申请信在开头须说明写信目的、对所申请工作或学校的认识及自己的打算；主体部分着重介绍自己的背景（受教育情况、工作经历、兴趣爱好、特长等）。求学申请信要重点介绍自己的受教育程度；求职申请信需要先介绍工作经验。总之，要突出个人能力及工作业绩，努力使自己的介绍引起对方的兴趣。结尾：表达自己的愿望，如希望得到面试机会等，语气要自信而坚定。
（一）写作注意事项
1.诚挚友好，措辞严谨，不可强求。
2.写明申请内容及原因，切忌含糊不清。
3.表达期望得到回复的心情。
4.应把自己的详细通信地址告知对方，以便及时获得答复。
（二）以求学申请信为例
（1）求学申请信的用途
求学申请信通常用于第一次与国外大学联系，主要目的是请对方学校寄发申请材料，如学校简章（catalog）和申请表格（application form），以及得到学习上的经济资助，如奖学金等。对于不同的申请内容，在介绍自己情况的时候也应有不同的侧重。例如在求学信中，应侧重介绍自己已有的学位及专业情况；在申请留学经济资助的信中，应着重介绍自己的学业及学术水平，以及“TOEFL、GRE、GMAT”等水平考试的优异成绩，因为国外很多学校颁发奖学金是以此为标准的。
（2）求学申请信的构成
求学申请信如何分段，没有严格的规定，但其内容一般包括以下3个部分。
①开头段落（Opening）：简单自我介绍、为何写申请、说明写信的目的。
②主体部分（Body）：有关自己的背景情况（受教育程度、兴趣爱好等）、询问与申请专业有关的课程等具体内容。如果打算附简历，则此部分可以写得简单些。
③结尾部分（Ending）：表达自己的愿望，如希望得到有关课程材料和入学申请表格，对对方为你所做的事表示感谢。
（3）求学申请信常用开头与结尾
求学申请信常用开头语：
①I would like to apply for graduate study in your department beginning September 2007.
②I am interested in your Doctor's Degree in Applied Mathematics,and wish to enter in the spring of 2008.
求学申请信常用结尾语：
①I should be most grateful if you would consider my application.
②I should be grateful to know the conditions under which the applicants are accepted.Would you please send me an application form and some related information as well?
（4）英文求学申请信正文部分的行文技巧
正文部分一般可以从三方面组织内容。
①用简短的开场白明确陈述写信的目的，即申请什么专业和学位，从何得知申请信息等，入学申请应明确说明申请何类性质或何种学位的课程，准备何时入学等。
②主体段用来概述自己的情况，包括年龄、专业、学历、资历、特长、兴趣等，旨在给对方留下深刻的印象。即使附有履历，也应在主体段总结说明自己的基本情况，强调自己具备充分的申请资格。
③结束段主要用来敦请对方关照，说明附件。根据需要，还可以在主体段与结束段之间增补段落，说明其他具体情况，如外语水平、获奖情况、经济能力等。
（5）范例
例1：(www.xing528.com)
January 1，2012
To whom it may concern ：
My name is Li Ming.I am an undergraduate student in Beijing University of Technology.I am interested in your master program in Management and I would like to receive further information.Please send me the necessary application form，the department brochure and information on assistantship for fall 2009 as soon as they are available.
Thank you very much for your help.
Yours sincerely
Li Ming
译文：
2012年1月1日
敬启者：
我叫李明，是北京工业大学的一名本科生。我对你们的管理硕士项目很感兴趣，希望能得到更详细的信息。若允许请寄给我必要的申请表，部门手册和2009年秋季助学金的信息。
非常感谢您的帮助。
此致
李明
例2：
February 10，2012
Dear Sirs，
I wish to enter a Cambridge College to read for a doctor's degree of science in medicine.Enclosed is a list of my qualifications and you will see what I have been studying at the graduate school for the past three years.
Could you kindly suggest which college would be most likely to receive my application so that I can apply to it individually?
Respectfully yours
Xiao Ming
译文：
2012年2月10日
敬启者，
我希望进入剑桥大学攻读医学博士学位。随函附上我的教育背景详单，您将看到我过去三年在研究生院学习的内容。
您能否建议哪所大学最有可能收到我的申请？以便我可以单独申请。
尊重您的
小明
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