制作学生基本信息表的实用方法

图3—1—1（1）　学生基本信息表样文

本案例主要是制作一份学生基本信息表。通过本案例的学习，要求掌握WPS表格的新建与保存，工作簿、工作表及单元格的基本操作方法，工作表格式的设置，数据输入等操作，从而掌握运用WPS表格进行格式设置及数据输入的方法。要制作的学生基本信息表样文如图3—1—1（1）所示。

图3—1—1（2）　学生基本信息原始数据表

操作要求

1.数据输入

将“图3—1—1（2）学生基本信息原始数据表”中全部信息录入到Sheet1工作表中。

2.单元格格式设置

将单元格区域A1：F1合并及居中，并输入：学生基本信息表；字体为楷体、字号为26号、颜色为红色。

将单元格区域A2：F2设置字体为黑体，字号为14号，颜色为黑色；对齐方式：水平居中、垂直居中；设置灰色底纹。

将单元格区域A3：F12设置字体为宋体，字号为14号，颜色为黑色；对齐方式：水平居中、垂直居中。

3.设置表格边框

将单元格区域A2：F12的外边框线设置为黑色粗实线，内边框线设置为红色点线。

4.行、列设置

将第1行行高设置为35磅，其余行高及各列宽度为适合单元格内容；将D列与E列位置互换。

5.工作表操作

将工作表“Sheet1”重命名为“学生基本信息表”，删除工作表“Sheet2”。

6.页面设置

纸张方向：纵向，纸张大小：A4；页边距设置，上、下：2.5；左、右：2；页眉、页脚：1.5；居中方式：水平。

7.保存

将文件保存，工作簿名称为“学生基本信息表.xlsx”。

相关知识与技能

1.WPS表格的启动与退出

（1）启动

与启动WPS文字类似，启动WPS表格有以下几种方法：

①“开始”菜单方式：执行“开始”→“所有程序”→“WPS Office”→“WPS表格”命令。

②快捷图标方式“双击桌面快捷方式“WPS表格”启动。

③现有文件方式”双击已有WPS表格文件（*.xls或*.xlsx），打开的同时启动WPS表格。

（2）退出

退出WPS表格可以通过多种方法实现，一般有以下几种方法：

①命令方式：执行“文件”→“退出”命令。退出程序的同时将关闭所有打开的WPS表格。

②按钮方式：单击WPS表格工作窗口右上角的“关闭”按钮，关闭当前活动工作表。

③快捷键方式：按Alt+F4组合键。

2.WPS表格的工作界面

WPS表格的界面如下图所示，主要由功能区（开始菜单、经典菜单、选项卡、工具组及命令）、快速访问工具栏、编辑区（工作表、行、列、单元格、名称框、编辑栏）、状态栏（计算功能、备份设置、普通视图、分页预览、阅读模式、护眼及夜间模式、缩放级别）组成。WPS表格默认首次启动的工作簿名为工作簿1，如图3—1—2所示。

图3—1—2　WPS表格工作界面

（1）开始菜单、经典菜单

开始菜单即“WPS表格”按钮，位于窗口左上角，主要包括新建、打开、保存、打印、备份等命令。经典菜单就是常用软件的经典风格界面的菜单栏，有文件、编辑、视图、插入、格式等菜单项。

（2）选项卡列表

选项卡区包括了WPS表格中的全部可操作命令，即以展开的方式显示工具组命令。如图3—1—3所示。

图3—1—3　开始选项卡

（3）工具组及命令

工具组列出了一些常用命令对应的按钮，使用它们比使用菜单中的命令更直观、方便、快捷。常见的工具组有字体设置工具组、单元格格式：对齐方式、单元格格式：数字工具组、页面设置工具组等。如图3—1—4所示。

图3—1—4　开始选项卡

（4）快速访问工具栏

用来显示新建、打开、保存、撤销、恢复、打印、打印预览等常用的命令按钮，也可以自定义快速访问工具栏。

（5）编辑栏

用于显示、输入或修改选定单元格中的数据和公式。编辑栏的显示和隐藏可通过“视图”选项卡中“编辑栏”复选框设置。

编辑栏左侧是“名称框”，用来定义单元格或单元格区域的名字，一般在“名称框”中显示活动单元格的地址名称。

在编辑栏中还有以下4个按钮：

“取消”按钮：单击该按钮取消输入的内容。

“输入”按钮：单击该按钮确认输入的内容。

“插入函数”按钮：单击该按钮执行插入函数的操作。

“浏览公式结果”按钮：单击该按钮在编辑栏中显示公式结果。

（6）工作簿窗口

工作簿窗口是用于记录数据的区域。当启动WPS表格时，系统将自动打开一个名为工作簿1的工作簿窗口。默认情况下，工作簿窗口处于最大化状态，与WPS表格窗口重合。工作簿窗口由若干个工作表组成，工作表又由单元格组成，如图3—1—5所示。

