这里主要介绍企业在生产经营过程中与其他单位或个人因往来结算所形成的债权债务的清查，包括各种应收（预付）和应付（预收）款项。对往来款项的清查主要采用“函证法”，函证法是清查人员为了获得债权、债务的实际数额，通过发函向其他公司或有关人员进行查对，并向对方取得证明资料。清查人员应将需要查询、核实的债权债务列出一张清单，并针对每一项债权债务填制“询证函”，询证函一般为一式两联，分为正联和回单联，填好后邮寄给往来单位或个人。
询证函分两种：（1）否定式询证函，就是要求收信人对核实的问题认为“不对”时，在规定期限内给予答复。如超过规定期限没有答复，则认为是正确的。（2）肯定式询证函，就是要求收信人对核实的问题不管是对还是错，都应在规定的期限内给予答复。如无回函，则需继续发函催询，直至有了结果为止。清查人员在使用否定式询证函时，有时得不到回函，在规定期限内没有收到回函，可能误解为已经取得令人满意的证据，造成清查失误。因此，对于账户余额很大、长期结欠、存有疑问的款项，宜采用肯定式询证函。相反，除主要债权债务人外，对于余额较小、往来正常的款项，为简化手续，可用否定式询证函。
收到往来单位或个人发回的询证函回单联后，清查人员应编制“债权债务清查结果报告表”（格式如表10-6所示），如果回函确认的债权债务实有数额与企业账面记录不一致，应该追查原因。首先应考虑是否为未达账项，如果是因为未达账项的原因造成账面记录与询证函不符，可以通过编制“往来款项余额调节表”（编制方法同银行存款余额调节表）消除未达账项的影响。如果调节后的结果仍然不符，则需要进一步查明原因，并作出相应的处理。(www.xing528.com)
表10-6 债权债务清查结果报告表
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