电子数据交换技术及其作用

电子数据交换（Eletronic Data Interchange，简称EDI）是在20世纪80年代发展起来的，融合现代计算机和远程通信技术的信息交流技术。EDI通常指将组织内部及贸易伙伴之间的商业信息或文档，以直接可以读取的、结构化的数据形式在计算机之间通过专用网络进行传输。

（一）EDI的产生

EDI作为企业最早广泛采用的电子商务，在基于互联网的电子商务普及应用之前，是一种主要的电子商务模式。20世纪50年代，企业开始使用计算机存储和处理内部的信息，虽然计算机的出现可以在一定范围内减轻人工处理纸面单证的劳动强度，但企业间的信息流还是停留在纸面交易上。企业通过手工或计算机处理企业内部信息，通过纸面方式将数据传递给交易伙伴，再由交易伙伴将数据输入计算机中，如图2－2（a）所示。企业间所交换的信息流一般包括发票、订购单、报价请求、发货单和收货通知、汇款通知等，这些单证是交易伙伴间主要的交易数据。

全球贸易额的上升带来了各种贸易单证、文件数量的激增，而且一个贸易过程往往要经过银行、海关、商检、运输等多个环节，含有同样交易信息的不同文件要经过多次重复处理才能完成。据统计，计算机的输入平均70%来自另一台计算机的输出，重复输入也使出差错的概率增高，而且重复录入浪费人力、浪费时间、降低效率。因此，纸面贸易文件成了阻碍贸易发展的一个比较突出的因素。另外，市场竞争也出现了新的特征。价格因素在竞争中所占的比重逐渐减小，而服务性因素所占比重增大。销售商为了减少风险，要求小批量、多品种、供货快，以适应瞬息万变的市场行情。而在整个贸易链中，绝大多数的企业既是供货商又是销售商，因此提高商业文件的传递速度和处理速度成了所有贸易链中成员的共同需求。同时，现代计算机的大量普及和应用以及功能的不断提高，已使计算机应用从单机应用走向系统应用，通信条件和技术的完善、网络的普及也为EDI的应用提供了坚实的基础。

正是在这样的背景下，以计算机应用、通信网络和数据标准化为基础的EDI应运而生。20世纪60年代末，欧洲和美国几乎同时提出了EDI的概念。EDI模拟传统的商务单证流转过程，以电子化方式传输商务信息，对整个贸易过程进行简化，如图2－2（b）所示。早期的EDI只是在两个商业伙伴之间，依靠计算机与计算机直接通信完成。70年代，通信条件和技术的完善、网络的普及又为EDI的应用提供了坚实的基础。80年代，EDI标准的国际化使EDI的应用跃入了一个新的里程。EDI是电子商务的最初形式，它还将继续发展，成为高速发展的互联网电子商务的一部分。

图2－2（a）　纸面方式企业间信息交换

图2－2（b）　EDI条件下企业间信息交换

（二）EDI的概念

对于EDI的概念，不同的组织对其定义不尽相同。国际标准化组织（ISO）将EDI定义为：“将商业或行政事务，按照一个公认的标准，形成结构化的事务处理或信息数据结构，完成从计算机到计算机的电子数据传输。”联合国国际贸易法委员会EDI工作组（UNCITRAL／WG．4）对EDI的法律定义为：“EDI是用户的计算机系统之间的对结构化的、标准化的信息进行自动远传送和自动处理的过程。”

从这两个定义中可以发现，EDI具有信息标准化、电子传输化、计算机处理等特点。以上定义均表明EDI具有其特定的含义和特点，即：

（1）EDI的使用对象是不同的组织，EDI传输企业间的报文是企业间信息交流的一种方式。

（2）EDI所传送的资料是一般业务资料，如发票、订单等，而不是指一般性的通知。

（3）EDI传输的报文是格式化的，是符合国际标准的，这是计算机能够自动处理报文的基本前提。

（4）EDI使用的数据通信网络一般是增值网、专用网。

（5）数据传输由收送双方的计算机系统直接传送、交换资料，不需要人工介入操作。

（6）EDI与传真或电子邮件的区别是：传真与电子邮件，需要人工的阅读判断处理才能进入计算机系统，人工将资料重复输入计算机系统中，既浪费人力资源，也容易发生错误；而EDI不需要再将有关资料人工重复输入系统。

（三）EDI的作用

EDI提供了一种现代化的数据交换工具和方式，用户按照规定的数据格式，通过EDI系统在不同用户的信息处理系统之间交换有关的业务文件，达到快速、准确、方便、节约、规范的信息交换目的。在EDI工作过程中，传统贸易中的各类凭证、单据等全部由电子数据所取代，并通过电子数据方式进行传输，而原本由人工进行的对各项单据核对、入账、结算、收发等事务也由计算机系统自动完成，故EDI的优势在于快速传输、节约劳动、减少错误，从而实现高效率、低成本。其作用具体体现在以下方面。

1．简化了业务工作的流程和环节

企业采用EDI可以更快速、更便宜地传送发票和采购订单、传输通知和其他商业单证，提高快速交换单证的能力。标准的EDI报文，可代替业务活动中的单据，根据EDI通信协议通过通信网络将其传递给贸易伙伴，接收方按EDI标准对EDI报文进行业务处理，从而简化了工作流程，缩短了业务处理的周期。

