如何写出一封好的商务英语求职信？

（一）语言特征

求职信属于商务信函，因此对商务信函的语言要求“5C”（Correct，Concise，Clear，Courteous，Complete），同样适用于求职信，另外再加上“F”（Formal）。

1.正确

语言表达规范，无拼写或语法错误是最基本的要求，也是求职者语言基本功的反映。语法或拼写上的错误会使人对你的语言能力或做事的仔细程度产生怀疑，这对求职是不利的。

2.简洁

有可能的话，尽量使用简洁的表达方式，如用“although”代替“in spite of the fact that”，用“decisive”代替“good at reach a decision”等。^[2]

3.清晰

求职信应能清楚地传递有关信息，不至于使阅读者产生任何疑惑或其他理解上的困难。

4.礼貌

求职信中使用的语言给人的感觉应该是礼貌、诚恳、自然。行文中应多注意对方的立场，使对方觉得你考虑到了他们的利益。

如应该把“I am afraid I won't be available for an interview for weekends.”改为“I'll be available for an interview at your convenience except for weekends.”。

最好避免使用强制性语言，把自己的观点强加于人，应该让对方自己去做出评价。

5.完整

求职信无论在内容还是格式上都应完整，遗漏掉重要信息无疑会给求职者带来不利影响。

6.正式

应使用正式的语言，避免过于口语化的表达。例如，在表达希望得到面试机会时可以说：“I would be grateful if I could be granted an interview.”，应避免：“Can you give me an interview？”之类的表达，尽量不要使用缩写形式。

（二）种类和基本要求

申请信分应聘申请（solicited application letters）和非应聘申请或称自荐信（unsolicited application letters or prospecting letters）两种，前者是针对招聘广告或经人介绍写给某一特定招聘单位、应聘某一特定职位的，而后者是在没有招聘广告的情况下主动申请到某机构工作。

申请信通常与个人简历一并寄出，所以它并不是对简历中已载明的时间、事件、个人经历等的简单重复，而应重点阐述其中最重要的、与所申请的工作联系最为密切的内容。应该注重陈述事实，不要夸张；语气要热情诚恳，不卑不亢；对自己的能力要充满信心，但不狂妄自大。

申请信的篇幅无须很长，一般不要超过一页。其格式与普通的商业书信相似，组成部分有信头（寄信人的姓名、地址）、写信日期、封内地址（收信人的姓名、地址）、称呼、信的正文、结束礼辞、写信人签名、附件等。

应聘申请信与非应聘申请信因为针对的情况不同，写法略有不同。

（三）写法

申请信的正文一般由三四个段落组成，其内容可分为起首、主体和结尾三大部分。

1.起首说明写信的目的

（1）应聘申请信

申请信的起首段落要简短明了，直接切入主题，说明写信的动机。对于应聘申请信，开始就应说明你所要申请的职位以及你的信息来源，比如见广告应聘，经他人介绍前来应聘等。

例1：Your advertisement for a Network Maintenance Engineer in the April 10 Beijing Youth Daily interested me and I feel I can fill that vacancy.

例2：I wish to apply for the position of marketing manager you advertised in your company's website.

例3：I firmly believe that I have the necessary qualifications and experience needed for the position of human resource manager，advertised in Nanfang Daily.

（2）非应聘申请信（自荐信）

非应聘申请信实际上是自荐信，其开始段落除了表达求职愿望外，还应适当提及你的个人资历和背景。如果你对招聘单位有所了解，也可对其做些褒奖，以引起读信人的兴趣。有时也可通过提问的形式引起对方的注意。

例1：Are you searching for a telecommunications manager with expertise in project management and team leadership？

例2：As an experienced and conscientious secretary who has had excellent training in business English writing，I am sure that I am qualified for the position of executive assistant.

2.主体部分（一两段）

（1）概括本人的经历和特长，表明自己能够胜任所申请的工作。如果说申请信的第一段是为了表达申请工作的愿望，那么信的中间部分就应该说服招聘者相信你的背景使你能够胜任工作。一般来讲，你应从三个方面陈述：教育、工作经验和个人技能。至于每一方面应包括哪些信息，应该重点强调什么，则取决于工作的具体要求和你的个人情况。如果招聘广告对应聘者的学业背景要求较高，那么你应重点陈述你的教育背景，说明你的专业学历、与所申请的工作有关系的课程等。如果你已经工作了，则应强调你的工作经验。至于个人技能，须依工作的不同性质而定。如果工作需要使用英语或计算机，你在申请信中就应对自己在这方面的能力进行说明。在陈述个人背景时要避免简单空洞地罗列，而应用“讲故事”的方式生动详细地说明自己曾经做过什么，突出自己的经验和成绩。(www.xing528.com)

下面来看一个例子。作者申请的是总经理私人秘书工作，如果他简单地说，“I have been a secretary for two years and am quite experienced in this work.”（我做秘书已经两年了，在这方面很有经验），显然过于抽象，你的经验体现在哪儿呢？相比之下，下面的详细陈述就更具说服力。

例文：For the last two years I worked as a personal secretary to the vice-president of ABC Company.I regularly attended and made reports on meetings，received callers and，in his absence，made minor decisions and dealt with much of his correspondence on my own initiative.I also made detailed arrangements connected with his attendance at conference，both in this country and abroad and，under his instructions，dealt with many of his personal matters such as renewal of licenses，etc.

