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抓住时间盗贼:捍卫工作效率的秘诀

时间:2023-06-04 理论教育 版权反馈
【摘要】:德鲁克给他提了一个建议,让他记录下自己的时间分配情况,并且一连记录6个星期,之后再跟他原来的估计比较。这是时间的最大窃贼,是荒废工作的最主要因素。美国一项对200家大公司员工进行的调查显示,他们每年都要把六周的时间花在寻找乱放的东西上。这就是说,每年他们要损失10%的工作时间。

抓住时间盗贼:捍卫工作效率的秘诀

在现代化办公中,最不可缺少的恐怕就是电脑了。它能够帮助我们接触到大量的信息,帮助我们实现办公自动化。但是你可能并不知道,电脑在帮助我们节约时间的同时,正在一声不响地偷走我们的时间。

芝加哥先驱报》指出:办公室职员每个星期平均浪费在电脑上的时间为五个半小时。在这段时间里,19%用于等待电脑或同事来做事情,16%用于帮助同事使用电脑,17%用于电脑检查或格式化,12%用于学习使用新软件,14%用于删除库存档案,5%用于安装软件,还有17%用于“玩电脑游戏,但无法证实,因为接受调查的人皆不愿意进一步讨论”。该报纸还做了一个假设:如果美国使用电脑办公的人数为2500万人,那就表示每年将浪费掉50亿个小时,折算成工资支出为1000亿美元。因此,对于一些人来说,电脑纯粹是个浪费时间的发明,是个不折不扣的时间大盗。

要保证及时完成工作,不耽误时间,真正成为一个日事日清的高效能人士,首先就要拿和我们工作密不可分的电脑开刀,提高电脑使用效率。你应该提高文件和档案电脑化所花费的时间,不要浪费时间输入不必要的信息,不要花太多的时间过度地编辑或改写文件,不要放任自己浪费时间去摸索电脑和软件的使用,更不要沉溺于工作时间上网交友……只有这样,电脑才能成为帮助我们节约时间的工作好伴侣。

当然了,偷时间的贼还远远不止这一个,而且从表面上看我们不会因为它们失去什么,但你不得不承认,这些小偷们会一直给我们的生活添乱,因为它们总是悄无声息地偷走你的宝贵时间。要想抓住它们,没有别的办法,最好的办法就是揭开它们的面具,看清它们的真面目。

某公司的董事长,十分肯定地对彼得·德鲁克说他的工作时间安排得非常合理,利用得非常充分:1/3用于与公司高级管理人员研讨业务,1/3用于接待重要客户,其余1/3则用于参加各种社会活动。

德鲁克给他提了一个建议,让他记录下自己的时间分配情况,并且一连记录6个星期,之后再跟他原来的估计比较。结果,这位董事长发现他的时间基本上都没有花在这三个方面。他所说时间分配,不过是他的理想状态,是他的记忆,而不是实际情况。

在工作中,我们也是这样,总是认为自己在争分夺秒地工作着,总是觉得时间不够用,实际上,那些黄金钻石都换不回的时间,早已经被数不清的藏在暗处的家伙们窃走了。

时间有三个,第一个是过去的时间,第二个是现在的时间,第三个是未来的时间。如果你现在觉悟了,你失去的不过是第一个时间,也就是说你还有三分之二的胜率。我们不妨从现在开始抓贼,优化自己的时间管理

懒惰。这是时间的最大窃贼,是荒废工作的最主要因素。我们可以借助一些日程表排定工作顺序,并规定完成时间,而且要避免在家里工作,因为家里过于舒适和放松,最关键的就是及早开始,立刻行动。

找东西。美国一项对200家大公司员工进行的调查显示,他们每年都要把六周的时间花在寻找乱放的东西上。这就是说,每年他们要损失10%的工作时间。对付这种小偷,虽好的办法就是不用的东西扔掉,用的东西分门别类保管好。

独自若撑。虽然我们讲分工,讲按劳分配,但是有分工必有合作,要想提高时间的使用效率,最好能够寻求他人的协助,授权他们去做好,这样你不仅能获得和别人沟通的机会,享受双赢的成果,还能减轻自身的负担。(www.xing528.com)

白日梦。有些人工作的时候,总会开小差、溜号儿,不是翻来覆去地想着某些电影情节,就是想着未来发达的机会,这些不会给你的时间管理带来任何益处,只会让时间在空想的时候白白溜走。

拖拖拉拉。做事情要花许多时间思考,担心这个,顾虑那个,要么就是找借口推迟行动,或者因为没有完成任务而悔恨。在这段时间里,如果我们付诸行动,事情早已经结束了,甚至已经转入下一个工作了。

缺乏规划。总是没有明确的时间安排,不知道应该先做什么后做什么,结果脚踩几条船,同时周旋在几件事情之间,顾得了头,顾不了尾,忙乱不堪,根本集中不了精力去处理那些最重要的事情。

像这样的时间小偷还有很多,比如开不完的会议、响不停的手机、混乱的办公桌、需要应付的快递员、别人难以拒绝的要求、不能遵照执行的计划等,这些都会耗损时间的内存,让你真正用于工作的时间大幅度削减。

永远不要说自己的时间有限,忙得不可开交,时间管理永远有可以提升的空间,只要你发现那些具体的时间盗贼,抓住它们,挨个消灭,就能够提升时间管理水平,就能做到“今日事,今日毕”,实现日清日高的目标。

【日事日清工作箴言】

1.你对时间毫不在乎,时间就会对你敷衍了事。

2.你有多少时间完成工作,工作就会自动变成需要那么多时间。如果你有一整天的时间可以做某项工作,你就会花一天的时间去做它,而如果你只有一小时的时间可以做这项工作,你就会更迅速有效地在一小时内做完它。

3.不要抱怨时间不够,时间本身是无辜的,错都在你自己身上。

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