2．减少了人工差错带来的经济损失

由于信息处理是在计算机上自动完成的，因此避免了人工录入而可能出现的错误，降低了业务处理过程中的差错串，从而提高了总体业务质量。

3．降低了企业成本

运用EDI技术，能够很好地降低企业成本，主要表现在降低人事成本和库存成本上。采用EDI后，由于很多业务工作都由计算机自动完成，免去了重复输入、审核、纠错的工作，也免去了单证的邮寄、接收、存档等工作环节，从而减少了处理这些工作的职工人员，降低了人事成本。此外，以EDI为基础平台，能更快、更准确地填写订单，避免造成不必要的库存积压，达到零库存管理。

4．加强了企业的市场竞争地位

EDI存储了完备的交易信息，包括企业自身的业务信息、企业客户关系信息等，这些大量的信息为企业管理决策提供了准确的数据，让企业领导能够在变化的市场中，及时准确做好企业决策，使企业迅速适应市场的变化，抓住市场机会，从而加强企业在市场中的竞争地位。

（四）EDI系统

1．EDI系统的构成要责(www.xing528.com)

构成EDI系统的有3个要案，即EDI系统软件和硬件、EDI标准和通信网络。

（1）EDI软件和硬件。实现EDI需要配备相应的EDI软件和硬件。EDI软件具有将用户数据库系统中的信息译成EDI标准格式以供传输交换的能力。EDI标准具有足够的灵活性，可以适应不同行业的众多需求。但是，每个企业有着自己规定的信息格式，因此当需要发送EDI电文时，必须用某些方法从公司专有的数据库中把它翻译成EDI标准格式进行输出，这一功能的实现就需要相应的软件帮助。

EDI软件。EDI软件包括转换软件、翻译软件和通信软件。

转换软件：可以帮助用户将原有计算机系统的文件转换成翻译软件能够理解的平面文件，或是将从翻译软件那里接收过来的平面文件转换成原计算机系统中的文件。

翻译软件：可将平面文件翻译成EDI标准格式，或将接收的EDI标准格式翻译成平面文件。在一个EDI交易中，不必要求所有的企业都使用相同的应用程序来读取收到或发出的信息。可以根据报文标准、报文类型和版本由EDI系统的贸易伙伴之间确定，或是由服务机构提供的目录服务功能确定。

通信软件：具有管理和维护贸易伙伴的电话号码系统、自动执行拨号等功能。其将EDI标准格式的文件外层加上通信信封，再送到EDl系统交换中心的邮箱，或从EDI系统交换中心将收到的文件取回。

EDI硬件。EDI所需的硬件设备大致包括计算机、调制解调器以及通信线路。

计算机：目前使用的计算机，如PC、工作站、小型机、大型机等，均可使用。

调制解调器（Modem）：由于使用EDI进行电子数据交换需要通过通信网络，所以调制解调器是必需的硬件设备之一。

通信线路：一般常用的是电话线路，如果传输时效以及传输流量上有较高要求，则可以租用专线。

（2）EDI标准。EDI标准主要提供：语法规则、数据结构定义、编辑规则和协定、已出版的公开文件。由联合国欧洲经济委员会（UN／ECE）制定颁布的《行政、商业和运输用电子数据交换规则》（EDIFACT），以及美国国家标准局特命标准化委员会第十二工作组制定的ANSIX．12可以看出，EDI标准的三要素即数据元、数据段和标准报文格式。

数据元。UN／EDIFACT对数据元的定义是：数据元（Data）是在确定的上下文中被认为不可再细分的用作标识、描述和数值表示的数据单元。

数据段。UN／EDIFACT对数据段的定义是：数据段（Segment）是功能相关的数据元值的预定义和标识的集合。数据段分为两种：一种是用户数据段，它反映单证中具有一定功能的项，是一个中间信息单元，对应着纸面单证上的一个栏目，如发货方、收贷方等。另一种是服务数据段，有时也称为控制数据段，为电子传送提供信息服务。

标准报文格式。UN／EDIFACT对标准报文格式的定义为：报文（Message）适用于传送信息的有序字符列，在EDIFACT中，特指在报文目录中规定的顺序排列的段的集合，以报文头开始，以报文尾结束。标准报文格式用分支图的方式表示。分支图严格地给定了数据段出现的顺序，在分支图中有序字符列是从左到右、从上到下排列的。分支图中矩阵框内的数据段构成组，并且还能标识报文格式中数据段的嵌套。

