分类账簿的设置和登记方法详解

分类账有总分类账和明细分类账两类。

（一）总分类账的设置和登记

总分类账简称总账，是按照总分类账户开设，用以全面、总括地反映全部经济业务情况的账簿。每个企业都必须设置总分类账。

总分类账应采用订本式账簿，按会计科目的编号顺序设置账户，并为每个账户预留账页。总分类账的账页格式一般有三栏式和多栏式两种。

1.三栏式总分类账

三栏式总账是按每一个会计科目设置一个账户，单独使用一张账页，在账页中设有借方、贷方和余额三个金额栏，以反映该账户的总括变动情况。其格式如表7-8所示。

表7-8　总分类账

三栏式账簿又分为设对方科目和不设对方科目两种。区别是在摘要栏和借方科目之间是否有一栏“对方科目”。设有“对方科目”栏的，称为设对方科目的三栏式账簿；不设有“对方科目”栏的，称为不设对方科目的三栏式账簿。

2.多栏式总分类账

多栏式总账将全部会计科目合设在一张账页上，以集中反映企业资金运动的增减变动情况。其格式如表7-9所示。

表7-9　总分类账

总分类账的登记方法，由于各企业所采用的账务处理程序不同，因此登记依据和程序也不一样。可以直接根据记账凭证逐笔进行登记，也可以根据科目汇总表或汇总记账凭证登记。关于各种不同的账务处理程序，我们将在本书第十章中详细说明。

（二）明细分类账的设置和登记

明细分类账简称明细账，是按照总分类账户所属的明细账户开设，用于分类、连续地反映某一类经济业务详细情况的账簿。企业应根据实际需要，在设置总账的基础上，设置若干必要的明细账，提供详细、具体的核算资料，作为对总账的明细反映和必要补充。

明细分类账一般采用活页式账簿，也可以采用卡片式账簿。其账页格式，应根据各类经济业务内容的特点以及经营管理要求的不同，分别采用三栏式、数量金额式、多栏式等多种格式。

1.三栏式明细账

三栏式明细账的格式与三栏式总账基本相同，即账页上设有“借方、贷方、余额”三个金额栏，不设数量栏，只记金额，不记数量。因此，这种格式主要适用于反映债权、债务结算情况和资本增减变动情况等只需要进行金额核算而不需要进行数量核算的明细分类核算，如“应收账款”“应付账款”“实收资本”“短期借款”等账户的明细账。其格式如表7-10所示。(www.xing528.com)

表7-10　应收账款明细账

2.数量金额式明细账

数量金额式明细账的格式设有收入、发出（或付出）及结余（或结存）三大栏，每栏下面又分设数量、单价、金额三小栏。此外，还可以根据需要在账页上方增设一些必要的项目，如材料的类别、品种、规格、计量单位、存放地点等。这种格式主要适用于既需要提供金额指标，又要提供实物数量指标的各种财产物资的明细分类核算。如“原材料”“库存商品”等账户的明细账。其格式如表7-11所示。

表7-11　原材料明细账　第×页

注：此表按先进先出计价法登记。

3.多栏式明细账

多栏式明细账的账页格式不是按照每一个明细科目单设一张账页来登记，而是在一张账页中将属于同一总账科目的所有相关明细科目或项目集中起来，分设若干专栏。这种格式主要适用于费用成本、收入利润账户的明细分类核算。如“生产成本”“管理费用”“制造费用”“本年利润”等账户的明细账。其常用格式有三种：（1）借方多栏，其格式如表7-12所示：生产成本明细账。只按借方设置若干专栏，不设贷方栏，在借方栏，用蓝字登记借方发生额，用红字登记贷方发生额。（2）贷方多栏，其格式如表7-13所示：主营业务收入明细账。只按贷方设置若干专栏，用蓝字登记，借方发生额则用红字登记。（3）借贷方多栏，其格式如表7-14所示：本年利润明细账。按借方和贷方分设两个专栏，每栏再分别设置若干小栏。

表7-12　生产成本明细账

注：□表示红字。

表7-13　主营业务收入明细账

表7-14　本年利润明细账

明细账除了上述三种常见的格式外，还可根据不同的管理要求采用不同的格式。如固定资产的核算，由于其价值较大，使用期限较长，而采用卡片式明细账。

明细账的登记一般以记账凭证为依据，也可以从原始凭证或原始凭证汇总表为依据，根据经营管理的实际需要分别采用逐日、逐笔登记或者定期汇总登记等方法。通常情况下，财产物资和债权债务结算的明细账应逐笔登记；种类多、收发频繁的原材料等存货明细账可以按月汇总登记；收入、费用、成本等明细账既可以逐日汇总登记也可以定期汇总登记，对于只设有借方或贷方的多栏式明细账，若出现贷方或借方发生额，应用红字记入表示冲减。无论是总分类账还是明细分类账，都应于会计期末结算出当期发生额及期末余额。

至于备查账簿，由于它仅仅是对企业日记账、分类账的补充，因此其种类、格式及登记方法均无特殊规定，一般可根据具体需要确定，在此就不做介绍。