图3—1—5　工作簿窗口

（7）状态栏

状态栏位于窗口的底部，提供当前命令的执行情况及相关操作信息。状态栏中显示的项目包括备份设置、视图按钮、护眼及夜间模式及缩放级别等。

3.WPS表格的基本概念

（1）工作簿

WPS表格文件称为工作簿，扩展名为.xlsx或.xls，它是计算和储存数据的文件。默认情况下，工作簿由三张工作表组成，工作表名即Sheet1、Sheet2、Sheet3。用户根据需要可以添加和删除工作表，一个工作簿最多可以含有255个工作表。

（2）工作表

工作簿由若干张工作表组成，工作表由单元格组成。如果把工作簿看成是一本书，那么工作表就是书中的每一页。工作表数量可以根据需要改变。每张工作表都有名字即工作表标签，工作表标签可以任意命名。在工作表中，横向称为行，最多65536行，行号由数字命名，自上而下为1—65536；纵向称为列，最多256列，列号由字母命名，自左至右为A—Z，AA—AZ，·，.IA—IV。

（3）单元格

行和列交叉的区域称为单元格，用来存放文字、数据和公式等信息。单元格的命名由列号和行号组成。如“A1”代表第A列、第1行对应的单元格，A1也是单元格的地址，即单元格在工作表中的位置。

单元格区域是由多个单元格组成的，连续单元格的区域是用区域“左上角的单元格名：右下角的单元格名”来表示的。如A1：E4表示从左上角的A1单元格到右下角的E4单元格组成的一个矩形区域，如图3—1—5所示。

4.工作簿的基本操作

（1）新建工作簿

一个WPS表格就是一个工作簿，新建工作簿有以下几种方法：

①启动WPS表格后，将自动产生一个名称为“工作簿1”的新工作簿。

②执行“WPS表格”→“新建”命令，会显示关于新建表格的全部操作选项，可以选择“新建Excel 2003文件”、“从在线模板新建”等。

③执行经典菜单中“文件”→“新建”命令。

④单击快速访问工具栏中“新建”按钮。

⑤单击快速访问工具栏后工作簿名称列表后面的“+”按钮。

⑥使用“Ctrl+N”组合键。

（2）打开工作簿

要浏览或编辑一个已存在的工作簿，首先需要打开该文件，常用的方法有以下几种：

①在已存在的工作簿文件图标上双击，或者右键单击工作簿图标，弹出快捷菜单，选择“打开”命令，可以直接打开该工作簿。

②执行“WPS表格”→“打开”命令，弹出“打开”对话框，选择相应的文件即可。

③执行经典菜单中“文件”→“打开”命令。

④单击快速访问工具栏中“打开”按钮。

⑤使用“Ctrl+O”组合键。

（3）保存工作簿

保存工作簿的方法有很多，常用的方法有以下几种：

①执行“WPS表格”→“保存”命令，或者执行经典菜单中“文件”→“保存”命令。

②单击快速访问工具栏中“保存”按钮。

③如果是第一次保存当前工作簿，系统将弹出“另存为”对话框，这时需要自行输入工作簿名，单击“保存”按钮。

图3—1—6　“另存为”对话框

④如果要修改文件名称或更改保存位置，那么可以执行“WPS表格”→“另存为”命令，弹出“另存为”对话框，如图3—1—6所示，选择工作簿保存的位置，输入工作簿名，单击“保存”即可。

