一、工作分析的步骤
工作分析的过程分为4个阶段：前期准备阶段、信息收集阶段、整理分析阶段和整合反馈阶段。
（一）前期准备阶段
在前期准备阶段，需要明确3件事情：确定工作分析人员、制订工作分析计划和进行必要的事先沟通。
1.确定工作分析人员
确定工作分析人员即确定由哪些人参加工作分析。一般来讲，工作分析需要3类人员参加：岗位的直接工作者、部门主管和人力资源部的工作分析专员（有时候，需要外聘专家的加入）。
2.制订工作分析计划
一般来讲，工作分析计划的内容可分为8个部分：背景介绍、目的、工作分析的内容与结果、需要的资料、方法、实施者、实施步骤、成本预算。
3.进行必要的事先沟通
这是指要与所要分析的岗位所在部门进行必要的沟通，使直线部门对参与工作分析人员的工作作出预先安排，以免影响正常工作。
（二）信息收集阶段
在这个阶段，主要收集两方面的信息：首先是工作本身的信息，其次是从事这份工作的人的信息。
1.工作本身的信息
工作本身的信息包括岗位的名称、工作编号、工作地点、工作时间、直属上级、所辖下属、岗位人员定额、岗位等级、工作的具体内容及具体要求、完成工作的方法和程序以及工作所必需的设备、工具和环境等。
2.从事该项工作的人的信息
从事该项工作人的信息包括性别要求（部分特殊岗位有性别要求）、年龄要求、学历学位要求，专业要求、技术水平要求、工作经验要求、性格要求以及其他的任职资格要求等。
（三）整理分析阶段
信息收集好了之后，需要对信息进行分析。包括鉴别真伪和整理排序两个阶段。
1.鉴别真伪阶段
鉴别真伪阶段是去伪存真的过程。收集来的信息很杂，需要根据组织战略、岗位的具体情况和组织的业务流程，本着立足现状、满足未来、强调系统性的原则，剔除不必要的信息，保留真实有用的信息。
2.整理排序阶段
整理排序是一个对鉴别真伪后保留下来的信息进行整理并按照时间先后顺序或事情的重要程度进行排列的过程。首先根据鉴别后的信息，确定岗位的任务、职责、权利、隶属关系、工作环境，从事这份工作必备的知识、经验、生理素质、操作能力、心理素质等。然后，将这些信息进行系统的分类，按时间顺序或重要程度进行排序。
（四）整合反馈阶段
在整理反馈阶段，要根据第三阶段整理的资料，进行归纳总结，形成初步的工作说明书（或职位说明、岗位职责、岗位规范），并把这个工作说明书拿给相关人员，请其对工作说明书的内容进行审查和确认；或与员工实际工作进行对比，找出不同，加以讨论并修订工作说明书。必要时，可以在实际工作中进行试运行，并就运行中出现的问题进行修正，对工作说明书及时进行修订和补充，形成最后的工作说明书。工作说明书投入使用后，也需要根据组织战略的调整及公司的发展进行及时的修正和补充。
二、工作分析的方法
（一）定性分析法
1.观察法
观察法是指工作分析人员在工作现场观察并记录工作人员的行为以及工作环境等信息，然后分析、归纳，整理成适用的文字资料的方法。使用观察法进行工作分析时，工作分析人员必须注意员工在做什么、如何做、为何要做、技能如何，对于可优化的工作事项要加以注明。在某一场地观察后，最好再去其他场地观察，以求信息的真实性。观察法的优点在于简单，能够很直观地获取第一手资料；其缺点在于有些信息无法通过观察获得，此外，在现场观察很可能会影响现场工作人员的工作。观察法适用于大量标准化的、周期较短的以体力劳动为主的工作，不适用于以脑力劳动为主的工作。
2.访谈法
访谈法又称为面谈法，主要是由工作分析专家与被分析工作的任职者就该工作进行面对面的谈话，从而获得相关信息的方法。访谈法主要围绕工作目标、工作内容、工作性质、工作范围、工作职责以及任职资格等方面进行访谈。访谈法的优点在于可以简单、快速、直接地获得该岗位的信息；其缺点在于对访谈者的要求较高，需要访谈者有较强的沟通能力和对谈话现场的把控能力，如果无法获得被访谈者的信任，信息就会失真。此外，访谈法耗时比较长，也会影响员工的正常工作。访谈法一般与其他方法配合使用。(www.xing528.com)
3.工作日志法
工作日志法又称工作写实法，指通过对任职者的工作日志中的相关信息进行归纳、分析，确定该岗位的工作内容、工作关系、劳动强度等工作分析所需要的信息。其优点在于不需打扰员工工作就能获得需要的信息，信息较全面，真实；缺点在于工作量大，如果该岗位的任职人员没有填写工作日志就无法使用此方法。工作日志法适用于工作循环周期较短、工作状态稳定的职位。
4.关键事件法
