本案例通过制作“公司员工工资表”，掌握数据清单的概念，对数据清单进行排序筛选，并能够根据具体要求创建相应的图表。
“公司员工工资表”源数据工作表：如图3—2—1所示。
图3—2—1 “公司员工工资表”原表
排序效果图：如图3—2—2所示。
图3—2—2 排序效果图
自动筛选效果图：如图3—2—3所示。
图3—2—3 自动筛选效果图
自定义自动筛选效果图：如图3—2—4所示。
图3—2—4 自定义自动筛选效果图
高级筛选效果图：图3—2—5所示。
图3—2—5 高级筛选效果图
分类汇总效果图：图3—2—6所示。
图3—2—6 分类汇总效果图
操作要求
（1）数据排序：数据首先按职务等级从低到高排列，职务等级相同的按基本工资从高到低排列。
（2）自动筛选：筛选出实发工资最高的6名职工。
（3）自定义自动筛选：筛选出所有姓王和姓孙的职工，按姓名的升序排列。
（4）高级筛选：筛选出分公司为长沙的女员工，实发工资大于4500。
（5）分类汇总：统计出各个分公司的人数。
相关知识与技能
1.数据清单
WPS表格通常都是使用数据清单来实现数据管理的。数据清单实际上就是WPS表格的数据库，是由字段和记录组成。建立数据清单，要先定义其中的列和列标题，列是数据库中的字段，列标题是数据库中的字段名称。数据清单中的每一行对应数据库中的一条记录。
例如：在案例“某公司3月工资表”中，字段为数据清单第一行的列标题，分别是“工号”、“姓名”、“性别”、“分公司”、“部门”、“职务等级”、“基本工资”、“补贴”、“应发工资”、“考勤扣款”、“实发工资”，共有11个字段。在数据清单第二行开始是每个字段的内容，每一行称为一条记录，共有10条记录。如图3—2—1所示。
WPS表格强大的数据排序、筛选、分类汇总功能是通过数据清单实现的。
2.数据的排序
排序功能，可以使数据按照某一列或某些列内容的顺序来排列，使表格数据更有条理。
（1）关键字概念
排序依据称为“关键字”，例如：依据“分公司”来重新排列“工资表”中的数据，则“分公司”为关键字。
（2）对数据进行简单排序
方法一：确定主要关键字，单击“数据”选项卡，选择“升序”按钮，或者“降序”按钮，如图3—2—7所示。
图3—2—7 “数据”选项卡的功能
方法二：单击“数据”选项卡→“排序”按钮，打开“排序”对话框，如图3—2—8所示。通过“主要关键字”下拉列表框，选择排序关键字；通过“排序依据”下拉列表框选择排序依据：数值、单元格颜色、文字颜色；通过“次序”下拉列表框选择升序、降序，或者是自定义序列。
（3）对数据进行复杂排序
方法：选择数据清单，单击“数据”选项卡→“排序”按钮，打开“排序”对话框，如图3—2—8所示。选择“主要关键字”设置相应的条件，若“主要关键字”所在列有重复关键字，可再通过单击排序对话框上的“添加条件”按钮，选择“次要关键字”下拉列表框，选择进一步排序的关键字。如果想删除关键字，单击“删除条件”。
图3—2—8 “排序”对话框
如果想按照字母，或者是笔画排序，单击对话框中的“选项”命令，如图3—2—9所示。
如图3—2—9 “排序选项”对话框
（4）自定义排序
用户可以自定义排序规则，按照自己的需要来排列数据。例如：职务等级按照处级、科级、办事员进行排序，具体操作如下：
①创建自定义序列，选择“WPS表格”→“选项”，打开“选项”对话框，切换到“自定义序列”选项卡；在“输入序列”文本框中输入：处级、科级、办事员。之间用英文的逗号或者回车符间隔，单击“添加”按钮，则新序列添加到了左侧的“自定义序列”列表中，再单击“确定”。如图3—2—10所示。
图3—2—10 “选项”对话框
②下面操作步骤同复杂排序的步骤，只是在单击“次序”下拉按钮，选择“自定义序列”，打开“自定义序列”对话框，在“自定义序列”下拉列表框中选择自定义的排序规则。如图3—2—11所示。
图3—2—11 在“排序”对话框设置自定义序列