⑤使用“Ctrl+S”快捷键可以快速进行保存。

注意：

①工作簿名称后面有“*”，表示工作簿被修改但未保存，保存后，“*”消失。

②在“另存为”对话框中，点击“加密”按钮，将弹出“选项”→“安全性”对话框，为当前文件设置密码保护，即打开权限和编辑权限。

（4）关闭工作簿

完成一个工作簿的编辑工作之后就可以关闭工作簿了，关闭工作簿的方法有以下几种：

①单击WPS表格最右边的“关闭”按钮即可快速关闭工作簿。如果该工作簿尚未保存，系统会弹出询问是否保存的信息提示框，单击“保存”按钮即可关闭并保存修改后的工作簿。

②执行“WPS表格”→“退出”命令，则会关闭所有已打开的WPS表格。

③执行经典菜单中“文件”→“退出”命令。

④使用“Alt+F4”组合键。

5.工作表及单元格的基本操作

（1）更改默认工作表名及工作表数

空白工作簿创建以后，默认将创建三张工作表，工作表的名字默认是Sheet1、Sheet2、Sheet3。可以通过执行“WPS表格”→“选项”→“常规与保存”命令修改默认工作表数及工作表名。如图3—1—7所示，如果将新工作簿内的工作表数3改为4，那么打开新工作簿后，工作表有4张，并且名称是Sheet1、Sheet2、Sheet3、Sheet4。

也可以通过单击“高级”按钮，来修改默认工作表名及默认工作簿名，如在学生考勤表中，将默认工作表名中“Sheet”改为“周”，则打开新工作簿后，工作表名为周1～周3，如图3—1—7所示。

图3—1—7　更改默认工作表名及工作表数

（2）选择工作表

①选择单个工作表：单击工作表标签名或单击工作表标签名后切换工作表按钮“…”，可以选择一个工作表。还可以右击工作表标签左边的四个标签按钮任意位置，从弹出的工作表表名列表中，选择一个工作表。

②选择多个工作表：单击第一个工作表标签，按Shift键，再单击最后一个工作表标签，可以选择多个连续工作表；单击第一个工作表标签，按Ctrl键，然后分别单击其他要选择的工作表标签，可以选择非连续工作表。

WPS表格将选定的多个工作表组成一个工作组。当在工作组中的某一工作表中输入数据或设置格式，工作组中其他工作表的相同位置也将被置入相同的内容。如果要取消工作组，只需单击任意一个未选定工作表标签或右击工作表标签中的任意位置，在弹出的快捷菜单中选择“取消成组工作表”命令，如图3—1—8所示。

③选择全部工作表：可以按Shift键，选择第一个到最后一个；也可以选定任意工作表右击，从弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令，如图3—1—8所示。

图3—1—8　工作表标签快捷菜单

图3—1—9　“工作表”按钮

（3）移动和复制工作表

①同一工作簿内工作表的移动和复制

单击选定要移动的工作表标签，然后按下鼠标左键不放，沿着标签栏左右移动，到目标位置释放鼠标左键即可完成工作表的移动操作。如要复制，只需在上述方法复制工作表时，在拖动过程中按住Ctrl键不放即可。

也可以选定工作表后右击，执行“移动或复制工作表”命令，在弹出的对话框中设置。或者选择功能区中“开始”选项卡中的“工作表”按钮，如图3—1—9所示，选择“移动或复制工作表”命令；或者选定工作表，执行“WPS表格”→“编辑”→“移动或复制工作表”命令同样可以移动或复制工作表。如想要将选定工作表移动至“Sheet1”与“Sheet2”之间，首先要打开“移动或复制工作表”对话框，然后选定对话框中的“Sheet2”，单击“确定”按钮即可；如单击“建立副本”复选框，可以将选定工作表复制一份到“Sheet2”之前。如图3—1—10所示。

图3—1—10　“移动或复制工作表”对话框1

图3—1—11　“移动或复制工作表”对话框2

②不同工作簿间工作表的移动和复制

不同工作簿间工作表的移动和复制，只需在“移动或复制工作表”对话框中，工作簿的下拉菜单中，单击“（新工作簿）”或其他工作簿名称，单击“确定”按钮，就能实现移动；单击“建立副本”复选框则实现复制。如图3—1—11所示。

（4）新建、删除和重命名工作表

①新建工作表

单击切换工作表按钮“…”后的“+”按钮，可以快速新建工作表；也可以选定工作表后右击，执行“插入”命令，在弹出的对话框中设置插入数目及插入位置；或者选择功能区中“开始”选项卡中的“工作表”按钮，如图3—1—9所示，选择“插入工作表”命令；执行“WPS表格”→“插入”→“工作表”命令同样可以新建工作表。新工作表自动命名为SheetX（X为自然数序列），最多64个工作表，且新工作表为当前工作表。

