商务英语写作的特点及优化建议

（一）用词准确，表述专业

在商务英语写作中，如果有一个词或者是句子意义不够明确，就很有可能给企业带来损失。而且，许多内容都具有合同性，所以，商务英语写作的用词具有准确、具体、专业的特点，要求写作者使用专业、准确的词语帮助客户了解详情。要避免使用意义模糊或者是具有象征意义的词语，以免引起误解。要保证传递信息方和信息接收方在词义上的理解相同，否则沟通就不会有太大的效果，还要注意词语的感情色彩，引起读者的共鸣。作者要明确写作的意图，要有清晰的思路。例如，在表达买家具时不能笼统地用“furniture”来表示，而应该用具体的“table”“chair”等来表述。在广告文案中要使用“inexpensive”或者“reasonable”来表达价格，而不用“cheap”。在称呼别人的职位时，“sales person”和“sales representative”在感情色彩上也是有差别的，虽然是一样的职位，但是后者给人一种地位较高的感觉。

（二）造句简洁，段落完整

商务英语的写作和记叙文不同，不需要通过华丽的辞藻来增强效果，过多的词汇只会带来负面的效果，因此商务英语写作用词的特点在于简洁易懂，应该摒弃一切多余的修饰性用语。为了使句子更加简明，尽量用句组而不用从句，能用单词表达的就不用词组。而段落的清晰完整就是要使文章的结构完整，包括首段、发展段以及结尾等，且文章的段落之间和句子之间要连贯，有逻辑，正确使用连接词及词组。

（三）用语简明，行文果断

简明就是要在商务英语写作中删去本就知道的词语，如“The company was founded in the year of 2015”，这句中的“2015”本就是指年份，此时，“the year of”就显得有点多余，应该删去。再如“They have developed a new and original product.”中，“new”和“original”这两个词语的意思是相近的，所以只要用一个词就可以了。行文果断是指语言坦率、态度清晰，不可模棱两可，以免影响行文力度，要果断坚决，让客户感受到写作者想要表达的内容以及态度、情感，准确地表达信息。如果出现“It seems that you have forgotten.”就会显得不够果断，应该避免这样的句子出现。

（四）突出积极，避免消极

商务英语写作强调用语用词突出积极方面，因为积极因素更加能够引起读者的阅读兴趣，从而更容易获得认同，所以要避免消极色彩的表达方式。在单词中，要尽量不使用否定副词和带否定意义的前后缀的派生词汇，例如“disapprove”“careless”等，而像“If you have further questions，feel free to call me.”这样的句子就容易让人感受到积极的色彩，效果也会更好。此外，对于本身无消极色彩的单词有时如果使用不当也可能产生消极色彩，所以在写作时要格外注意。同时，在进行商务英语写作时还要注意从正面的角度来表达，因为在同一种现象上，站在不同的角度就会有不同的结果，而积极的表达往往更加容易被读者所接受，如果在商务英语写作中不得不表述消极的信息，那么就要对这些消极的信息加上合理可接受的解释，避免读者产生排斥心理，要让读者信服，从而弱化信息本身的消极色彩。(www.xing528.com)

（五）语言规范，逻辑清晰

由于商务活动丰富多样又时常变动，所以为了保证活动的参与者能够在语言的使用和理解上具有规范性、一致性，一些商务活动的写作所使用的语言在长期的实践和探讨中逐渐显现出其特有的语言特色。这些商务写作强调用词规范化，使用专业术语和专门的商务词汇语言具有条理性与逻辑性，按照商务活动惯用的写作方法和模式进行写作。

（六）紧扣主题，表达准确

在进行商务英语写作时，写作者不可以将虚假或者是证据不足的信息表述在文章中。商务工作者每天都会处理大量的信息，而那些没有实际意义的、主题无关的信息只会加大商务工作者的工作量，造成不必要的负担，所以写作时要紧扣主题，围绕主题来进行必要的阐述和说明是十分重要的，言简意赅才能够使商务活动者有效接收信息。但是有的商务英语的写作者在进行信函写作时，往往会在开篇介绍一些可有可无的信息，很久都无法进入主题。例如在写商务开发信函时，有些写作者会利用很大的篇幅来介绍自己公司的位置、规模等信息，这样就可能会引起阅读者的反感，而不愿意再读下去，效果就会适得其反。正确的写法是主要围绕公司的产品展开介绍，让对方尽快了解到合作的价值和意义所在，而公司的情况简单介绍即可。

（七）标题合理，结构统一

商务英语写作中的标题一般分为主题性标题和主旨性标题两类。主题性标题是用于提及某个主题，而主旨性标题则是为了将主题的内容及含义用精练的语言表述出来。因为主题性标题有其自身的缺点，所以为了方便读者的阅读，一般选择采用主旨性标题。标题下面的副标题要与标题保持紧密的联系，结构要统一。