商务建议书的格式与内容建议

（一）建议书的普通格式

无论是哪种商业建议书，它们一般包括以下内容。

1.导言（阐述）

像其他商务文件一样，在建议书开端的导言部分，要明确阐述建议书的内容，即所建议的是什么；要运用简洁的语言来描述所提出的建议。在较短的非正式建议书中，导言部分可以由一句话构成；在较长的正式建议书中，导言的长度和句子结构的复杂程度要与其他部分相匹配。

2.揭示或认定问题所在

当提出建议时，一定会极力阐述一些对客户来说十分重要的问题。在阐明问题时，要富有创造力，要用所做研究的结果支持论点。问题描述得好坏对客户对建议书是否满意起着至关重要的作用。无论在建议书中承诺能达到哪些目标，还是花费多少成本，只有实施方案（solutions），才能最终决定建议书成功与否。

3.提出目标方向

在阐述问题之后，通常在建议书中给出实施方案的目标。把目标与实施方案分别列出，能使客户更好地评估、衡量建议书。目标的阐述会使建议书更具有逻辑性，会把所提方案和解决问题更好地连接起来。在建议书中，要使连接更加紧密，最好一点一点地列出实施方案的目标。

4.推出实施方案

描述实施方案就是在描述实现目标的计划。在阐述方案时，必须包括以下两方面：第一，此实施方案一定会成功地实现目标；第二，所提出的方案能更满意地实现目标。

5.方法、资源、日程、资格、管理

（1）方法。要使客户深信你能信守承诺，能达到并实现所提出的目标，建议书必须按照一定的方法书写，主要包括以下几方面：实施方案的方法或计划、设备条件和其他使用资源、日程安排、资格和管理项目的计划。

（2）资源。通过描述所使用的设备和资源，客户会清楚地知道你已经有一个很周密的实施计划，并会恰当地运用所需要的设备和资源。

（3）日程。客户有很多理由想知道你的日程安排是什么。比如，他们想知道：①何时可以看到预期的结果；②如何安排工作来确保日程有序、安全地进行；③项目是否在按照计划进行。

（4）资格。当客户考虑投资一个项目的时候，他们必须要清楚地了解提案人是否经验充足，是否有能力胜任。所以，在建议书中涉及提案人资格是十分普遍的。有些时候，客户不仅需要了解提案人的资格信息，还需要了解他们所在单位的信息。

（5）管理。当项目实施需要4人以上参与时，最好在建议书中描述小组工作管理的情况，这会使客户清楚地知道项目在有效的管理下实施、进行。如果参与的人数相对较少，那么必须清楚地阐明谁负责哪些部分，他的职责是哪些等；如果是很大的项目，参与人众多，那么必须有组织结构图和详细的任务分配描述、管理方法描述等。

6.成本

当客户要投资时，他们一定想知道所投资项目的开销。在建议书中，可以通过预算说明项目花费。在预算中要写明：会有一些不必要的花费；计算开销的方法。此外，所需资源的成本也需要列在成本项目中。

（二）自发性建议书/主动提供的建议书的格式

1.自发性建议书的结构大致可分为三个部分。

（1）揭示或认定问题所在（Problem）。

（2）提出目标方向（Objectives）。

（3）推出实施方案（Solution）。

2.更具体的结构可参见下面的小标题。

（1）问题（Problem）。(www.xing528.com)

（2）对策（Proposal Solution）。

（3）日程（Schedule）。

（4）支出/预算（Cost/Budget）。

（5）协调（Coordination）。

（6）效益（Benefits）。

（7）结束语（Conclusion）。

有时，简短的建议书只需表述三个基本内容：项目规划（proposed action）、人力配备（required personnel）和经费（fees）。

（三）非自发性建议书/非主动提供的建议书的格式

1.非自发性建议书（以其常见的项目投标书为例）的结构大体可分为四部分。

（1）导言（Introduction）。

（2）技术及法律程序详细资料（Technical and legal details）。

（3）接受标准（Acceptance criteria）。

（4）技术力量和设备条件（Personnel and facilities）。

2.当涉及企业项目时，更具体的内容可能包括如下。

（1）生产和销售数量（Sales and production volume）。

（2）市场营销（Marketing and distribution）。

（3）营业税（Revenue taxes）。

（4）产品的市场定价（Market prices of products）。

（5）执照费用（License fees）。

（6）启动成本（Start-up costs）。

（7）土地和建筑（Land and building）。

（8）销售成本（Cost of sales）。

（9）运营费用（Operating expenses）。

（10）本地劳务费用（Local labor cost）。