②删除工作表

选定工作表后右击，从弹出的快捷菜单中选择“删除工作表”命令；或者选择功能区中“开始”选项卡中的“工作表”按钮，如图3—1—9所示，选择“删除工作表”命令；或者选定工作表，执行“WPS表格”→“编辑”→“删除工作表”命令。

③重命名工作表

双击要改名的工作表标签，在反白显示的工作表标签处输入新工作表名，按Enter键即可；或者选定工作表后右击，从弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令；或者选择功能区中“开始”选项卡中的“工作表”按钮，如图3—1—9所示，选择“重命名”命令；或者选定要重命名的工作表，通过执行“WPS表格”→“格式”→“工作表”→“重命名”命令，也可实现重命名操作。

（5）选定单元格

①选定单个单元格

将鼠标指针指向需要选定的单元格上，单击即可选定该单元格。或者单击“名称框”，然后输入要选定的单元格名称，按Enter键。

②选定连续的单元格区域

将鼠标指针指向需要选定区域左上角单元格，按下鼠标左键沿对角线方向拖动，移到选定区域的右下角单元格时释放鼠标。或者先单击选定区域的左上角单元格，然后按住Shift键不放，再单击选定区域右下角的单元格。

③选定整行或整列单元格

单击工作表相应的行号或列标，可选择一行或一列单元格。

④选定多个不连续单元格或单元格区域

选择第一个单元格或单元格区域，然后按住Ctrl键不放，然后再选择其他单元格或单元格区域，最后松开Ctrl键。

⑤选定多个不连续行、列

单击要选择的第一个行的行号或列的列标，按住Ctrl键不放，然后再选择其他单元格或单元格区域，最后松开Ctrl键。

⑥选定全部单元格

单击工作表左上角的“全选按钮”，或者按“Ctrl+A”组合键。

（6）移动和复制单元格

①移动单元格

图3—1—12　使用鼠标移动单元格

选定要移动的单元格区域，然后将鼠标指针移到选定区域的边框处，鼠标指针呈形状时按下鼠标左键开始拖动。拖动到目的区域后松开鼠标左键。如图3—1—12所示。

还可以使用剪贴板来移动单元格：选定要移动的单元格区域，选择功能区中，“开始”选项卡中的“剪切”按钮，或执行“WPS表格”→“编辑”→“剪切”命令，或按“Ctrl+X”组合键，将选定内容放入剪贴板上。然后选定放置区域起始单元格（即区域左上角单元格），单击“开始”选项卡中的“粘贴”按钮，或执行“WPS表格”→“编辑”→“粘贴”命令，或按“Ctrl+V”组合键，实现移动单元格。

插入移动：将图3—1—13中所选信息移动至姓名为“张梓涵”与“王新月”之间，可以如图3—1—13所示选择数据区域，单击右键选择“剪切”命令，然后选择B4单元格，单击右键，选择“插入已剪切的单元格”即可。

②复制单元格

选定要复制的单元格区域，然后将鼠标指针移到选定区域的边框处，鼠标指针呈“形状时，按住Ctrl键，再拖动鼠标。拖动到目的区域后，松开鼠标左键，再松开Ctrl键。

还可以使用剪贴板来复制单元格：选定要复制的单元格区域，选择功能区中，“开始”选项卡中的“复制”按钮，或按“Ctrl+C”组合键，其他操作与移动单元格方法相同，这里不再赘述。

插入复制：方法与插入移动相似，只需选择数据区域后复制，然后单击右键，选择“插入复制单元格”，选择相应操作即可。

（7）删除行、列或单元格

①删除单元格

删除单元格是指将选定的单元格从工作表中删除，并用周围的其他单元格来填补留下的空白。删除单元格的操作步骤如下：

选中需要删除的单元格或单元格区域。(www.xing528.com)

选择功能区中，“开始”选项卡中的“行和列”按钮，执行“删除单元格”→“删除单元格”，则弹出“删除”对话框。或者单击右键，从弹出的快捷菜单中选择“删除”，也可弹出“删除”对话框。

