在库存系统的日常业务处理中，需要处理的单据包括采购入库单审核、产成品入库单、其他入库单、销售出库单、材料出库单和生产加工单。
对于工业企业，采购入库单一般指采购原材料验收入库时，所填制的入库单据；对于商业企业，一般指商品进货入库时，填制的入库单。无论是工业企业还是商业企业，采购入库单是企业入库单据的主要部分。采购入库单是采购人员在采购系统录入的，库管员只需在库存管理系统中对采购入库单进行审核即可，不用再录入采购入库单。如果库存管理系统没有和采购系统集成使用，采购入库单就需由库管员在库存管理系统录入。
对于工业企业，销售出库单一般指产成品销售出库时，所填制的出库单据；对于商业企业，一般指商品销售出库时，填制的出库单。同样，销售出库单也是企业出库单据的主要部分。库存管理系统和销售系统集成使用。销售出库单是销售系统根据销售发货单或发票生成的。
对于工业企业，产成品入库单一般指产成品验收入库时，所填制的入库单据。它是工业企业入库单据的主要部分。只有在工业企业中才有产成品入库单，商业企业没有此单据。
材料出库单是工业企业领用材料时，所填制的出库单据。它是工业企业出库单据的主要部分，在库存管理系统中，材料出库单也是进行日常业务处理和记账的主要原始单据之一。只有在工业企业中才有材料出库单，商业企业没有此单据。
其他入库单是指除采购入库、产成品入库之外的其他入库业务，如调拨入库、盘盈入库、组装拆卸入库、形态转换入库等业务形成的入库单。
如果企业的会计电算化软件包括采购模块、销售模块、库存模块，则采购入库单在采购系统输入，在库存系统审核即可；而销售出库单在销售系统输入发货单，在库存系统生成销售出库单并审核。
库存系统中各种出入库单的内容虽然有所不同，但是操作流程和操作方法类似，这里以产成品入库单的日常处理为例，其他出入库单的日常处理不再一一详细介绍。
1.增加产成品入库单
1）在库存管理系统，选择“产成品入库单”，或者在菜单栏选择“库存”→“产成品入库单”，打开“产成品入库单”窗口。
2）单击“增加”按钮，系统自动新增一张空白的产成品入库单。
3）输入产成品入库单表头的各项内容。单击“增行”按钮，系统自动在单据表体新增一条空白记录，可输入单据表体的各项内容。
4）如果产成品入库单填制完毕后发现有错，则可直接进行修改。
5）该张产成品入库单被确认正确后，单击“保存”按钮，保存该入库单，如图5-81所示。如果不想保存该单据，可单击“放弃”按钮，放弃当前新增的单据。
图5-81 产成品入库单
6）单击“增加”按钮，则可继续填制下一张产成品入库单。
7）参照生成产成品入库单，单击“选单”按钮，弹出参照生产加工单界面，如图5-82所示。红字产成品入库单无此参照功能。被产成品入库单参照的生产加工单不允许删除，删除时会提示“此单据已被产成品入库单参照，不能删除”信息。
提示
①如果新增的单据为红字产成品入库，则应单击单据右上角的红字单据选择框。
②光标在各存货间移动时，单据下方表尾处将动态显示出该存货的现存量信息。
③保存单据时，如果存货的现存量低于最低库存量或高于最高库存量，而且在选项中设置为现存量低于最低库存量或高于最高库存量时报警，则系统将提示操作员是否继续。如果操作员选择“是”，系统将保存单据；如果操作员选择“否”，系统将让操作员重新输入数量。
图5-82 参照生成产成品入库单
④保存单据时，对于批次管理的存货，如果单据保存后该批次的结存数量小于零或大于原入库数量，则系统将提示操作员重新输入数量，而且批次管理的存货不允许零出库。
2.修改产成品入库单
1）在库存管理系统，选择“产成品入库单”，或者在菜单栏选择“库存”→“产成品入库单”，打开“产成品入库单”窗口。
2）单击“上张”“下张”“首张”“末张”按钮，可以查找需修改的产成品入库单，如图5-83所示。
