创建可视化分析单元格的方法与技巧

【任务工单2－2】

创建可视化单元格任务工单

单元格可视化是商务数据报表中必会技能之一，它能够把数字变得更为直观且便于比较，常用于数据预警和日常报表。那么可视化单元格可以怎么做呢？

一、设置单元格条件格式

设置条件格式可以根据用户所设定的条件，对单元格中的数据进行判断，符合条件的单元格可以用特殊定义的格式来显示。每个单元格中都可以添加多种不同的判断条件和相应的显示格式，通过这些规则的组合，可以让表格自动标识需要查询的数据，让表格具备智能定时提醒功能，并能通过颜色和图标等方式来展现数据的分布情况等。

1.基于各类特征设置条件格式

Excel内置了多种基于特征值设置的条件格式，例如，可以按大于、小于、日期、重复值等特征突出显示单元格，也可以按大于或小于前10项、高于或低于平均值等项目要求突出显示单元格。Excel内置了7种“突出显示单元格规则”，如表2－7所示。

表2－7　Excel内置的7种“突出显示单元格规则”

（1）标记重复值。表2－8所示为某公司产品销售记录，现要求标识出“销售人员”字段下重复出现的人员姓名。

表2－8　产品销售记录

操作步骤如下：

Step 1：选中C2：C13单元格数据区域，单击“开始”｜“条件格式”｜“突出显示单元格规则”｜“重复值”。在打开的“重复值”对话框左侧的下拉列表中选择“重复”选项，在右侧下拉列表中选择或设置所需的格式，例如“浅红填充色深红色文本”，最后单击“确定”按钮，如图2－44、图2－45所示。

Step 2：设置单元格文本颜色，如图2－45所示。

Step 3：完成设置后的效果如图2－46所示。

图2－44　设置重复值

图2－45　设置单元格文本颜色

图2－46　效果图(www.xing528.com)

另外，Excel内置了6种“项目选取规则”，如表2－9所示。

表2－9　Excel内置的6种“项目选取规则”

（2）标识前几名的数据。对表2－8中的产品销售记录数据，标识出销售数量前三名的记录。操作步骤如下：

选中D2：D13单元格数据区域，单击“开始”｜“条件格式”｜“最前/最后规则”｜“前10项”。在打开的对话框中，单击左侧的数值调节框，将数值大小设置为“3”，在右侧下拉列表中选择或设置所需的格式，如“浅红填充色深红色文本”，最后单击“确定”按钮，如图2－47所示。完成效果如图2－48所示。

图2－47　设置前3项

图2－48　效果图

二、设置单元格样式

单元格样式是指一组特定单元格格式的组合。使用单元格样式可以快速对应用相同样式的单元格或单元格区域进行格式化，从而提高工作效率并使工作表格式规范统一。Excel预置了一些典型的单元格样式，用户可以直接套用这些样式来快速设置单元格格式。

表2－10所示为学生成绩表，请为下表设置显示样式。要求第一行显示为标题，成绩标识为输入数据，总成绩标识为计算数据，将90分（含90）以上和70分以下的单元格特殊设置。可以采用单元格样式快速实现。

表2－10　学生成绩表

Step 1：设置第一行的单元格样式为标题3，如图2－49所示。

图2－49　设置标题3

Step 2：设置E2：G7单元格区域为“输入”。

Step 3：设置H2：H7单元格区域为“计算”。

Step 4：将90分（含90分）以上的单元格样式设置为“好”，70分以下的单元格样式设置为“差”。

Step 5：设置后的效果如图2－50所示。

图2－50　单元格样式