选中“右侧单元格左移”或“下方单元格上移”单选按钮，确定是由选定单元格右侧或下方的单元格来填补删除后的空缺。

图3—1—13　插入移动

图3—1—14　删除单元格

单击“确定”按钮，则删除选中的单元格。如图3—1—14所示。

②删除整行、整列

选中需要删除的整行或整列，单击右键，从弹出快捷菜单中选择“删除”命令即可。或通过删除单元格实现删除行、列。如图3—1—14所示。

（8）插入行、列或单元格

①插入单元格

插入单元格是在原来的位置插入新的单元格，而原位置的单元格将顺延到其他位置上。步骤如下：

在需要插入空单元格处选定相应的单元格区域。

单击右键，从弹出快捷菜单中选择“插入”命令，则弹出“插入”对话框。或使用图3—1—14中“删除单元格”命令上方的“插入单元格”命令也可以弹出“插入”对话框。如图3—1—15所示。

选中“活动单元格右移”或“活动单元格下移”单选按钮，可以确定插入新单元格后当前单元格及其之后单元格的移动方向，单击“确定”按钮。插入空单元格的数目与选定单元格区域的数目相同。

图3—1—15　“插入”对话框

图3—1—16　“清除”命令

②插入整行、整列

WPS表格默认在所选整行、整列上方或前方插入行、列。

单击与插入的新行下方相邻的行，单击右键，从弹出快捷菜单中选择“插入”命令，并设置插入的行数、列数即可。或右击选中的单元格，选择“插入”，弹出“插入”对话框，也可实现插入整行、整列。如图3—1—15所示。

如果需要插入多行，需先选定与待插入的空行数目相同的数据行，然后再执行“插入”→“行”命令。

插入整列的操作与插入整行的操作相似，这里不再赘述。

（9）清除单元格内容

当不需要工作表中的数据或数据输入错误时，可将该数据删除。清除单元格内容一般有以下几种方法：

①选择需要删除内容的单元格后直接按Delete键。

②选择需要删除内容的单元格后右击，从弹出的快捷菜单中选择“清除内容”命令。

③选择需要删除内容的单元格，执行“WPS表格”→“编辑”→“清除”→“内容”命令，如图3—1—16所示。

④通过删除单元格、删除整行或整列操作，将单元格与单元格内的内容一起删除。

注意：“清除”命令下，“全部”表示清除单元格格式与内容；“格式”表示只清除格式，保留内容；“批注”表示只清除单元格的批注，若所选单元格未设置批注，则批注呈灰色表示。

6.数据的输入

向单元格中输入数据，首先要选择单元格，然后输入数据，输入的数据会出现在选择的单元格和编辑栏中。输入完成后，按Enter键、按Tab键或单击编辑栏上的“确认”按钮确认输入，取消输入则单击编辑栏上的“取消”按钮或ESC键。

（1）输入文本

文字是指当作字符串处理的数据，包含字母、汉字、数字、空格、其他符号等字符。在单元格中文本默认是以左对齐方式放置的。文本有字符型字符串和纯数字字符串两种形式。

①字符型字符串。如姓名，学号等。如在C3单元格中输入“张梓涵”，首先单击C3单元格，然后输入“张梓涵”，按Enter键或单击编辑栏的“确认”按钮即可。如要修改文字，则双击单元格，修改单元格中部分内容。

②纯数字字符串。这类文本全部由数字组成，即不能表示大小，也不参与算术运算，而是当字符看待，如电话号码、邮政编码等数据，在选定单元格后，先输入英文状态下单引号（'），接着输入数字字符串，然后按Enter键确认。例如，在输入学号“030201001”时，应在选定单元格中输入“΄030201001”。或者在学号前加等号和英文双引号也可以，即“="030201001"”。

（2）输入数值

数值可以采用整数、小数或科学计数法等方式输入。它由数字（0—9）和一些特殊符号组成。在数值型数据中可用的符号包括+（正号）、-（负号）、.（小数点）、E和e（指数符号）、%（百分号）、/（分数线）、¥和$（货币符号）等。默认情况下，在单元格中数字以右对齐的方式放置。

正数：直接输入即可，如在A1单元格输入“123”，按Enter即可。当单元格中的数据以“####”形式显示时，表示列宽太窄而内容太宽，适当调整列宽。

负数：-123，输入“（123）”或“-123”。

分数：如输入“一又二分之一”，则需要在单元格中输入“1空格1/2”，在编辑栏中将显示1.5。要输入“二分之一”，则需要在单元格中输入“0空格1/2”。如只输入“1/2”，在WPS表格中默认显示“1月2日”。

