会计账簿的启用与登记规则详解

（一）账簿的启用规则

会计人员在启用账簿时，应在封面上写明单位名称和账簿名称，必须在账簿扉页上填列“账簿启用和经管人员一览表”，详细载明账簿的名称、册数、编号、共计页数、启用日期、单位名称，加公章，并由会计主管人员和记账人员签章。更换记账人员时应由会计主管人员监交，在交接记录内，填写交接日期和交接人员姓名，并由交接人员和会计主管人员签章，以保证账簿记录的合法性和账簿资料的完整性。账簿启用和经管人员一览表如表3-26所示。

表3-26 账簿启用和经管人员一览表

（二）登记账簿的规则

（1） 登记账簿必须根据审核无误的记账凭证以及所附的原始凭证或原始凭证汇总表进行登记。没有合法的记账凭证，不得登记账簿。

（2） 登记账簿时，应将会计凭证日期、编号、经济业务内容摘要、金额和其他有关记录逐项记入账簿内，同时在记账凭证上注明所记账簿的页数，或画“√”号，表示已经入账，避免重记、漏记。记账必须及时，凡当天应记的账，必须当天记完，不得拖延和积压。

（3） 记账必须用蓝、黑墨水书写。不准用铅笔、圆珠笔及其他褪色的墨水书写。这是因为各种账簿归档保管年限一般都在10年以上，有些则要长期保管，因此要求会计账簿记录保持清晰、耐久，防止涂改，以便长期查核使用。记账除结账、改错、冲销记录外，不能使用红色墨水。因为在会计核算中，红色数字有特定的用途和含义，一般用来表示对蓝色数字的冲销、冲减或表示负数等。

（4） 账簿中书写的文字和数字上面要留适当空距，不得写满格，一般应占格宽的二分之一或三分之一，并应在紧靠底线的部位书写。

（5） 各种账簿按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应将空行、空页划线注销，并注明“此行空白”或“此页空白”字样，并由记账人员签名或盖章。不得任意撕毁和抽换账页。

（6） 账户结出余额后，应在“借或贷”栏内写明“借”或“贷”字样。没有余额的账户，应在“借或贷”栏内写“平字”，并在余额栏内用“0”表示。每一账页登记完毕结转下页时，应结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下一页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样。

（7） 对于登错的记录，不得刮擦、挖补、涂改或用药水消除字迹等手段更正记账错误，应采用正确的错账更正规则进行更正。

（三）错账更正规则

在记账过程中如果发生错误，不得涂改、挖补、刮擦或者用化学药水消除字迹，不准重新抄写。应根据其性质和发现时间，按规定的更正方法进行更正，错账的更正方法，一般有下列几种：

1. 划线更正法

如发现账簿中所记录的文字、数字有错误，而其所依据的记账凭证没有错误时，应采用划线更正的方法进行更正。更正时，先在错误的文字或数字上划一红线表示注销，对注销的部分应当保持原有字迹仍可辨认，然后在划线的上方填写正确的文字或数字，并由记账人员在更正处签章，以示负责。更正错误的数字时，应当将该数字全部注销，不得只更正其中的个别数字。

［例3-2］某企业接受国家投入人民币850 000元，其所编记账凭证中，应借、应贷科目和金额均正确无误，但登记账簿时，所记数字写错。其记账凭证和错误账簿登记如下：

（1） 原记账凭证：

（2） 登记账簿时，误将850 000元写成580 000元，因此，应用划线更正法进行更正。更正如图3-1所示。

图3-1 更正后的账户对应关系

2. 红字更正法

红字更正法，又称红字冲账法。一般适用于记账凭证科目用错、借贷方向记反或所记金额大于应记金额等原因造成的错误，无论是否结账均应用红字更正法进行更正。分以下两种情况处理：

（1） 在根据记账凭证记入账簿后，才发现记账凭证中应借、应贷的账户或金额以及记账方向有错误，可用红字更正法进行更正。更正时，先用红字金额填制一张与原错误记账凭证内容完全相同的记账凭证，并据以用红字登记入账，冲销原错误的记录；然后，再用蓝字或黑字填制一张正确的记账凭证，并用蓝字或黑字登记入账。

［例3-3］用银行存款支付管理部门办公费5 000元。在填制记账凭证时误将“管理费用”科目填写为“制造费用”科目，并已登记入账。(www.xing528.com)

① 原错误记账凭证：

② 用红字更正的原错误记账凭证和用蓝字填制的正确记账凭证

（注： 表示红字）

③ 上例会计凭证登记账簿后，其账簿记录列示如图3-2所示。

图3-2 更正后的账户对应关系

（2） 在根据记账凭证记入账簿后，才发现记账凭证中应借、应贷的会计科目、记账方向都没有错误，只是所记金额大于应记的正确金额。更正时，将多记的金额用红字填制一张与原错误记账凭证相同的记账凭证，并据以用红字登记入账，用以冲销多记部分。

［例3-4］车间领用材料一批用于生产产品，价值1 000元。在填制记账凭证时，会计科目及借、贷方向均无误，只是将金额1 000元误记为10 000元，并已入账。

① 原错误记账凭证：

② 红字金额更正记账凭证：

③ 会计凭证记账后，其账簿记录列示如图3-3所示。

图3-3 更正后的账户对应关系

3. 补充登记法

在根据记账凭证记入会计账簿以后，发现记账凭证中应借、应贷的会计科目、记账方向都没有错误，只是所记金额小于应记的正确金额。更正时，将少记的金额用蓝字填制一张与原错误记账凭证相同的记账凭证，并据以用蓝字登记入账，用以补充少记金额。

［例3-5］企业管理部门领用材料10 000元。在填制记账凭证时，应借、应贷的方向及会计科目均无误，只是将金额10 000元误记为1 000无，并已登记入账。

① 原错误记账凭证：

② 用蓝字编制记账凭证补记：

③ 上例会计凭证登记账簿后，其账簿记录列示如图3-4所示。

图3-4 更正后的账户对应关系