译文：在过去两年里，我是ABC公司副总裁的私人秘书。我经常出席会议并做会议报告，接待来访者；副总裁不在时，我也做一些小的决定，并且自主处理他的信函。我还为总裁参加国内外会议做详细安排，依照他的指示，也帮助他处理诸如驾照续期等私人事务。

如果你的工作经历有限，可选择在申请信中将教育背景的主要部分加以强调，并列举你在校时参加的一些活动，这样可在一定程度上说明你未来的工作潜力。如：

例文：You will notice from my resume that English and Business Communication are among my favorite subjects.In addition，I was a member of the debating team，was on the journalism staff and was president of our speech club.You will find my written and oral communication skills well above average.

译文：从简历中您会看到，英语和商务沟通是我学得最好的两门课。此外，我还是校辩论队和通讯组成员，并且是演讲俱乐部主席。您会发现我的口头和书面交往技能均属上等水平。

在描述自己的资历和背景时，应实事求是，避免吹嘘和夸张。比如下列语句就不可取：“A study of your firm convinces me that I meet all the requirements of your sales personnel.”（在对贵公司做了研究后，我确信我符合做你公司销售员的所有要求。）

谦虚并不等于否定自己。申请信的目的是推销自己的优势，对于欠缺的地方尽量不提，更不可用否定的语气来提，否则会降低申请信的说服力。下面两句即是如此，“I regret that I do not have any practical experience in real estate field.”（很遗憾，我没有房地产方面的实践经验。）

（2）说明薪酬要求。很多招聘广告都要求应聘者说明自己所能接受的工资水平和离职原因。对于这类敏感问题，既不能回避，又不能太过直率，需要注意言辞的委婉。就工资而言，你当然可以明确提出自己的要求；但在你对招聘单位的基本工资水平并不了解或者工资收入并非你最关心的事项时，尽量不要明确说出自己的标准：“I would require a salary of RMB 2000 yuan per month as a start.”（本人希望起薪为每月2000元。）

（3）陈述离职原因。在陈述离职原因时，不要直接表露你对现有工作的不满，更不能批评单位负责人，而应着眼于未来，说明你换工作的目的是寻求更大发展等。请看下例：“I left this job in order to seek another one that would enrich my experience in my chosen career of banking.”（我离开现职是为了寻找另一份工作，以丰富我在银行业方面的经验。）

（4）提及随函附件。申请信往往是与个人简历和其他附件（推荐信、照片等）一并寄出的，所以应在信中对这些附件有所提及，如：“You will find from the attached resume tha…”（从随附的个人简历中，您会发现……）

3.结尾

申请信的目的是争取获得面试机会，因此往往以请求面试做结尾。请求既要直接，又要礼貌。在这里申请者应留下自己的联系地址和电话以及联系时间，也可表示自己愿意主动前来面试。

例1：May I have the opportunity of seeing you in person so that I may discuss this application with you in detail.My telephone number is 556—4567.

译文：我可否亲自与您会面，向您详细说明我的工作申请，我的联系电话是5564567。

例2：If you have an opening at present or expect to have one soon，I should very much appreciate hearing from you.I am enclosing an addressed envelope for your reply.

译文：随附一张写有收信人地址的信封。如果贵公司现在有职位空缺或者不久会有，请通知我，我将不胜感谢。

范例：

Dear Mr.Smith,

Five years' experience as secretary to the president of an international corporation tops the list of credentials I believe will qualify me for your executive secretarial position.In fact,the job described in your ad in yesterday's Daily News sounds tailor.Made to my abilities and experience.

My duties as an executive secretary have included the routine obligations plus extensive experience in communication with and travelling to foreign countries.I have learned to be assertive yet diplomatic,especially in sensitive situations.

The attached resume details my business and academic background.

I look forward to hearing from you.I can be reached at during workdays；at evenings and weekends.

Sincerely

XiaoMing

译文：

亲爱的史密斯先生，

五年担任一家国际公司总裁秘书的经验在我相信将使我有资格担任您的执行秘书职位的资历清单中名列前茅。事实上，你在昨天的《每日新闻》的广告中描述的工作听起来是为我量身定制的。

我有国外交流的丰富经验。

随附的简历详细说明了我的业务和学术背景。

我期待着您的回音。您可以随时联系我。

真挚的

小明