防范库存管理舞弊的技巧

为了防范库存管理中的舞弊手段，我们必须掌握一些防范技巧，具体有以下几种：

（1）严格遵守验收制度，做好内部控制工作。

企业应当根据规定的验收制度和经批准的订单、合同等采购文件，由独立的验收部门或指定专人对所购物品或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具检验报告、计量报告和验收证明。对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告；有关部门应当查明原因，及时处理。此外，验收部门还要做好内部控制工作，加强数量检验，包括实际交货数量与交货通知单上的数量比较；实际交货数量与订购单副本上的数量比较；实际交货数量与生产作业计划中的需要量比较。

（2）要加强存货审计工作。

存货审计工作非常重要，也非常复杂，仅仅通过简单的监盘发现存货舞弊是困难的，但存货监盘又是存货审计不可或缺的部分。我们证实存货数量的最有效途径，是尽量对其进行整体盘点，合理、周密地安排盘点程序并谨慎地予以执行，使盘点的时间尽量接近年终结账日，在盘点时应尽可能采取措施提高盘点的有效性，各存放点尽量同时盘点，停止存货流动以及盘点数额达到合理的比例等，这将会对发现存货舞弊有很大的帮助。

（3）要加强库房管理过程中的5S管理工作。

要加强库房管理过程中5S管理工作。所谓“SS”是来自日文seiri（整理）、seiton（整顿）、seiso（清扫）、seiketsu（清洁）、shitsuke（修养）发音的第一个字母“s”，所以统称为5S。SS通常会被使用在库房管理过程中。整洁良好的库房环境，可以有效预防货物盘点环节的潜在舞弊风险。SS活动不仅能够改善生产环境，还能提高生产效率、产品品质、员工士气，其实还有预防包括采购舞弊风险的作用。在仓库的管理项目中，可将货品分类列做好记录，包括产品的来源渠道、鉴别标准、专区存放、处理方式等。这样就可以避免出现“账外物资”防止库管人员徇私舞弊。

（4）要加强对附件或赠品的监督检查工作。

为避免采购人员贪污附件或赠品，首先要判断内控体系是否有利用附件或赠品进行舞弊的漏洞。如果有舞弊的可能，就一定要加强监督检查工作，主要包括以下三点：

①要获得生产制造商销售产品有无附件、赠品或服务的信息；

②要查证附件、赠品是否验收入库；

③要检查所采购产品或服务是否为已购产品的附件，或免费的赠品、售后服务。

（5）要做好需求调查工作。

做好需求调查工作是生鲜商品采购环节中最基本的工作。在生鲜产品的采购工作中，无论是超市初创时期生鲜经营项目和商品结构的拟定，还是正常经营过程中商品结构调整完善和应季变化，需求调查都是最基本的工作依据。需求调查主要包括两方面的内容，即顾客消费需求调查和现有生鲜产品经营方式和采购渠道调查。

（6）要建立有效的生鲜产品采购渠道。

在采购过程中，要建立有效的生鲜产品采购渠道。一般来说，超市生鲜商品的采购渠道主要有两个：当地采购和跨地区产地采购。两者各有优劣，当地采购的生鲜商品主要是保鲜比较困难，且不适合远途运输的生鲜商品；跨地区产地采购的生鲜商品主要是可以在一定时间和距离内远途调运，或者经过保鲜加工处理的生鲜商品。建立有效的生鲜采购渠道，一方面可以稳定货源，另一方面也可以保证产品的质量。(www.xing528.com)

（7）物资的采购工作应改由供应科统一负责。

在实际采购工作中，物资的采购工作应改由供应科统一负责。可由供应科、财会科、质量科和生产科等部门共同制定采购价格、储备资金和购入品种、数量和质量标准，并由供应科负责执行。

（8）生产车间耗用的物资应一律从供应科仓库领取。

在实际采购工作中，生产车间耗用的物资应一律从供应科仓库领取。可由生产科、供应科等有关部门共同制定物资的耗用计划及限额领料制度，并由供应科负责执行。

（9）财会科有关会计人员应定期到仓库稽核。

在实际采购工作中，财会科有关会计人员应定期到仓库稽核。要检查物资采购价格、结存的数量与成本，从而控制物资采购成本与储备资金定额。

（10）财会科有关会计人员应定期到车间检查物资耗用情况。

在实际采购工作中，财会科有关会计人员应定期到车间检查物资耗用情况。如果期末有剩余物资，应督促生产车间及时办理退假领手续，控制产品成本。

（11）要树立精益生产管理思想，减少存货。

所谓精益思想是“组织和管理产品开发、作业、供应商和客户关系的业务系统，与过去的大量生产系统相比，精益生产以消耗较少的人力、空间、资金和时间制造最少缺陷的产品以准确的满足客户的需要”。在具体实施精益生产过程中，减少存货是其中的一个重要内容。为了达到降低存货的目的，企业必须实行包括按订单生产方式购买原材料，预防产生超额存货。这里除了有降低存货提高存货周转率的作用外，精益生产思想还可以在一定程度上预防订货环节中潜在的舞弊风险，主要是超额采购风险。多卖产品，扩大销售数量是供应商的基本目的，下达订单的业务人员为此通常容易和供应商形成特殊的利益关系。

（12）要完善库房管理程序，防范舞弊风险。

在库房的收发检验规定中，有许多规定直接具有预防存货收发过程中的舞弊风险的作用。这里包括：度量衡的检查、称量规定；货物物理化指标取样、分析和鉴定规定；贵金属和危险化学品库房的收发管理规定；露天堆场的管理规定等等。这里特别要强调的是对供应商不合格品的让步接受管理规定等等。

（13）要采用先进的内部网络管理系统。

要采用先进的内部网络管理系统。这里包括：ERP生产管理系统和OA自动化办公系统。ERP生产管理系统可以有效控制存货数量，采用这个系统将形成以订单拉动生产，并下达采购订单，从而有效控制超额采购问题。OA系统可以将授权审批落实到具体的业务处理过程中。在采购的各个业务环节中，业务处理和审批人员将通过预设的权限处理各自的业务。