备用金是指企业为了便于内部各部门和个人的日常零星开支，如企业业务人员的差旅费、企业员工餐费及不足转账起点的零星采购以及预付给厂内某些单位或职工个人的备用现金等。为了合理有效地使用资金，加强备用金的管理，企业应建立和健全备用金的预借、使用和报销制度。有关部门和职工领取备用金时，应填写借款单，经有关负责人批准，按规定用途支出，不得挪作他用。支用后，应在规定期限内填写报销单，随附原始凭证，经有关负责人核准，向财务部门报销。
备用金的管理可采用以下两种方法：一种是非定额备用金（也称临时性备用金），另一种是定额备用金。临时性备用金是一次借用，实报实销的。定额备用金的管理方式是财会部门对经常需要使用备用金的部门核定备用金定额，并按定额拨付备用金，定额备用金使用后，报销时，财会部门按核准报销的金额付给现金，补足备用金定额。根据我多年的操作经验，我把备用金的操作流程在图4-1中向大家展示。
图4-1 备用金的预借、使用和报销的手续流程
企业内部各部门或工作人员因零星开支、零星采购等需要预借备用金时，一般应由经办人填写借款凭证。借款凭证一式三联，第一联为付款凭证，财务部门作为记账依据；第二联为结算凭证，借款期间由出纳员留存，报销时作为核对依据，报销后随同报销单据作为记账凭证的附件；第三联交借款人保存，报销时由出纳员签字后作为借款结算及交回借款的收据。经办人在填写借款凭证时，应当如实认真地填写借款事由、金额和借款日期并签名，送有关领导审批后根据借款凭证编制现金付款记账凭证。对于借用的备用金，会计上可以通过“其他应收款——备用金”账户来核算。
学习会计学，要注重原理的学习，吃透原理，活学活用。因此，我们在学习时一定要从原理的角度来理解和掌握课程内容。如在学习各种会计核算方法时，不能就方法论方法，要理解其理论依据；既要学会应当怎样做，又要弄懂为什么要这样做。要防止只注重具体业务处理，而忽略对其原理的学习。
这时，我想起了昨天我们的会计人员小明做了一个关于我企业最近备用金的会计核算，现在不妨拿过来考考大家。
提 问
2017年5月28日，我企业的销售科领取备用金1 200元，作零星采购和开支使用，经办人为小良。小良在领用备用金时，应按规定填制借款凭证，有关人员编制现金付款记账凭证，根据现金付款凭证支付现金（或现金支票），我们的会计人员小明应该如何做会计分录？
新员工小李回答：
借：其他应收款——备用金 1 200
贷：库存现金 1 200
我很高兴没有一个人有不同意见，看来这批新员工的操作能力还是可以的，但愿她们在以后的操作中也能像现在这样熟练而准确。(www.xing528.com)
在库存现金的核算中，还有现金收付业务的核算。下面我们一起来看看现金收付业务核算的相关内容。
对于企业发生的每笔现金收付业务，都应当设置“现金日记账”，根据收付款凭证，按照业务发生顺序逐笔登记。每日终了，应当计算当日的现金收入合计额、现金支出合计额和结余额，将结余额与实际库存额核对，做到账实相符。在总分类核算中，应设置“现金”账户，该账户属资产类账户。该账户借方登记现金收入金额，借方余额反映库存现金结余款；贷方登记现金的支出金额。为了及时、详细、连续地反映现金的收入、付出和结存的情况，便于企业安排、管理现金的收支活动，工业企业还应设置“现金日记账”进行序时登记。现金日记账多采用三栏式，也可以采用多栏式。账内以现金收入和支出的对应账户设置专栏。现金日记账的收入栏和付出栏，同出纳人员根据审核签证后的收付款凭证，按照现金收付业务发生的顺序逐笔登记。每日终了要加到本日现金收付总额、结出余额，并与库存现金实有数核对相符。
综合上述所讲的内容，结合我们企业最近几天发生的有关库存现金的业务，我给大家列举以下几个实例。
2017年5月31日，我企业会计人员小明在我的签字许可下，从银行提取现金2 500元来补充企业的库存现金。之后，小明做了如下的会计分录：
借：库存现金 2 500
贷：银行存款 2 500
2017年6月1日，我收到企业销售部送来的现金，其中货款10 000元，增值税1 700元。小明做了如下的会计分录：
借：库存现金 11 700
贷：主营业务收入 10 000
应交税费——应交增值税（销项税额） 1 700
销售员小良因公出差，预借差旅费1 500元。小明做了如下会计分录：
借：其他应收款——备用金 1 500
贷：库存现金 1 500
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