（3）通信网络。通信网络是实现EDI的手段。贸易伙伴可通过多种方式来实现EDI网络，但无论哪种方式，都不外乎直接连接EDI和间接连接EDI。

直接连接EDI是指参与贸易的每个企业的计算机都通过电话线或专线直接相连，如图2－3所示。直接连接是EDI的最简单运作方式。用户仅需要普通的电脑和通信设备，如调制解调器就基本上可以操作了，因为这足以使信息从一台电脑传输到另一台电脑。实际上，许多企业的EDI实施就是从两个商业伙伴之间的这种数据交换开始发展起来的，早期的EDI通信一般都采用此方式。但当EDI用户的贸易伙伴不再是几个而是几十个甚至几百个时，这种方式就会出现一些缺点：①企业需要与很多的顾客和供应商建立连接，专线连接的方式非常昂贵；②单证需要在贸易伙伴间多次重复发送，很浪费时间；③当多家企业直接通信时，会出现由于计算机厂家不同、通信协议相异以及工作时间不易配合等问题，所以直接连接方式只有在贸易伙伴数量较少的情况下才能使用。

图2－3　直接连接EDI

为了克服这些问题，许多公司逐渐采用间接连接EDI的通信方式，贸易伙伴之间通过第三方网络，即增值网络（VAN）进行通信，如图2－4所示。贸易伙伴之间通过VAN通信，而不是把各自的计算机直接连接起来传递信息。如果VAN用户要向贸易伙伴发送一个EDI报文，可用专线或电话线连入VAN，将EDI格式的报文发给VAN。VAN记录此信息，并把信息发送到贸易伙伴在VAN的邮箱里。贸易伙伴可拨号进入VAN并从邮箱中获取EDI格式的信息。VAN在进行EDI的贸易伙伴间建立连接，为发送者与接收者维护邮箱并提供存储转送、记忆保管、格式转换、安全管制等功能。通过VAN传送EDI文件的优势在于：①用户只需要支持VAN的一种通信协议，不需要支持各个贸易伙伴的各种协议；②VAN运行记录可记下信息传输活动，因此可以大幅度降低相互传送资料的复杂度和困难度，并提高EDI的效率；③VAN提供贸易伙伴所用的不同交易单证标准间的翻译服务；④VAN可自动进行检查，确保交易单证符合EDI格式的要求。

图2－4　间接连接EDI

2．EDI的实现过程

EDI的实现过程就是用户将相关数据从自己的计算机信息系统传送到有关交易方的计算机信息系统的过程。该过程因用户应用以及外部通信环境的差异而不同。在有EDI增值服务的条件下，这个过程分为6个步骤：①发送方将要发送的单证数据从信息系统数据库提出，转换成平面文件（也称中间文件）；②将平面文件翻译成标准的EDI报文，并组成EDI信件；③发送EDI信件；④接收方从EDI信箱中收取EDI信件；⑤将EDI信件翻译成平面文件；⑥将平面文件转换成接收方格式文件，并送到接收方进行信息处理。

EDI的工作过程是一个可逆的过程，发送方同时作为接收方，接收方也可作为发送方，其工作原理是一样的。

（五）EDI的应用

EDI一经出现便显示出强大的生命力，迅速地在世界各主要工业发达国家和地区得到广泛的应用。EDI的应用主要来自两个方面：一方面是大的企业想与自己的供应商和客户建立电子数据交换及联系；另一方面是有的行业已经形成了非常成熟的供应链网络，通过实施EDI改善了整个行业的效率。因此，EDI最早应用在北美、欧洲和日本的汽车制造业、零售业和运输业，这些企业从EDI的应用中得到了非常好的效益。通用电气公司和沃尔玛最早采用EDI来完善订货业务，改善与供应商的关系。宝洁、丰田和联合利华使用EDI来实现快速反应（Quick Response，简称QR）和准时生产（Just In Time，简称JIT），从而重新定义了与客户间的关系。现在，对于全球数万家的著名企业，EDI改变了企业的经营方式，已经成为它们经营战略中一个必不可少的因素，这些大公司的EDI应用都非常成功。EDI应用相当广泛，主要可以总结为以下几个方面：

在商业贸易领域，通过采用EDI技术可以将不同的制造商、供应商、批发商和零售商之间的生产管理、物料需求、销售管理、仓库管理、商业电子收款机系统（POS）有机地结合起来，从而使这些企业大幅度地提高其经营效率，并创造出更高的利润。商贸EDI业务特别适用于那些具有一定规模、拥有良好计算机管理基础的制造商，采用商业POS系统的批发商和零售商以及为国际著名厂商提供产品的供应商。

在运输行业，通过采用集装箱运输电子数据交换业务，可以将航运、空运、陆路运输、外轮代理公司、港口码头、仓库、保险公司等企业之间各自的应用系统联系在一起，从而解决传统单证传输过程中的处理时间长、效率低等问题，可以有效地提高货物运输能力，实现物流控制电子化，实现国际集装箱多式联运，进一步促进集装箱运输事业的发展。

在外贸领域，通过采用EDI技术可以将海关、商检、卫检等监管部门与外贸公司、材料加工企业、报关公司等相关部门和企业紧密地联系起来，从而可以避免企业多次往返多个外贸管理部门进行申报、审批等，大大简化进出口贸易程序，提高货物通关的速度，最终达到改善经营投资环境、加强企业在国际贸易中的竞争力的目的。

在其他领域，如税务、银行、保险等贸易链路等多个环节之中，EDI技术同样也有着广泛的应用前景。通过EDI和电子商务技术，可以实现电子报税、电子资金划拨等多种应用。