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避免财务舞弊的采购管理技巧

时间:2023-06-03 理论教育 版权反馈
【摘要】:具体说来,采购中的财务舞弊手段多种多样,主要有以下几种:擅自涂改发票金额,虚报货款。有一些小规模纳税人企业,在进货时就不将购入商品确认入库,而是在“商品采购”等账户中长期挂账。在采购付款业务循环中,有关财务方面的舞弊风险主要集中在应付账款确认和货款支付两个环节中。

避免财务舞弊的采购管理技巧

财务企业经营的中枢环节,而企业财务人员就是企业所有者的眼睛和手,谁控制了财务人员谁就控制了企业的资金流向,也就能随时了解企业的亏损和盈利。因此,采购中的财务人员便成了采购双方拉拢腐蚀的对象,财务舞弊行为也频频发生,且屡禁不止。具体说来,采购中的财务舞弊手段多种多样,主要有以下几种:

(1)擅自涂改发票金额,虚报货款。

采购人员利用经营或经办购买货物业务的职务便利条件,将供货方开具的发票的单价及金额擅自涂改为大数,然后采取虚报货款的手段骗取财务处的信任,使财务处多付货款并将其差额侵吞为已有。

(2)利用伪造的原始凭证贪赃枉法。

在采购活动中,很多人利用伪造的原始凭证贪赃枉法。伪造的原始凭证是指,不是在正常经济业务活动中产生的,或所填写的数据不能如实反映经济活动业务。常出现的伪原始凭证一般有以下两种:一是凭空伪造的原始凭证;二是张冠李戴的原始凭证。采购人员利用制度上的漏洞,伪造原始凭证来虚构采购业务,从而达到支取货款的目的;将发票单价及金额改为大数,虚报货款,将多付差额侵吞为已有。

(3)采购业务员私自涂改发票金额,贪污差额。

采购业务员因工作性质需要经常出差,所以就需要经常与报销差旅费打交道了。一般而言,单位人员出差时,往往先要欲借一笔公款,在出差后以出差期间内取得的各种发票作为对账凭据进行结算。问题在于,发票完全是由出差人提供,单位很难核实其真实性。出差人员便可以私自涂改发票的金额,贪污其与真实花费的差额。

(4)采购人员随意报销,冒领公款。

采购费用中,采购人员开支是一笔不小的开支。各种发票是采购业务员报销的主要原始凭证,但是有些企业不按发票管理办法严格管理,在发票的使用和保管中存在一些问题,主要表现在为他人代开发票、不开销售发票等,这就给贪污盗窃、偷税漏税等留下了可乘之机。更有甚者,有的单位报销制度不健全,财务人员对报销审核不严,个别人便利用这一机会,将平时非公务积累或者亲戚朋友的一些车票、出租车票、住宿费等单据混在正常发票中一起送交财务部门报销,冒领公款。

(5)假造各种采购入库单据,骗取采购款。

除了少数预付货款采购的方式外,单位往往要在采购货物验收入库后,付给供货方货款。有些单位的采购程序不规范,财务人员在付款时审核不清,就给了采购人员或者仓库管理人员以可乘之机,他们会假造各种采购入库单据,送交财务部门进行报销,从而骗取采购款,中饱私囊。

(6)不将购入商品确认入库,直接将挂账数额冲销。

这种欺诈行为往往发生在小规模纳税人企业,因为小规模纳税企业的进货和销货都不需要开具和收取增值税专用发票。有一些小规模纳税人企业,在进货时就不将购入商品确认入库,而是在“商品采购”等账户中长期挂账。当销售行为发生时,就直接将这些挂账的数额冲销,而不正确确认收入,进而偷逃增值税。

(7)利用虚假采购来虚增存货,粉饰公司财务状况。

虚假采购,一方面是为了配合公司虚构业绩的需要,另一方面是为达到转移资金的目的。其中第一个目的的表现主要体现在存货虚增。存货是企业重要的流动资产,可以很好地粉饰公司的财务状况,有的企业就是利用虚假采购来虚增存货,造成公司发展势头良好的假象。

(8)伪造购销合同,虚构企业业绩。

企业在年底完不成目标利润或者预计利润时,往往会采用这种手法。企业往往与其关联方或者其他企业签订购销合同,但实际上既不发货也不收款,伪造出库单和运输凭证,然后根据权责发生制原则确认收入。这样,在年度报告上就可以增加想要增加的销售收入。等到财务报告公布后,再以商品质量不合格等理由制造退货的假象,将上年确认的销售收入以及利润冲回。这种手法往往是在“购销双方”签订购销合同的同时,再签订一份附属协议,规定“退货”等事宜。

