工作分析：作用、内容、任务和时机

工作分析是指对组织中某一特定岗位工作的性质、内容、责任、方式以及任职人员的资格要求等信息进行收集、分析和整理，作出明确规定，并进行规范描述的活动。

一、工作分析的作用

工作分析是组织内人力资源管理活动的基础。

（一）工作分析是组织制订适合自身发展的人力资源规划的基础

工作分析明确了现有岗位的资质能力的要求，有利于组织根据自身的战略有针对性地制订人员需求与供给计划。比如，现有员工的知识技术水平不能够满足组织战略对人才的需求，就需要有针对性地进行外部招聘或者内部培训。

（二）工作分析是员工招聘的基础

通过工作分析，明确了从事该岗位工作的人员的任职资格要求和数量要求，这使组织在人员招聘时有了衡量标准。因此，工作分析是组织进行员工招聘的基础。

（三）工作分析是组织进行员工培训的基础

工作分析明确了从事该岗位的技术水平和能力的要求以及该项工作的具体内容，这是组织有针对性地制订培训计划的基础。

（四）工作分析是组织进行绩效管理的基础

工作分析明确了工作内容和达到的要求，有助于对员工进行绩效评价和绩效管理。

（五）工作分析是薪酬管理的基础

工作分析明确了该岗位存在意义，明确了其在组织中的地位，为组织进行薪酬管理时确定薪酬等级和薪酬水平以及合理地给予员工报酬奠定了基础。

（六）工作分析是劳动安全保护工作的基础

工作分析明确了工作需要的工作环境，组织可以根据这个环境要求，预先做好劳动安全保护工作。

二、工作分析的内容

工作分析的内容分为两部分：一部分是工作本身，很多书中称为工作描述，主要包括工作的名称、目的、内容与特征、时间、地点、设备与工具、工作环境、隶属关系等。另一部分是任职者说明，即从事这份工作的人的信息，主要是对从事这份工作的人的生理、心理和资历的要求，比如年龄要求、性别要求、知识、技能、工作经验、资质等方面的要求。

三、工作分析的任务

工作分析的基本任务是回答如下7个问题，即在何时（when），何地（where），由谁（who），为谁（for whom），做什么事（what），为什么要去做（why），怎么做这件事（how），也就是人们常说的“6W＋1H”模式。

（一）何时：when

这里指的是工作的时间安排，包括工作的起止时间以及工作的时间间隔等。例如，“工作时间：9:00—17:00，周六、周日休息”，“实行倒班制，中夜班＋上午班，大夜班＋下午班，一周后轮班；每周双休；中夜班：16:00—24:00，大夜班：24:00—早8:00；上午班：8:00—12:00；下午班：12:00—16:00”

（二）何地：where(www.xing528.com)

这里指的是工作活动的地点，包括工作场所、工作环境等，既包括温度、光线、照明等自然环境，也包括工作群体、文化环境等社会环境。

（三）由谁：who

这是指由谁来从事这份工作，指的是对任职者的要求，包括生理上的要求、心理上的要求以及资质和能力的要求。

（四）为谁：for whom

这里指的是这个岗位在组织中的位置，即在工作中与哪些人发生业务联系，为哪些岗位服务，也就是这个岗位在组织业务链中的上游和下游是谁。

（五）做什么：what

这里指任职者所要从事的具体工作活动，包括工作内容、工作衡量标准和工作要达到的结果。

（六）为什么要做：why

这里指的是任职者工作的目的是什么，也就是该项工作在组织中的作用和存在的意义，包括工作目的以及对其他工作的影响等。

（七）怎么做：how

这里指的是任职者从事该项工作的方式，包括工作方式、工作流程、所使用的设备和工具以及相关的文件和记录、重点和关键的环节等。

四、工作分析的时机

工作分析如此重要，什么时候进行工作分析比较合适呢？一般来讲，工作分析的最佳时机在以下4个阶段。

（一）创建新组织

对新成立的组织进行工作分析，有助于组织明确岗位的具体工作内容、标准和结果以及从事该岗位工作的人员要求，从而为组织人力资源管理工作（如员工招聘、员工培训等）打下基础。

（二）组织战略调整

由于组织内外环境的变化，组织的战略必然会进行不断地调整，从而使组织能够在复杂的环境中生存和发展。组织战略的调整，必然会导致组织的工作内容和工作性质发生变化，甚至会导致组织架构发生变化，组织对员工的知识、技能等的要求也必然会发生变化。通过适时的工作分析，有助于员工和组织适应这种变化，从而使组织战略得以实现。

（三）组织创新

组织创新，如技术革新、流程再造等，都需要组织重新定岗、定员，以达到人力资源的合理配置，而究竟要如何合理配置，就需要通过工作分析来实现。

（四）组织从未进行过工作分析

对于从未进行过工作分析的组织，需要及时进行工作分析，从而理顺组织业务流程、合理配置员工、规范员工行为，以确保组织人力资源管理及其他各项管理活动的顺利进行。此外，在组织管理实践中，还需要根据实际情况，适时地进行工作分析，以确保岗位与人的合理配置和人力资源的合理使用。