图5-83 查找产成品入库单
3）单击“修改”按钮，使单据处于修改状态。查找修改的数据，直接修改即可。
4）修改完成后，单击“保存”按钮，保存本次修改的内容。
提示(www.xing528.com)
下列情况下不允许修改产成品入库单：
①修改或删除单据时，如果系统选项中“本人填制的单据是否允许其他人修改”为否，则修改或删除单据时系统要检查当前操作员是否与制单人一致，一致才能修改或删除此单据，否则提示“这不是您填制的单据，您不能进行修改或删除！”。如果系统选项中“本人填制的单据是否允许其他人修改”为是，则对单据进行修改或删除时，系统不检查当前操作员是否与制单人一致，但单据修改后，自动将制单人改为当前操作员。
②如果产成品入库单的表体已录入数据，则仓库不允许修改。
③已结账月份的产成品入库单不能修改。
④已审核的产成品入库单不能修改。
⑤产成品入库单存货核算系统已记账，不能修改。
⑥蓝字产成品入库单中，如果批次管理的存货累计出库数不等于零，存货、批号、失效日期就不能修改了，而且修改后的入库数量和件数必须大于或等于累计出库数量和件数。
3.删除产成品入库单
1）在库存管理系统，选择“产成品入库单”，或者在菜单栏选择“库存”→“产成品入库单”，打开“产成品入库单”窗口。
2）单击“上张”“下张”“首张”“末张”按钮，可以查找需要删除的产成品入库单。
3）单击“删除”按钮，系统提示操作员确认是否要删除当前单据。如果确实要删除当前单据，则可单击“是”按钮；否则单击“否”按钮。
提示
下列情况下不允许删除产成品入库单：
①操作员修改或删除单据时，如果系统选项中“本人填制的单据是否允许其他人修改”为“否”，则修改或删除单据时系统要检查当前操作员是否与制单人一致，如果一致才能修改或删除此单据，否则提示操作员“这不是您填制的单据，您不能进行修改或删除！”；如果系统选项中“本人填制的单据是否允许其他人修改”为“是”，则对单据进行修改或删除时，系统不检查当前操作员是否与制单人一致，但单据修改后，自动将制单人改为当前操作员。
②已审核的产成品入库单不能删除。
③已结账月份的产成品入库单不能删除。
④产成品入库单存货核算系统已记账，就不能删除了。
⑤蓝字产成品入库单中，不能删除批次管理且已出库的存货，而且整张单据也不能删除，但可删除其他存货。
4.审核产成品入库单
1）在库存管理系统，选择“产成品入库单”，或者在菜单栏选择“库存”→“产成品入库单”，打开“产成品入库单”窗口。
2）单击“上张”“下张”“首张”“末张”按钮，可以查找需要审核的产成品入库单。
3）单击“审核”按钮，系统自动将当前操作员作为审核人，“审核”按钮变为“弃审”按钮，如图5-84所示。
图5-84 审核产成品入库单
4）审核完当前单据后，再找到下一张需审核的产成品入库单，进行审核操作，直至所有单据审核完毕。
5）如果要撤销对当前产成品入库单的审核，则可以单击“弃审”按钮。
6）如果要批量审核产成品入库单，则可以单击“批审”按钮，选择所有要审核的单据，单击“确认”按钮。
7）如果要批量取消产成品入库单的审核，则可以单击“批弃”按钮，选择所有要取消审核的单据，单击“确认”按钮。
提示
①本系统中的审核含义极其广泛，既可表示通常意义上的审核，也可将实物的出入库作为单据的审核，即在出入库单上的所有存货均办理了实物出库或入库后，对出入库单进行审核。
②已审核的单据就不能再审核了。只要该单据未审核，不管该单据是否记账或当月是否结账，均可对该单据进行审核。
③如果操作员对单据进行了审核操作，则在出入库流水账中均可按单据是否审核进行查询，即可查询到已审核或未审核的单据。
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