3.数据筛选
WPS的筛选功能就是在工作表中显示出符合用户筛选条件的记录，而隐藏其他记录。对记录进行筛选有两种方式。
（1）自动筛选
自动筛选可以帮助用户收集有用的信息，用户只要给出条件，WPS表格就会按照要求返回相关记录。
方法：选择数据清单或是单击数据区域中任一单元格→单击“数据”选项卡→“自动筛选”按钮。如图3—2—12所示。
图3—2—12 “数据”选项卡下的自动筛选和高级筛选按钮
此时，每个字段标题旁边都增加了一个下拉箭头，在相应的字段旁边单击下拉箭头，打开下拉选项卡，如图3—2—13所示，单击“数字筛选”选择相应的条件，单击下方的“自定义筛选”，即可打开“自定义自动筛选方式”对话框，如图3—2—14所示。在对话框中输入筛选条件，并选择逻辑运算符，确定即可。
图3—2—13 “自动筛选”下拉选项卡
筛选中涉及两个条件的情况（例如：筛选出一月销售额在10000元以上，且在50000元以下的商品）可以使用筛选对话框中的第二个条件框。
如要还原所有数据，只需单击“数据”选项卡，选择“全部显示”命令，可恢复数据表原样。
图3—2—14 “自定义自动筛选”对话框
（2）高级筛选
高级筛选功能可以帮助用户更灵活的搜集信息，它打破了单一条件的限制，可以任意地组合查询条件，弥补自动筛选功能的不足。
在工作表的数据清单下方，至少应有三个能用作条件区域的空行，并且数据清单必须有列标，需要创建条件区域。
条件区域有两行，一行是要筛选值的列的列标，另一行是要匹配的条件。筛选条件同行的表示与关系：即同时满足；不同行的表示或关系：满足其中任意一个条件。
例如：筛选出工作日期1980年以前，基本工资小于或等于450的人员，如3—2—15左图所示。
图3—2—15 筛选条件
方法：单击数据清单中的任一单元格。在“数据”选项卡中，选择“高级筛选”按钮，如图3—2—12所示。弹出“高级筛选”对话框，如图3—2—16所示。
“高级筛选”对话框参数：
①列表区域：数据清单区域，要有列标题，单击文本框右侧的按钮导入该区域。
②条件区域：单击文本框右侧的按钮导入已经创建好的条件区域。(www.xing528.com)
③复制到：将筛选结果复制到其他位置。
4.数据的分类汇总
图3—2—16 “高级筛选”工具栏
建立分类汇总表：分类汇总包含分类和汇总两个运算：先对某个字段进行分类（排序），然后再按照所分之类对指定的数值型字段进行某种方式的汇总。
常用汇总方式有：求和、计数、求平均值、求最大值、求最小值等等。
分类汇总之后的数据清单是分级显示的。未经分类（排序）的汇总结果是错误的。
方法：
（1）选中工作表数据区的任意单元格。
（2）单击“数据”选项卡，选择“分类汇总”按钮，弹出“分类汇总”对话框，如图3—2—17所示。
（3）在“分类字段”、“汇总方式”下拉列表中选择分类字段和汇总方式，在“选定汇总项”列表中勾选汇总的字段。
（4）单击“确定”按钮。
操作步骤
在Sheet1中录入以下原表内容，如图3—2—18所示，把Sheet1中的内容分别复制到Sheet2、Sheet3、Sheet4、Sheet5、Sheet6中，在工作表中分别实现：Sheet2数据排序，Sheet3自动筛选，Sheet4自定义自动筛选，Sheet5高级筛选，Sheet6分类汇总。
图3—2—17 “分类汇总”对话框
图3—2—18 原表Sheet1
1.数据排序：
数据首先按职务等级从低到高排列，职务等级相同的按基本工资从高到低排列。
（1）打开Sheet2工作表，选择数据清单A2：K12区域，单击“数据”选项卡→工具栏中的“排序”按钮，打开“排序”对话框，如图3—2—19所示，“主要关键字”设置为“职务等级”，“次序”下拉列表框选择“自定义序列”，弹出“自定义序列”对话框，如图3—2—20所示。
图3—2—19 “排序”对话框
（2）在“自定义序列”对话框中，在“输入序列”选项输入“办事员”，单击Enter键（回车符），输入“科级”，单击Enter键，输入“处级”。