(9)伪造各种票据,偷税漏税。(www.xing528.com)

一此不法分子伪造各种发票,销售给一些企业或者个人,成为企业偷逃所得税的工具,以及个人违规报销、贪污公款的工具,还有一些享受较低税率的企业,伪造采购销售业务,大肆开具销售发票给其他企业,增加了其他企业的采购进行税额,也造成了税款的大量流失。

(10)会计人员将应收回的押金作为采购支出报账。

会计人员利用材料核算及管理上的可乘之机,把应向客户收回的保证金,如向客户借用包装物等所交纳的押金等抵作材料采购入账,并把其款项侵吞为已有。将应收回的押金作为采购支出报账,在收回押金时采取收款不计账的办法直接侵吞现金。

(11)虚开货物运输发票,偷税漏税。

一般而言,公司在采购过程中都会有运输业务的发生,采购数量和运输里程也应该是配比的,但是因为货物运输业发票是重要的扣税凭证,它可以抵扣7%的增值税,同时可以作为费用在税前列支,逃避33%的企业所得税,因此,货物运输业发票便成为许多不法分子谋取私利的工具,主要表现手段就是虚开货物运输发票。

(12)在应付账款确认和货款支付两个环节中做手脚。

在采购付款业务循环中,有关财务方面的舞弊风险主要集中在应付账款确认和货款支付两个环节中。供应商销售了货物,最关心的就是日后是否能及时收回货款。由于竞争的关系,特别是当企业因为某种原因而处于资金相对紧的张时期,供应商会对收款问题尤为关注。为了能及时拿到销售货款,供应商通常会采取各种措施对相关业务人员展开公关活动,腐败舞弊问题也因此而产生。

(13)采购人员拖延结算货款,收取好处费。

在一些企业,采购员就像是财神爷,供应商天天求他结账。某些采购员也根据供应商给他的好处进行区别对待。但是,采购员个人的“ABC类关系”和企业的“ABC客户”却很少能统一。一般说来,结账快慢与否不是由采购员决定的,而是根据零售商的资金状况及各类商品的属性来进行合理确定,基本原则是利用有效的资金,实现商品的最大采购和最快周转。如果任由采购所为,就容易造成资金不足或积压,影响供应链及资金链的正常运转,进而影响到流通企业的整体运行状况。而采购人员之所以要拖延结算货款,目的很直接,等着供应商“表示”,收取贿赂和好处费。

(14)在商品发出之前就确认收入。

这种手段是指销售方为了粉饰账表,利用已发生或者未发生的销售交易来修饰收入。根据会计原则,企业确认收入应满足以下四个条件:企业已经将商品所有权上的主要风险和报酬转移给买方;企业既没有保留通常与所有权有关的继续管理权,也没有对已售出的商品实施控制;与交易相关的经济利益能够流人企业;相关的收入和成本能够可靠地计量。同时满足这四个条件才可以确认收入。目前,我国企业普遍采用的收入确认时点为开具销售发票时,而有些企业为了在当时增加利润,确认收入时实际上并不满足以上的四个条件。比如,企业刚刚签订销售合同,并未发出商品,就开出销售发票,确认收入。

(15)采购审计人员故意逃避复杂问题。

审计进口产品采购价格是否合理,会涉及离岸价关税、运输保险费、汇率换算等问题,比较复杂,有的时候还会遇到查证问题难等困难。审计采购高新技术产品、专业性强产品价格是否合理的困难是:审计人员与采购人员或经办人员有关产品的信息不对等,审计人员难以找到可以佐证采购行为是否合理、采购价格是否合理的依据,也弄不清产品具体的技术参数和性能特点。在审查的过程中,由于比较麻烦复杂,审计人员由于业务水平不高或者故意逃避复杂问题,从而给采购人员徇私舞弊提供了机会。

(16)将购入的固定资产记为原材料,偷逃企业所得税。

依据我国税法规定,除了增值税改革试点的地区外,购入固定资产不得抵扣进项税额。有些企业为了少交税款,与供货方串通,在发票上将购入的固定资产记为原材料。同时,由于原材料的耗用要记入生产成本,企业还可以提高生产成本,偷逃企业所得税。

(17)利用采购业务降低税负

在对企业日常检查时发现,一些企业存在利用虚增采购业务,虚开增值税发票来降低税负进行偷税的现象。主要手段是在没有经济业务发生时,通过支付好处费等方式从其他企业非法取得虚开的发票,虚增存货多抵进项税额;当有经济业务发生时,则虚开存货数量,金额多抵进项税额。

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