货币数值：在单元格中输入数值，再设置上货币类型即可。如“200元人民币”，在单元格中输入200，在“开始”选项卡中单击“中文货币符号”按钮，将显示“¥200.00”。

（3）输入日期和时间

日期和时间数据必须按规范的格式输入，输入后系统自动转换为默认或设定的日期时间格式。在默认情况下，单元格中的时间或日期数据以右对齐的方式显示。

常用的内置日期与时间格式有：“dd—mm—yy”、“yyyy/mm/dd”、“yy/mm/dd”、“hh：mm：AM”等。如，输入“16/6/1”则单元格中显示为“2016/6/1”；输入“6/1”则单元格显示为“6月1日”。

输入时间时，小时、分钟和秒之间用冒号分隔。若用12小时制表示时间，则再输入一个空格，后跟一个字母a或p表示上午或下午。如，输入“12∶16”，则单元格中显示为“12∶16”；输入“12：16 a”，则单元格中显示为“12∶16 AM”；输入“12∶20∶36”，则单元格显示为“12∶20∶36”；输入“12∶20∶36 p”，则单元格显示“12∶20∶36 PM”；显示当天日期，可按“Ctrl+；”组合键；显示当前时间可以按“Ctrl+’”组合键。

（4）输入公式

在WPS工作表中，若某个单元格中的数据可以通过计算得到，则可以为该单元格输入一个公式。方法是先输入一个等号“=”，然后输入公式内容，确认后，在该单元格中显示计算后的结果。如分别在单元格A1和B1中输入10和20，在单元格C1中输入“=A1+B1”，确认输入后，则C1中显示30。

（5）自动填充数据

采用填充功能输入数据，可以避免每个单元格内容直接输入，提高了操作效率。自动填充功能不仅可以实现等比、等差序列的填充，还可以实现自定义序列的填充。

①鼠标填充：在WPS表格中提供了可扩展序列（包括数字、日期和时间），相邻单元格的数据将按序列递增或递减的方式进行填充。如在A1中输入1，将鼠标指针移到A1右下角的“填充控制点”上，当鼠标指针变成“+”形状，按住鼠标左键不放，向下（拖动方向可以按行、列方向）拖动填充柄至A5单元格，释放鼠标，就得到自然序列数据1—5，并显示“自动填充选项”按钮，默认是以“以序列方式填充”，如图3—1—17所示。输入等差序列，如1，3，5...则可以分别在第1、第2个单元格中输入1，3，选中这两个单元格，再用鼠标拖动填充控制点即可。

图3—1—17　自动填充数据

图3—1—18　填充命令

②菜单填充：在第一个单元格中输入内容，选中该单元格，拖动以覆盖要填充的单元格区域，选择“WPS文字”→“编辑”→“填充”命令，选择需要的子菜单命令。如图3—1—18所示。

输入等差、等比等复杂序列：可以单击图3—1—18中“序列”，在“序列”对话框中设置类型、步长值、终止值等实现复杂序列的填充。如图3—1—19所示。

图3—1—19　“序列”对话框

注意：

①有序输入：首先选择要输入的区域，然后直接输入内容（不要单击鼠标），再按Enter键，则纵向依次输入；如果要横向依次输入，那么执行“WPS表格”→“选项”→“编辑”命令，在编辑设置中，将“按Enter键后移动方向”改为“向右”。

如图3—1—20所示，在学生基本信息表中，要按学号顺序依次输入每个学生的姓名、性别和出生年月，自动换行。首先选择C3：E7，然后直接输入学生信息，再按Enter键即可，这样，信息从左至右依次输入，遇到Enter键时自动换行。

图3—1—20　有序输入数据

②同时在多个单元格中输入相同内容：首先选择数值区域，然后设置空值定位，键入相应内容，最后按“Ctrl+Enter”键即可。

如图3—1—21所示，在学生期末成绩单表中，将没有参加考试的学生成绩单元格显示“未考”字样，即在空白单元格中统一显示“未考”。首先选择D3：F7；然后在开始选项卡中执行“查找”→“定位”命令，选中“定位”单选按钮，点击“定位”按钮；直接输入“未考”；最后按“Ctrl+Enter”键即可实现在多个单元格输入相同内容。如图3—1—22所示。

图3—1—21　快速输入相同数据1

图3—1—22　快速输入相同数据2

7.工作表的格式化

工作表的格式化是为工作表设置各种格式，如格式化文本，调整表格行高、列宽，设置边框和底纹，输入数据的类型、对齐设置等，让工作表有清晰、详细、整齐的外观。工作表的格式化主要利用“单元格格式”对话框和开始选项卡中相应按钮进行设置。如图3—1—23所示。

