如何设计出优秀的报表格式？

1.通用报表的结构

通用报表一般由标题、表头、表体和表尾4个基本要素组成（又称为报表结构），如图7-1所示。不同的报表中的上述4个基本要素是不同的。

图7-1 通用报表的结构

栏目说明

1）标题：用来描述报表的名称。报表的标题可能不止一行，有时会有副标题等。

2）表头：用来描述报表的编制单位名称、日期等辅助信息和报表栏目。

3）表体：是报表的核心，是体现报表数据的区域。

4）表尾：是指表体以下进行辅助说明的部分以及编制人、审核人等内容。

会计报表格式设置是在报表结构基础上对报表格式的进一步调整，可以使之美观并且实用。其主要内容有：设置报表大小、画表格线、组合单元、设置单元属性等。

2.设置报表大小

报表的大小包括报表的行数和列数（又称为表尺寸）、行高以及列宽。

（1）设置表尺寸

设置表尺寸是指设置报表的行数和列数。设置前可事先根据所要定义的报表大小计算所需的行数、列数，然后再设置。

1）在主界面单击“财务报表”，进入财务报表窗口。单击“文件”→“新建”，创建一个新表，并自动进入“格式”状态。

2）选择“格式”→“表尺寸”，进入“表尺寸”窗口，如图7-2所示。

图7-2 设置表尺寸

3）在行数、列数后输入所要设置的数据，单击“确认”按钮，即可得到如图7-3所示的表格。

图7-3 24×3表格

提示

①财务报表是一个报表簿，可以容纳多张报表，一个财务报表最多可容纳99999张表页。

②设置报表的行数应包括报表表头、表体和表尾。

③行数最多设9999行，列数最多设255列。

④行数和列数设置以后，若发现少设，在格式状态下可通过选择“编辑”→“插入”或“追加”行与列完成；若发现多设，在格式状态下可通过单击“编辑”→“删除”来删除行与列。

⑤在报表中行用数字来表示，列用字母来表示。某行与某列交叉组成的部分称为单元，名称为先用所在列表示再用所在行表示，如D4单元、F10单元。单元可通过单击来选择。

⑥区域为相邻的一定范围内几个单元的组合，其名称是通过“：”将该区域左上角的单元名称和右下角单元的名称连接来表示的，如D5∶F18。区域可用鼠标拖动的方法来选择。

（2）设置行高和列宽

调整报表的行高和列宽是为了使每一个单元格能够容纳下所放的数据，以使报表美观。

在设置好表尺寸的报表中，选则需要调整的单元所在行，例如“A1∶C1”，选择“格式”→“行高”，进入“行高”窗口，如图7-4所示。

图7-4 设置行高

提示

①设置列宽应当能够放下本栏最宽的数据，否则生成报表时会产生数据溢出的错误。

②在设置了行高及列宽后，若觉得不合适，可以直接拖动行线及列线调整行高及列宽。

3.画表格线

报表的大小设置完之后，在报表输出时，该报表上是没有任何表格线的，为方便使用，最好在适当位置画上表格线。

选中报表需要画线的区域，例如“A3∶C23”，选择“格式”→“区域画线”，进入“区域画线”窗口，如图7-5所示。选择相应画线类型，单击“确认”按钮即可。

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图7-5 “区域画线”窗口

提示

①画表格线时可以根据需要选择不同的画线类型及样式。

②“单元属性”对话框中的“边框线”选项，也能设置区域的表格线（但不能设置框线和斜线）

4.组合单元

（1）操作步骤

选中需要合并的区域，例如“A1∶C1”，选择“格式”→“组合单元”，进入“组合单元”窗口，如图7-6所示。单击“整体组合”或“按行组合”按钮，这几个单元即合并成一个整体。

图7-6 “组合单元”窗口

（2）栏目说明

组合单元：是一个大单元，所有针对组合单元中的每一个单元的操作对组合单元均有效。其实际上是把几个单元当做一个单元来用。

提示

①若组合单行几个单元，单击“整体组合”或“按行组合”按钮效果是一样的。但若选中组合多行多列，效果就是不一样的。

②定义组合单元后，组合单元的单元类型和内容以区域左上角单元为准。

5.输入内容

输入内容指的是报表上的固定文字，主要包括标题、表头、表体项目、表尾项目等。

选中需要输入内容的单元或组合单元，根据所给资料输入相关内容，如图7-7所示。

图7-7 输入内容

提示

在输入报表内容时，单位名称及日期一般无须输入，可用设置关键字的方法设置。

6.设置单元属性

设置单元类型、字体图案、对齐方式、边框样式等内容，其中最重要的是单元类型的设置。

（1）操作步骤

1）选中单元，选择“格式”→“单元属性”，进入“单元格属性”窗口。单击“单元类型”选择卡，选择单元类型，如图7-8所示。

2）单击“字体图案”选项卡，选择字体、字号，如图7-9所示。

图7-8 “单元类型”选项卡

图7-9 “字体图案”选项卡

3）单击“对齐”按钮，选择水平方向及垂直方向为“居中”，如图7-10所示，单击“确定”按钮即可。

（2）栏目说明

1）单元类型分为数值型、字符型和表样型。数值型表示此单元输入的内容可以进行四则运算；字符型表示此单元输入的内容为字符，即使输入的为数字也不能进行四则运算；表样型表示此单元输入的内容对所有表页都有效。

2）字体图案、对齐和边框的内容基本和Office软件一样。

提示

①新建的报表，所有单元的单元类型均默认为数值型。

②格式状态下输入的内容均默认为表样单元。

③字符单元和数值单元只对本表页有效，表样单元输入后对所有的表页有效。