一般来说，一封信函包括的要素有信头（heading）、日期（date）、信内地址（inside address）、称谓（salutation）、事由（subject line）、正文（body）、结束语（complimentary close）、签名（signature）、附件（enclosure）、抄件（carbon copy）等。除此之外，商务信函根据实际情况可添加其他相关内容，在布局上亦有一定要求。
（一）信头
现今，商务信函大都采用定制的信笺，在信的上方已印好了信头。公司的名称和标志可以采用个性化设计，以展示公司形象。如果信笺上没有印刷信头，就要按格式写出。信头一般放在信纸的右上方，距顶格3厘米左右，接近中部开始写发信人的机关商号名称、地址、邮编、电话、传真、电子信箱等，其中地址的顺序由小到大，一般分几行写。例如：
NORI CO.LTD
22-9 KOISHIKAWA 1-CHOME BUNKYO-KU
TEL.03-3814-1888 FAX 03-3815-6881
TOKYO JAPAN 112-0002
（二）日期
所有的商务信函都要详细注明日期。日期的位置根据信头的设计和使用的书信格式确定，可打在日期线上，也可打在信头的下方。日期与地址空一行，通常有以下几种写法。
1.英国写法按日、月、年，如30 October，2013。
2.美国写法按月、日、年，如October 30，2013。
年份要写全，不可用“13”代替“2013”；月份不可用数字代替，如11/10/2013，这种表达容易引起误解。在英国，这个日期是指2013年10月11日，而在美国等一些国家是指2013年11月10日。例如：
（三）信内地址
商务信函中，收信人的姓名和地址必须重引一遍，以便归档立卷。信内地址要与信封地址一致。位置在信头左下方两三行处，每行的长度均不超过中心线。如受信人为某公司，发信人要求特定人收阅或经办，则可在地址下注上“Attention”或“ATTN”。例如：
（Writer’s address）
Vancouver Textiles Corp.
356 Madison Street
Vancouver,Canada
Attention：Mr.Henry Adams
（四）称谓
收信人的称谓自成一行，写在收信人地址下面空两行处，一般用“Dear Mr.”或“Dear Madam”加上姓，或既加姓又加名。如果不知道收信人的姓名或称呼，可用“Dear Sir.Dear Madam”来称呼，也可用“Dear Sirs.Dear Ladies.Gentlemen”等来称呼。
（五）事由
事由标题的目的是使阅信人很快知道该信的基本内容，大小写均可，一般在此行下划线，在称谓的下方用“Subject”或“Re”引出。
（六）正文
正文是商务信函中最主要的部分，一般从称谓下隔两行处开始写。如主动发信要写明发信原委，如回信则应提及对方来函。语言要规范，语气要得当，措辞要得体，用词要精练，给对方以简明、清晰的感觉。这样既能节省看信人的时间，又能给他留下一个写信人或单位办事能力强、效率高的良好印象。
（七）结束语
商务信函一般都要写结束语，这相当于中文书信中的“敬上”“谨上”“谨启”。一般放在正文末行一两行处，开头第一个字母要大写，末尾加逗号。结束语可写在信笺中间，也可从中间向右写，如下表所示。
表6-1(www.xing528.com)
（八）签名
签名的意义不仅在于形式和礼节，更重要的是签名具有法律效力。商务信函中常在信的结束套语的下方打印出写信人的姓名，手写签字位于其上。签名可以用全名，也可用姓加上其余名字的第一个字母，如果签名者是女性，还必须注明是小姐还是夫人。写信人可代表自己签名，也可代表公司签名。若代表公司签名，则在签名的前一行写出公司的名称。若一位女性作者不愿公开其婚姻状况，则可在其名字前加上“女士”（Ms.）。例如：
Edward Nancy
（Ms.）Jane Bently
还可以在签名下面写上自己的职称或头衔。例如：
J.Bentley
Export Manager
（九）附件
如信函有随同寄出的附件，应在左下角姓名的首字母下空一行处注明“Enc.”“Encl.”或“Enclosure”。如附件不止一件，应注明名称、件数和顺序。例如：
（Signature）
Enc./Enclosures 2：
1.The Price List of 2003
2.One check
（十）抄件
如信件内容须“转呈某某人”，可在信件的左下端注明“C.C.（carbon copy）”或“Copy to”和“Copies to”，后面用不用冒号均可，然后写上副本收件者的姓名或部门。一律左对齐，并空一行。如果抄送的副本也有附件，可在该信的正本和副本上均打上“C.C./Encl.”的符号。商务信函除上述要素外，还可根据实际需要增加其他要件。
Notes
1.信函编号（reference line）
为了便于查找，可将信件编码入档。如“Ref：L-321”或直接标注“L-321”。
2.类别注明（on-arrival notations）
包括航空（AIRMAIL）、挂号（REGISTERED）、专递（SPECIAL DELIVERY）、密件（CONFI-DENTIAL）等，一般大写并左对齐。
3.拟稿人或打印人姓名首字母（identification initials）
为便于信件归档后查找使用，在信的左下端应打上拟稿人和打字员姓名的首字母。首字母从左边空白边缘起，在写信人签名处下空一行。一般左边是拟稿人的姓名首字母（大写），右边是打字员的姓名首字母（小写），中间用斜线隔开。如果信是由“James Bond”拟稿的，由“Betty Mehitable”打印的，则表示为：“JB/bm”或“JB：bm”。若由写信者自己打印则无须使用首字母。
4.附言（postscript）
常用于强调或提醒，或写一些与正文无关的内容。写在信的最下方，左对齐或缩进。
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