遇到心境难平、情绪偏激的时候，也会不知不觉地偏离客观的轨道。

（四）“公司对公司”与“公司对客户”的信函

人们在撰写商业书信时，需要注意分辨是“公司与公司”之间还是“公司与客户”（即产品或服务的消费者）之间的通信。致函顾客要分外留神，尤其是在处理投诉或追索时，对方的情绪很容易被触动，任何带有嘲讽意味或者根本行不通的建议都会带来负面影响。所以，要写出高水平的商业书信，一半在于自身是否保持正确的态度，另一半是语法的问题。一般表达自己的最佳方式就是采取主动，切忌消极被动，更不要发号施令。不管通信技术如何先进，商业书信始终是人与人之间的一种交流方式，人们大多倾向于响应态度积极和语调主动的信息。