关键事件是指使工作成功或失败的行为特征或事件。关键事件法是将工作过程中的关键事件详细地加以记录，在获取大量信息的基础上，对多岗位的特征和要求进行分析研究的方法。
（1）实施步骤。首先，由工作分析专家向一些对该岗位比较了解的员工提出诸如以下的问题并请他们回答：导致该事件成功或失败的主要因素是什么？工作中的各种行为的一般后果是什么？这些行为是否处于任职者可控范围内？哪一位任职者完成工作最好？该任职者是如何完成工作的？其次，由工作分析专家收集每一个职务的关键信息，分析它们发生的频率、重要程度、对任职者的能力要求等，形成工作说明书。对每一个关键事件的描述应该包括：导致事件发生的背景原因，员工的哪些行为是特别有效的，关键行为的后果是否被认知，员工控制上述行为后果的能力等。
（2）优缺点。关键事件法的优点是：既能获得有关职务的静态信息，又可以了解职务的动态特点，还可以确定行为的任何可能的利益和作用。其缺点是：收集和分析“关键事件”耗时长、工作量大，同时因其收集的是“对工作绩效显著有效或无效的事件”，难以顾及中等绩效的员工，不能完成全面的工作分析。
（二）定量分析方法
工作分析的定量分析法一般指通过问卷调查获得数据，并对数据进行分析的方法。常见的方法有管理人员职位分析问卷分析法和管理职位描述问卷分析法。
1.职位分析问卷
职位分析问卷（position analysis questionnaire，PAQ）共包括194项要素，其中187项用来分析完成工作过程中员工活动的特征，另外7项涉及薪酬问题。所有的要素又被划为6个类别（分别是信息输入、思考过程、工作产出、人际关系、工作环境以及其他特征），PAQ给出每一项目的定义和相应的工作元素数目。在应用PAQ时，职务分析人员依据6个计分标准（使用程度、时间长短、重要性、发生的可能性、适用性及特殊计分）对每个工作要素进行衡量，给出主观评分。据此给每个工作的各个要素分配一个量化的分数，经综合，对各个工作划分等级，从而为确定每一种工作的薪酬标准提供依据。PAQ要求由职务分析人员来填写，并且要求职务分析人员对被分析的职务要非常熟悉。
2.管理职位描述问卷分析法
管理职位描述问卷（management position description questionnaire，MPDQ）是专门为管理职位设计的一种结构化的职务分析问卷，在调查方法和信息收集形式上与PAQ相似。问卷含有与管理责任、约束、要求和其他多方面职位特征相关的208个用来描述管理人员工作的问题，采用6个计分标准对每个项目进行评分。208个项目被分为13个类别，即产品、市场与财务战略计划，与组织其他部门和员工之间的关系协调，内部事务控制，产品与服务责任，公共关系，高层次的咨询指导，行动自主权，财务审批权，员工服务，监督，复杂性与压力，重要财务责任和广泛的人事责任等。MPDQ通常用于分析和评价新管理岗位的工作内容和工作条件，以决定其工作的薪酬水平及在组织薪酬结构中地位。这种问卷对选拔管理人员，发现和建立合理的晋升制度，安排有关培训项目和按工作要求建立薪酬等级方面的工作十分有效，此外，MPDQ还可以用来对工作进行归类。
【理论单元习题】
一、选择题
1.下列选项中不属于工作分析的方法的是（）。
A.观察法 B.访谈法 C.问卷调查法 D.案例分析法
2.下列选项中属于编写工作说明书时常见的错误做法是（）。
A.关键事件 B.职位描述 C.一劳永逸 D.理解原则
二、判断题
1.在编写工作说明书时，要求内容简洁明了，语言逻辑性强，用词准确、规范。 （ ）
2.工作说明书给出的对任职者的要求是满足标准而不是最优标准。 （ ）
3.一般来讲，工作分析可以为组织的招聘、培训和考核等提供依据。因此，企业应该频繁地进行工作分析。 （ ）
三、填空题
1.工作分析包括4个阶段：前期准备阶段、信息收集阶段、_____________和整合反馈阶段。其中，_____________阶段包括鉴别和整序两部分内容。
2.工作分析包括两方面内容，一是职位描述，二是_____________。
3.一般说来，在组织创新、创建新组织、_____________和组织从未进行过工作分析时是进行工作分析的最佳时机。
四、简答题
1.工作分析的步骤是什么？请简要回答。
2.简述工作分析的方法。
【能力单元】
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