层层设防：业务内部控制系统方案

下面我们将对各项具体业务的内部控制制度加以论述。

1．现金收付内部控制制度

现金收付控制是企业内部控制系统中最为重要的环节，它包括现金收入的内部控制和现金付款的内部控制。

现金收入的内部控制重点见表3－1。

表3－1　现金收入的内容控制制度

现金支出的内部控制制度也是非常重要的，与现金收入的内部控制制度相对应，主要注意的几个方面见表3－2。

表3－2　现金支出的内容控制制度

2．存货内部控制制度

存货是企业的流动资产，包括原材料、辅助材料、燃料、低值易耗品、包装物及劳动保护用品等。存货被誉为商业企业的血液，所以存货的内部控制很重要。良好的存货内部控制包括以下几个方面：

（1）无论采用什么盘存制度，每年至少实地盘点一次存货。

（2）保持高效的采购、验收和运输程序。

（3）保管好存货，以防被盗、损坏和腐烂。

（4）仅允许那些不能接近会计记录的人员接近存货。

（5）对贵重商品保持永续存货记录。

（6）按较经济的数量购买存货。

（7）保持足够的存货以防因存货短缺减少销售收入。

（8）不要保留过多的存货，以防将资金拴在不必要的项目上而增加费用。

以上是有关存货内部控制的基本要求，在一些内部控制制度比较完善的企业，存货管理更为规范。在实际工作中，他们管理存货出入的做法是：存货的每笔收入与发出都办理凭证。收入存货需填制采购材料验收入库单、自制原材料交库单、商品采购入库单、产品完工交库单、原材料退库单等；发出存货需填制材料领用单、材料发料单、产品销售发货单、原材料退库单等；月末应编制收料汇总表和发料汇总表。

存货的领用、发出、审核、保管、记账均要实行分工负责。

存货不仅要进行金额控制，而且要实施实物控制。会计部门一般控制金额，供应部门或销售部门分别控制金额和实物，仓库一般进行实物管理。

每年实地盘点存货是必要的，因为确认库存存货的唯一方法就是盘点。再好的会计系统也会有错误，盘点对确定存货的正确价值是必不可少的。当发现错误时，应调整会计记录，使其与实地盘点数一致。

使存货经手人远离会计记录是必要的职责分离。一个既可接近存货，又可接近会计记录的职员会有机会盗窃存货，并编制会计分录将其盗窃行为掩盖起来。例如，在存货实际被盗时，职员可增加冲销的存货数，以使存货金额降低。

在竞争日益加剧的市场经济环境中，公司不能将现金过多地拴在存货上而增加费用。

3．固定资产内部控制制度

曾经一度，我国国有企业的固定资产流失严重，于是关于加强固定资产内部控制的呼声越来越高。或许您所在的单位也存在这种由于内部控制不健全导致资产流失的现象，因此，加强固定资产内部控制就成为一件迫在眉睫的事情了。

固定资产的内部控制包括确保资产安全和有适当的会计系统。

其中保证资产安全包括：

（1）分配保管资产的责任。

（2）资产的保管与资产的会计处理分离（这是各方面内部控制的基础）。

（3）建立防范措施（如看守和限制接近资产），防止资产被盗。

（4）保护资产，防止自然环境（如雨、雪等）侵蚀。

（5）培训操作人员适当使用资产。

（6）购买足够的保险，以防止火灾、暴风雨和其他灾害造成资产损失。

（7）建立定期维修制度。

固定资产的控制与价格较高的存货的控制有许多类似之处，都要借助辅助记录。对固定资产，公司使用固定资产明细账。每项资产都要在记录中列出，并指明其地点和负责人，这有助于确保固定资产安全。明细账记录还列出了资产成本、使用期限及其他会计资料。(www.xing528.com)

4．采购业务内部控制制度

采购业务是企业进行生产的第一个重要环节，因此一个良好的内部控制系统也会对这一业务进行比较严密的监控。采购业务主要由商品、原材料和固定资产三个部分的采购供应组成。它一般包括签订供货合同、验收原材料或商品入库、结算支付货款三个环节。

（1）采购内部控制的基本要求。

①采购工作中计划、订货、验收、结算等各个环节必须分工负责。并且采购中除了对一般物资购买作一般授权外，对资本支出和租赁合同等重大采购事项要进行特别授权。

②采购人员除经过特别授权外不得擅自改变采购内容，只能按批准的品种、规格、数量进行采购。

③除零星采购外，采购业务均需签订采购合同。

④采购货款必须在认真审核、核对合同之后，方可付款结算。

⑤除小额采购外，采购货款必须通过银行转账结算。

⑥采购的物资必须经过验收方可入库。

⑦采购过程中的损耗必须查明原因，经审核批准后方可处理。

⑧应付账款明细账与总账应定期核对并保持金额一致。

（2）采购内部控制的主要手段。

①采购前先填写“物资采购申请单”（以下简称“申购单”），办理申请手续。企业各部门所需要的材料、商品和其他物资，或者仓储部门认为某种货物的储备量已达到最低储备限额而需要补充时，应当通过填写“申购单”的方式，申请购货。“申购单”由负责这类支出预算的主管人员签字后，送交供应部门负责人审批，并授权采购人员办理购货手续。采用这种方式，能使每一次采购业务都有相应的依据，这对于提高采购的计划性，节约使用资金，分清各有关部门和个人的责任都有比较好的作用。

