商务英语写作中措辞失得体的几个问题及避免方法

礼貌是商务英语写作的一大原则。商务交流与沟通应不忘多用一些礼貌用语，如“Thank you，Please，I would appreciate”等。一封彬彬有礼的信能使自己在读者心目中树立起一种热情、有良好文化教养和职业道德的形象，使收信人愿与你合作。在商务英语写作中，还应注意有碍礼貌的几个弊病，如不信任、居高临下、指责埋怨等，避免出现措辞失礼的问题。例如：

You must visit our office next month.

Please visit our office next month.

上述例子中，第一句采用的语气给人居高临下或命令的感觉，使人觉得不舒服、不平等，这样的言辞肯定会招致失败，从而失去商业机会。与之相比，第二句则采用礼貌的语气，容易产生积极的修辞效果，促使沟通与交流顺利进行。

You failed to read the instruction before using the machine.

Why didn’t you read the instruction before using the machine?

You are requested to read the instruction before using the machine.(www.xing528.com)

上述例子中，第一句和第二句的措辞都是否定的或带有否定意义，这种指责的语气易得罪对方，令人感觉不愉快。与之相比，第三句则采用缓和或礼貌的语气，对建立和谐的关系十分有利。

此外，商务英语写作还应避免使用不礼貌的性别歧视语言，否则容易引起不良效果。请对比分析以下例句。

We only use manmade materials.

You decide to market synthetic materials that meet our criteria.We will happy to consider using them.

上述例子中，第一句中的“manmade”一词带有性别歧视，女性读者读了会有一种不公平、不愉快的感觉；第二句则改用不带性别特征的词语“synthetic”，显得较为礼貌。