图3—1—23　格式化工具组

（1）设置数字格式

在向单元格中输入数据时，WPS表格以适当的格式显示出来。如果默认的格式不能满足需要，可以重新设置数字格式。

右击要设置格式的单元格区域，选择“设置单元格格式”命令，弹出“单元格格式”对话框，在“分类”列表框中选择合适的数据类型，进行相应的设置。如图3—1—24所示。或者选择“开始”选项卡中“字体”工具组按钮进行设置。如图3—1—23所示。

（2）设置对齐方式

默认情况下，单元格对齐格式设置为：数字靠右对齐，文本靠左对齐等。也可以使用“对齐”选项卡自定义设置单元格对齐方式。如图3—1—25所示。或者选择“开始”选项卡中“对齐”工具组按钮进行设置。如图3—1—23所示。

（3）设置字符格式

单元格中的字符主要包括字体和各种符号等文本，与其他文本一样，都可以对其字体、字号、字形、颜色等属性进行设置。如图3—1—26所示“字体”选项卡。或者选择“开始”选项卡中“数字”工具组按钮进行设置。如图3—1—23所示。

（4）添加边框和图案

①添加边框

图3—1—24　“单元格格式”对话框“数字”选项卡

图3—1—25　“单元格格式”对话框“对齐”选项卡

默认状态下，工作表中的单元格是有一些浅灰色线条进行划分的，这些线在预览和打印时是不显示的。为了突出数据的显示或设置需要，可以为单元格添加边框线。选中要添加边框的单元格区域，在“边框”选项卡中，先设置颜色，再选择线条样式，最后设置边框（或者在“预置”选项区域中单击“外边框”、“全部”按钮一次性设置边框，单击“无”则取消添加边框），如图3—1—27所示。

图3—1—26　“单元格格式”对话框“字体”选项卡

图3—1—27　“单元格格式”对话框“边框”选项卡

②添加图案

单元格的图案是指单元格底纹。默认状态下，单元格没有颜色和图案，可以为单元格添加图案，增加工作表的视觉效果。在“图案”选项卡中，可以选择颜色，也可以在“图案样式”中选择需要的样式。

如果单击“无图案”按钮，那么取消已设置的单元格底纹。如图3—1—28所示。

图3—1—28　“单元格格式”对话框“图案”选项卡

（5）调整行高和列宽

①精确调整

选定要调整的行，单击右键，选择“行高”命令，弹出“行高”对话框，输入设置行高的数值即可。若数值设置为0，则隐藏所选行。如图3—1—29所示。列宽设置方法与此相同。

图3—1—29　“行高”对话框

②拖动调整

选定要调整高度的行，将指针移到行号的底端，如图3—1—30所示。当鼠标指针呈（）形状时上下拖动，调整行高。

图3—1—30　调整行高

③自动调整

要使行高与该行内容高度相适应，则将指针移到行号的底端，当鼠标指针呈（“”）形状时双击即可。

（6）自动套用表格样式

将单元格区域快速转换为具有自己的样式的表格，可以使用“表格样式”按钮。如图3—1—23所示。

选定要套用格式的单元格区域，单击“表格样式”按钮，选择需要的表格样式即可。如图3—1—31所示。

图3—1—31　套用表格样式

图3—1—32　“页面设置”对话框

8.工作表的页面设置

在打印之前要对工作表进行必要的页面设置，如设置纸张大小、页面方向、页边距、打印范围、打印顺序、页眉、页脚等设置。执行“文件”→“页面设置”，弹出“页面设置”对话框进行设置，或在“页面布局”选项卡中也可以设置。

9.查找和替换

在WPS表格中，查找与替换是一项非常重要和常用的功能，快速实现查找或替换字符、数字、标点等内容。在数据量较大、数据分析比较分散的情况下，查找和替换功能可以大大提高查找和修改操作的效率。