“申购单”一般采用一式两份的方式，详细注明：申购部门、申购物资名称、规格、数量、要求到货日期及用途等内容，一并交供应部门。供应部门据此办理订货手续后，将其中一张退回申购部门，以示答复。

②采购时要签订“采购订货单”，规范采购活动。企业中除零星物品的采购可随时办理外，大量购买业务应尽可能签订合同并采用订货单制度，以保证采购活动的规范化。“采购订货单”是供应部门进行采购活动的一种业务执行凭证，也是购销双方应当共同遵守的一种契约，它不仅使采购业务在开始时就置于计划控制之下，而且便于在任何时候、任何环节下对整个采购业务进行查询。

“采购订货单”可根据实际情况，采用数张复写方式，其中一张送交销货单位，请求发货；一张转交仓库保管部门，作为核收物品时与发票核对的依据，即验收货物的依据；一张留做存根，由供应部门归档保存，以便对所有的订货与到货情况进行查对、分析。

③采购物资到达时应填写“入库单”，严格验收之后方可入库。采购部门购回的各种原材料，都应及时送交仓库验收。验收人员应对照销货单位的发货票和购货订单等，对每一种货物的品名、规格、数量、质量等严格查验，在保证货、单相符的基础上填写“入库单”。“入库单”是证明原材料或商品已经验收入库的会计凭证。“入库单”由仓库验收人员填制，取得采购人员的签字后，一张留存，登记仓库台账；一张退给采购部门进行业务核算；一张送交会计部门。严格的验收制度，有利于考核采购人员的工作质量，划清采购部门与仓库之间的经济责任，保证物资入库准确、安全。

④规范审查制度、严格审核采购业务的各种凭证。会计部门在正式记录采购业务、支付货款之前，应对各有关部门送来的各种原始凭证，包括发货票、运费收据、入库单以及订货单等进行认真的审查、核对。不仅审查每一张凭证的购货数量、金额计算是否正确，还要检查各种凭证之间是否内容一致、时间统一、责任明确、手续清楚等。如果发现问题，应及时查明原因，分清责任，合理解决。在此基础上，编制付款凭证，由出纳员支付货款，并按货币资金支出业务的内部控制要求办理，使两种业务的内部控制统一起来。

5．销售业务内部控制制度

销售业务也是企业内部控制应当着重注意的一个环节。采购业务是企业各项物资的“入口”，而销售业务则是企业各项物资的“出口”，这两个“口”可是一个也不能放松。销售业务一般要经过签订销售合同、填写发货单通知仓库发货、办理发货、办理货款结算四个环节。销售业务内部控制一般情况下应符合以下要求：

（1）发票和发货单应按顺序编号，如有缺号经批准方可注销。

（2）销售合同、发票和发货单，必须经过审核批准方可注销。

（3）要按规定价格销售，未经授权不得改变售价。

（4）废残料的出售必须按一般销售业务处理方法同样处理。

（5）销售退回必须经授权批准后方可办理退款手续。

（6）收款时必须对品名、数量、单价、金额进行审核，有销售合同的必须与合同核对。

（7）开单、发货、收款必须分工负责。

（8）应收账款明细账应与总账核对相符。

（9）销售业务应及时入账，并且入账时要分类清晰。

销售业务分为现销业务和赊销业务两种类型。现销业务是指企业在销售产品或商品的同时，收取货款，强调钱货两清。工业、商业批发等企业对现销业务实施内部控制的主要手段是开具“销货单”，并确定其合理的传递程序。具体做法是：

（1）客户购货时，由销售部门填制一式数联的“销货单”，注明购货单位、货物名称、规格、数量、单价、金额等，经负责人审核签章后，留一联作为存根，进行业务核算，其余交客户办理货款结算和提货。

（2）客户持“销货单”向财会部门交款。财会部门对“销货单”认真审核后，办理收取货款的手续，并加盖财务专用章和有关人员的签章，留一张编制记账凭证，其余退给客户。

（3）客户持“销货单”中的提货联向仓库提货。仓库保管人员对“销货单”进行复核，确认已办妥交款手续后，予以发货，并将提货联留下登记仓库台账。

赊销业务是指企业先办理产品或商品发出，然后在规定时间内收取货款。一般情况下，赊销业务的内部控制除符合前述要求外，还应采取一定方式实施赊销控制。见表3－3。

表3－3　实施赊销控制的方式