（3）单击“添加”按钮，将输入的系列添加到“自定义序列”列表中。
（4）单击“确定”按钮。
图3—2—20 “自定义序列”对话框
（5）单击“排序”对话框上的“添加条件”按钮，选择“次要关键字”下拉列表框，选择“基本工资”。“次序”选择“降序”，如图3—2—21所示。
图3—2—21 在“排序”对话框中设置关键字
（6）单击“确定”按钮。效果图如图3—2—22所示。
图3—2—22 排序效果图
2.自动筛选：
筛选出实发工资最高的6名职工。
（1）单击Sheet3工作表标签，选择数据清单A2：K12区域，单击“数据”选项卡的“自动筛选”按钮，此时，每个字段标题旁边都增加了一个下拉箭头，如图3—2—23所示。
图3—2—23 自动筛选的设置
（2）在字段“实发工资”旁边单击下拉箭头，弹出对话框，选择“降序”按钮，数据按照“实发工资”字段降序排序。如图3—2—24所示。
图3—2—24 按照“实发工资”字段将序排序
（3）再次单击“实发工资”旁边单击下拉箭头，单击“数字筛选”→“前十项”，打开“自动筛选前10个”对话框，在对话框中，显示最大项值输入“6”，单击“确定”按钮。如图3—2—25所示。
图3—2—25 自动筛选前10个对话框
3.自定义自动筛选：
筛选出所有姓王和姓孙的职工，按姓名的升序排列。
（1）单击Sheet4工作表标签，选择数据清单A2：K12区域，单击“数据”选项卡→“自动筛选”按钮，在字段“姓名”旁边单击下拉箭头，选择“自定义筛选”打开“自定义自动筛选方式”对话框，在对话框中输入筛选条件，如图3—2—26，单击“确定”按钮。
图3—2—26 自定义筛选对话框
（2）单击字段“姓名”旁边下拉箭头，选择升序按钮，最终效果如图3—2—27所示。
图3—2—27 自定义自动筛选最终效果
4.高级筛选：
筛选出分公司为长沙的女员工，实发工资大于4500。
（1）创建条件区域（D14：F15），在D14、E14、F14单元格分别输入：姓名、性别、实发工资，在下一行D15、E15、F15分别输入条件值：女、长沙、＞4500。
（2）单击Sheet5工作表标签，选择数据清单A2：K12区域，单击“数据”选项卡→“高级筛选”按钮，打开“高级筛选”对话框，设置条件区域，单击“条件区域”右边的导入按钮，弹出“高级筛选”导入对话框。如图3—2—28所示。
如图3—2—28 高级筛选对话框
（3）鼠标拖动选择D14：F15区域，再次单击导入按钮，把条件区域导入到列表框中。如图3—2—29所示。
（4）单击“确定”按钮，在原有区域显示筛选结果。最终效果如图3—2—30所示。
图3—2—29 设置条件区域
图3—2—30 高级筛选最终效果图
注意：
如果想将筛选结果复制到其他位置，在“高级筛选”对话框中设置如下：“方式”选择“将筛选结果复制到其他位置”，单击“复制到右侧”的导入按钮，将区域进行导入，如图3—2—31所示。方法与“导入条件区域”相同。
图3—2—31 设置将筛结果复制到其他位置
5.分类汇总：
统计出各个分公司的人数。
（1）先排序，按照分公司升序排序，单击Sheet6工作表标签，选择数据清单A2：K12区域，单击“数据”选项卡→“排序”按钮，打开“排序”对话框，“主要关键字”设置为“分公司”，“次序”设置为“升序”。
（2）选择数据清单A2：K12区域，单击“数据”选项卡→“分类汇总”按钮，打开“分类汇总”对话框。如图3—2—32所示。
图3—2—32 分类汇总对话框
（3）“分类字段”下拉列表选择“分公司”、“汇总方式”下拉列表选择“计数”，在“选定汇总项”列表中勾选“分公司”。单击“确定”按钮。最终效果如图3—2—33所示。
图3—2—33 分类汇总效果图
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