如何处理购销存凭证？

购销存凭证处理的功能主要是将采购系统、库存系统和销售系统中已形成且已记账的出入库单据和采购销售发票生成记账凭证，传递到总账系统，以便进行账务处理。购销存凭证处理分为购销单据制单和客户供应商往来制单。

1.购销单据制单

购销单据制单是根据已记账的采购入库单、销售出库单、材料出库单、其他出入库单等单据生成记账凭证，传递到总账系统。可对已生成的所有记账凭证进行查询和修改，所生成的记账凭证可在总账系统中显示及生成科目总账。

1）在核算管理系统，选择“购销单据制单”，或者在菜单栏选择“核算”→“凭证”→“购销单据制单”，打开“生成凭证”窗口，选择所需生成的“凭证类别”。

2）单击“选择”按钮，在“查询条件”窗口，根据需要选择生成凭证的单据以及相应条件，如图5-96所示，单击“确认”按钮。

图5-96 “查询条件”窗口

3）选择要生成凭证的记录，如图5-97所示，单击“确定”按钮。

图5-97 选择单据

4）在“生成凭证”窗口，查看科目编码和科目名称是否完整、有误，如图5-98所示。确认无误后，单击“生成”或“合成”按钮。

图5-98 “生成凭证”窗口

5）显示所生成的凭证，操作员可修改凭证类别、凭证摘要、借方科目、贷方科目、金额，可以增加或删除借贷方记录，并等于所选记录的金额。

6）单击“保存”按钮，保存此凭证，如图5-99所示。

提示

①进入生成凭证功能时，操作员可以选择单据生成凭证的条件。

②红字回冲单和蓝字回冲单以单据中记录的形式单独列示，而不以单据的形式列示。

③如果使用采购系统，则对采购入库、发票进行结算制单后，本系统将自动识别，不能再制单。

④如果用户没有定义该单据中的存货科目、差异科目和所对应的科目，则所生成的凭证没有科目，并且没有辅助账类。对没有科目的凭证，用户可在显示的凭证中填入科目，修改或增加辅助账类的分录。

图5-99 生成凭证完成

⑤在生成凭证窗口，生成操作是根据单据的数量分别生成等同单据数量的凭证，合成操作是汇总单据信息后生成一张凭证。

2.供应商往来制单和客户往来制单

供应商往来制单和客户往来制单包括发票制单、核销制单、转账制单、并账制单，都是根据实际生成的发票、核销单据、转账单据、并账单据生成凭证，且同类可以合成一张凭证。

客户往来制单同供应商往来制单操作类似，这里主要讲解供应商往来制单。在实际操作中，为了快速、成批地生成凭证，操作员还可以使用制单功能进行批处理制单。

1）在核算管理系统，选择“供应商往来制单”，或者在菜单栏选择“核算”→“凭证”→“供应商往来制单”，打开“制单查询”窗口，选择所需生成的“凭证类别”，如图5-100所示。

图5-100 “制单查询”窗口

2）单击选择制单类型，制单类型包括发票制单和应付单制单、核销制单、汇兑损益制单、转账制单、并账制单、现结制单，可根据实际需要选取需要制单的类型。(www.xing528.com)

3）选择完成后，单击“确认”按钮，系统会将符合条件的所有未制单的单据全部列出，如图5-101所示。

图5-101 “供应商往来制单”窗口

4）单击“单据”按钮，打开联查窗口，如图5-102所示，检查单据是否正确，确认后退出。

图5-102 单据查询

5）确认无误后，单击“制单”按钮，进入凭证界面。在凭证界面操作方法如下：

①可以增加、删除分录，但增加、删除的分录科目不能为受控科目，系统生成的分录不允许删除。可以修改科目、项目、部门、个人、制单日期、摘要、凭证类别、附单据数等栏目。

②金额由系统自动生成，不能对此进行修改。但允许对非受控科目分录进行金额的修改。

③当按单据制单时，自动取单据中相应的备注内容填充摘要，如果没有备注内容，则按当前单据类型或处理内容填充摘要；当按发票制单时，取发票类型及摘要作为凭证摘要内容。摘要允许修改。

④单击“保存”按钮，可以将当前凭证传递到总账系统，如图5-103所示。

提示

①制单日期系统默认为当前业务日期。制单日期应大于或等于所选的单据的最大日期，但小于当前业务日期。

图5-103 凭证保存成功

②如果同时使用了总账系统，则所输入的制单日期应该满足总账制单日期要求：即大于同月同凭证类别的日期。

③在供应商外来制单窗口，可以单击“全选”按钮，选择当前集合中全部的单据，所有单据的序号是一致的；可以单击“全消”按钮，取消所有的选择；可以单击“合并”按钮，将所选的单据合并生成一张凭证。

④一张原始单据制单后，将不能再次制单。

⑤如果退出凭证界面，还有未生成的凭证，则系统会提示是否放弃对这些凭证的操作。如果选择“是”，则系统会取消本次对这些业务的制单操作。

3.取消制单

1）如果发生已生成的记账凭证错误，则可取消制单。在菜单栏选择“核算”→“凭证”→“供应商往来凭证列表”，打开“凭证查询条件”窗口，输入查询条件。

2）输入完成后，单击“确认”按钮，系统会将符合条件的所有凭证全部列出，如图5-104所示。

图5-104 供应商往来凭证查询

3）单击“单据”按钮或“凭证”按钮，可以打开联查凭证窗口，如图5-105所示，检查凭证是否需要删除。确认后退出。

图5-105 联查凭证

4）确认无误后，单击“删除”按钮，系统提示是否删除凭证。确认后将删除此凭证，取消相关制单操作。