会计日记账和订本账簿的使用说明

（一）会计账簿的意义

会计账簿，是具有专门格式而又相互联结在一起的若干账页组成的，以会计凭证为依据，分类、连续、系统、全面地记录各项经济业务的簿籍。

企业每发生一项经济业务，都必须取得或填制会计凭证，但是，由于每张会计凭证只能反映个别经济业务的内容，它们所提供的会计核算资料是零散的。因此，为了把分散在会计凭证中的大量的核算资料加以集中、归类、整理，取得完整、连续、系统的会计核算资料，并为编制会计报表提供依据，就必须设置和登记账簿。设置和登记账簿是会计核算的一种专门方法，也是会计核算的中心环节，账簿的设置和登记，对于全面、系统、序时、分类地反映各项经济业务，充分发挥会计在经济管理中的作用，具有重要意义。

1. 提供综合会计信息，为编制会计报表提供依据

通过设置和登记账簿，记录的各类账户的发生额及其余额资料，既能提供总括资料，又能提供详细资料，为会计日常监督和期末编制会计报表提供依据。

2. 有效发挥会计监督，保护财产物资的安全完整以及资金的合理使用

通过账簿记录，可以连续反映各项财产物资的增减变动及其结存情况，并通过财产清查，发现问题，及时解决，以保证财产物资的安全完整和资金的合理使用。

3. 提供会计分析的资料，为会计检查提供依据

通过账簿记录，利用账簿所提供的核算资料，进行会计分析和会计检查，即把记账和用账结合起来，考核经营成果，改善经营管理，实施会计监督。

（二）会计账簿的种类

会计账簿的种类多种多样，为了更好地了解和正确运用会计账簿，根据不同的标准可以对账簿做不同的分类。

1. 会计账簿按用途分类

账簿按用途分为序时账簿、分类账簿和备查账簿。

（1） 序时账簿，也称日记账，是按各项经济业务发生或完成时间的先后顺序，逐日逐笔进行登记的账簿。日记账又分为普通日记账和特种日记账，普通日记账是用来登记全部经济业务发生情况的日记账，把每天发生的经济业务，按其先后顺序，编制相关会计分录记入账簿中。由于登记普通日记账要花大量的时间和精力，而且查阅资料也不方便，后来逐渐被各种特种日记账所代替。特种日记账是用来记录某一类经济业务发生情况的日记账。为了加强货币资金的管理，多数企业只设置现金和银行存款日记账，为了简化记账的手续，其他经济事项一般不再设置特种日记账进行登记。

（2） 分类账簿，又称分类账，是对全部经济业务按总分类账户和明细分类账户进行分类登记的账簿。分类账簿按其核算的详细程度划分，又分为总分类账簿和明细分类账簿两种。总分类账簿，又称总账，是根据总分类科目开设，用以记录全部经济业务总括核算资料的账簿。明细分类账，也称明细账，是按总账所属的明细账户开设，用以记录某一类经济业务明细核算资料的分类账簿。

（3） 备查账簿，又称辅助账簿，是对某些不能在日记账和分类账中记录的经济事项或记录不全的经济业务进行补充登记的账簿。为经营决策提供参考资料，如以经营租赁方式租入包装物的登记簿、受托加工材料登记簿等。各企业根据实际需要自行决定是否设置此账簿。

2. 按账簿的形式分类(www.xing528.com)

账簿按外表装订形式可以分为订本账簿、活页账簿和卡片账簿。

（1） 订本账簿，是在账簿使用之前，就把若干账页装订在一起的账簿。订本账簿可以避免账页散失，防止抽换账页。由于账页序号和总数已经固定，不能增减，所以，开设账户时，必须为每一账户合理预留账页，避免造成浪费。订本账簿一般适用于总分类账和现金、银行存款日记账。

（2） 活页账簿，是把若干张零散的账页，根据业务需要，自行组合装订而成的账簿。采用活页式账簿，可以根据实际需要，随时将空白账页加入或取出账簿，避免了账页的浪费。但是，活页账簿中的账页容易散失和抽换，所以，空白账页在使用时必须顺序编号并装订在账夹内，在更换新账以后，要装订成册妥善保管。活页账簿一般适用于各种明细账。

（3） 卡片账簿，是利用卡片进行登记的账簿。卡片账簿必须按顺序编号并装置在卡片箱内，由专人保管。卡片账簿的优缺点与活页账簿基本相同。主要适用于财产类明细账，如固定资产卡片账。

3. 按账页格式分类

会计账簿按账页格式的不同可以分为三栏式账簿、多栏式账簿和数量金额式账簿三种。

（1） 三栏式账簿是由三栏式账页组成的账簿。三栏式账页一般采用借方、贷方、余额三栏作为基本结构，它适用于只需要进行金额核算的经济业务，是账簿的基本格式，如总分类账、应收账款、应付账款等明细账簿都采用这种格式。

（2） 数量金额式账簿是由数量金额式账页组成的账簿。其基本格式也采用借方、贷方、余额三栏，但是在每栏内再分别设置数量、单价、金额三个小栏目，以详细反映经济活动的内容。该类账簿一般适用于既需要进行金额核算同时又需要进行数量核算的经济业务，如原材料、库存商品等明细账簿常采用这种格式。

（3） 多栏式账簿是由多栏式账页组成的账簿。其基本格式采用借方、贷方、余额三栏，但根据反映的经济业务的特点和对会计资料分析的要求，在借方栏或贷方栏内再分别设置若干专栏，以详细具体地进行分项反映某一小类的经济业务的情况，如管理费用、制造费用等明细账簿常采用这种格式。

（三）会计账簿的基本内容

各种账簿所记录的经济内容不同，账簿的格式又多种多样，不同账簿格式所包括的基本内容也不尽一致，但各种账簿应具备一些基本要素，主要包括以下内容：

1. 封面。封面主要标明各种账簿的名称和记账单位的名称以及会计年度。如总分类账、现金日记账、银行存款日记账、原材料明细账等。

2. 扉页。扉页主要列明科目索引及账簿使用登记表，无论是订本账还是活页账，在使用之前首先填列账簿启用的日期和截止日期、页数等；经管账簿人员一览表和签章；会计主管人员签章；账户目录等。

3. 账页。账页是账簿的主要内容，虽然账页格式多种多样，但一般应包括以下内容：

（1） 账户名称；（2）登账的日期栏；（3）凭证种类和号数栏；（4）摘要栏（记录经济业务内容的简要说明）；（5）借方、贷方、余额栏以及余额的方向（记录经济业务的增减变动）；