如果你问别人在做什么，可能会得到同样的答案——忙。至于忙的是什么，有多忙，无人可知。对于这个“忙”字，很多人又爱又恨，爱的是，“忙”代表我们有事情做，代表我们正在积极、努力地奋斗着；恨的是，“忙”未必代表高效率，甚至可能是像一只无头苍蝇一样瞎忙，这样的“忙”很难预示着一个美好的未来。
我们总是有很多的事情要做，甚至日程表上会从早到晚安排得满满登登，其中还会有一些不识趣的紧急事务出来捣乱，搞得我们晕头转向，不得不“头疼医头，脚疼医脚”，结果效率没有什么提高，工作质量也没有什么改进。
那么，对于那么多的事情，我们应该做怎样的安排，才能既有效率，又不耽误其他工作呢？看完下面的这个故事，也许你会有所领悟。
教授正在给即将毕业的MBA班的学生上最后一堂课。令学生们不解的是，讲台上放着一个大铁桶，旁边放着大小不等的大块石块。“我能教给你们的都教了，今天我们只做一个小实验，”教授说着把石块一一放进桶里，当桶里再也装不下任何一块石头的时候，才停了下来接着说，“现在桶满了吗？”
“是。”学生们回答。“真的吗？”教授问。随后，他不紧不慢地从桌子底下拿出了一小桶碎石块，抓起一把，放在铁桶，然后慢慢摇晃，又抓起一把……不一会儿，一小桶碎石块都装进了桶里。
“现在桶满了吗？”教授又问。“还可以吧。”有了上一次的经验，学生们开始变得谨慎了，事实上，他们对于这个回答也不是很确定。
“没错！”教授一边说，一边从桌子底下拿出一小桶细沙，倒在铁桶的表面，然后慢慢地摇晃铁桶，半分钟之后，细沙不见了。
“现在铁桶满了吗？”“还没有。”尽管学生们心里很没底，仍然这样回答。“没错！”教授从桌子底下拿出来一罐水，全部倒进了桶里。
教授抬起头来，微笑着问：“这个小实验说明了什么？”一个学生站起来说：“它说明，你的日程表排得再满，也能挤出时间做更多的事。”
“有点道理，可不是我想说的，”教授顿了顿说，“我想说的是，如果你不是首先把石块装进桶里，那么你就再也没有机会把石块装进铁桶里了，因为铁桶里早已装满了碎石、沙子和水。而当你先把石块装进去，铁桶里会有很多你意想不到的空间来装剩下的东西。在以后的职业生涯中，你们必须分清楚什么是石块，什么是碎石、沙子和水，并且要总是把石块放在第一位。”
其实这个故事的结论，可以用一句很容易理解，也是最有指导性的话来概括，就是凡事分清轻重缓急：工作中我们不要“眉毛胡子一把抓”，要根据事情的紧急和重要程度安排处理的先后顺序。
在一般的情况下，确定一项工作是否需要立即去做，有两个最基本的要素，即紧迫性和重要性。紧迫的工作往往显而易见，它们会给你造成压力，要你立即采取行动，而且通常很容易完成，但它们又往往是不重要的。要想提高工作效率，精髓就在于：分清轻重缓急，设定优先顺序。(www.xing528.com)
美国伯利恒钢铁公司总裁查理斯·施瓦伯向效率专家艾维·李请教更好地执行计划的方法。艾维·李声称可以在10分钟内就给施瓦伯一样东西，这东西能把公司的业绩提高50%。他递给施瓦伯一张空白纸说：“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”
施瓦伯用了5分钟写完。艾维·李接着说：“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”
施瓦伯又花了5分钟。艾维·李说：“好了，把这张纸放进口袋，明天早上第一件事是把纸条拿出来，做第一项最重要的。不要看其他的，只是第一项。着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样的方法对待第二项、第三项，直到你下班为止。如果只做完第一件事，那不要紧，你总是在做最重要的事情。”
艾维·李最后说：“这个试验你爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。”
一个月后，施瓦伯给艾维·李寄去一张2.5万美元的支票，还有一封信。信上说，那是他一生中最有价值的一课。
5年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂。
人们总是有不按轻重缓急的顺序办事的倾向，宁可做那些令人愉快或是方便的事，但是这样做往往是比较浪费时间和缺乏效率的。
当你养成了好习惯，能够分清工作的轻重缓急，并据此安排工作顺序的时候，你就能把众多的工作“合并同类项”，合理地支配时间，有效地提高效率，永远做最该做的事情。你将不再为繁忙的工作所累，你将花更少的时间做更多、更重要的事情。
【日事日清工作箴言】
1.最没有效率的人就是那些以最高的效率做最没用的事的人。
2.我们只有学会将重大事件加以整理，按照轻重缓急的次序排列，才能选定最有效的行动方针。
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