首先选定查找范围，在“开始”选项卡的“编辑”功能区中，单击“查找”按钮，选择“查找”命令。弹出“查找”对话框，如图3—1—33所示。

在“查找内容”文本框里输入要查找的内容，单击“查找下一个”或“查找全部”快速定位到指定内容。要进行批量替换操作，可以选择“替换”选项卡。

图3—1—33　查找对话框

10.冻结窗口和拆分窗口

（1）冻结窗口

对于大型的表格，要滚动浏览表格，固定显示标题行或列，使用“冻结窗格”命令可以实现这一效果。

①单独冻结当前行或列：选择下一行或后一列，在“视图”选项卡的“窗口”功能区中，选择“冻结窗格”按钮即可，单击“取消冻结”命令将恢复。

②同时冻结行、列：选择需要冻结的行、列交叉处单元格的右下方单元格，单击“冻结窗格”按钮。单击“取消冻结”命令将恢复。

（2）拆分窗口

让同一个数据表格中的不同数据项可以在同一个窗口显示出来，达到快速对比的目的，如比较前10行的内容和倒数10行的内容。可以使用“拆分窗口”命令。在“视图”选项卡的“窗口”功能区中，选择“拆分窗口”按钮，则当前工作表窗口拆分为四个大小可调的空格，拆分位置从所选单元格的左上方开始。

操作步骤

双击桌面快捷方式“WPS表格”启动工作簿，单击快速访问工具栏后的“+”按钮，新建工作簿1，定位在Sheet1工作表。

1.数据输入

（1）单击A1单元格，当鼠标指针为“”时，向右拖曳至F1，选择“开始”选项卡中“合并居中”按钮，输入文字“学生基本信息表”。

（2）在单元格区域A2：F2中依次输入“序号、学号、姓名、出生年月、性别、专业名称”。

（3）“序号”的输入：在A3中输入1，选中A3单元格，将鼠标放置填充控制点上，当鼠标变成“+”形状时，向下拖拽至A12，则显示序列1—10。

（4）“学号”的输入：在B3单元格输入“΄030201001”，使用上述方法，向下拖拽至B12，则实现学号的输入。

（5）“出生年月”的输入：选中D列右击，“设置单元格格式”，在“数字”选项卡“分类”中，选择“日期”，“类型”选择“2001年3月”，单击“确定”按钮，在D3单元格输入“1994/10”，按“Enter”回车键即可，其他出生年月输入方法以此类推。如图3—1—34所示。

（6）“专业名称”的输入：在单元格F3中输入“市场营销”，方法同上（3）“序号”的输入。

2.设置单元格格式

（1）选中文字“学生基本信息表”，在开始选项卡中设置字体为“楷体”，字号为“26号”，颜色为“红色”。

（2）选中单元格区域A2：F2右击，“设置单元格格式”，在“对齐”选项卡中设置文本对齐方式，水平对齐：居中，垂直对齐：居中；“字体”选项卡设置字体为“黑体”，字号为“14号”；“图案”选项卡设置单元格底纹颜色为“灰色”，如图3—1—35所示。

（3）选中单元格区域A3：F12，设置字体为宋体，字号为14号，对齐方式：水平居中、垂直居中。

图3—1—34　日期型数据

图3—1—35　图案设置

3.设置行、列

（1）选中行号“1”右击，“行高”设置为“35”磅。

（2）选择E2：E12，按“Ctrl+X”剪切组合键，然后选择D2：D12右击，选择“插入已剪切的单元格”，实现D列和E列互换。在行号D、E以及E、F之间双击鼠标，按单元格内容宽度自动调整列宽。

4.设置表格边框

选择单元格区域A2：F22右击，选择“设置单元格格式”，在“边框选项卡”中设置边框线样式，颜色：自动，线条样式：粗实线，预置：外边框；继续设置颜色：红色，线条样式：点化线，预置：内部，单击“确定”按钮，结束设置。如图3—1—36所示。

图3—1—36　边框设置

5.工作表操作

（1）双击工作表标签“Sheet1”，直接输入“学生基本信息表”，按“Enter键”即可。

（2）右击工作表标签“Sheet3”，选择“删除工作表”，单击“确定”按钮。

6.页面设置

（1）如图3—1—32所示，在“页面”选项卡中，方向：纵向，纸张大小：A4。

（2）如图3—1—37所示，单击“页边距”选项卡，页边距的设置如图所示。单击“确定”按钮。

图3—1—37　“页面设置”对话框“页边距”选项卡

7.保存

在快速访问工具栏中，单击“保存按钮”，弹出“另存为”对话框，设置工作簿保存位置：我的文档，文件名：学生基本信息表.xlsx，单击“保存”按钮。