付款结算和转账处理

1.付款结算

付款结算是对采购形成的应付账款支付款项的过程。付款结算功能包括录入付款单，打印、预览付款单，对发票及应付单进行核销，形成预付款并核销预付款，处理代付款等。

（1）增加付款单

增加一张付款单，必须先选择需付款的供应商名称，才能进行相应的操作。

1）在采购管理系统，选择“付款结算”，或者在菜单栏选择“采购”→“供应商往来”→“付款结算”，进入“付款单”窗口，选择供应商，如图5-66所示。

2）单击“增加”按钮，录入该供应商的付款单内容。如果想放弃当前的操作，则可以单击“放弃”按钮。

图5-66 “付款单”窗口

3）单击“切换”按钮，可以使当前的付款单的界面切换为收款单的界面。

提示

①修改付款单：可以在增加付款单的同时修改付款单，直接单击需修改的项目，输入正确的内容；也可以在保存付款单完成后，单击“修改”按钮。

②删除付款单：在单据处理界面，选择所要删除单据的所属供应商，寻找所要删除的付款单，单击“删除”按钮即可。

（2）对付款单进行核销

如果企业向供应商采购货物形成应付款，并向供应商支付货款，则需要通过核销确认应付款和付款的对应关系。明确发票、应付单和付款单的对应关系后，可以对应付款进行精确的账龄分析，更好的管理应付账款。

1）在付款单窗口，寻找所要核销的付款单，选中后，单击“核销”按钮，屏幕会在下方列出所有该供应商未核算的单据的信息，选择所要核销的单据。

2）核销结算金额可以手动输入，也可以自动填写，如图5-67所示。

3）单击“保存”按钮，核销完成。

图5-67 付款单核销结算

提示

单据的核销分为以下几种情况。

①付款单的数额等于原有单据的核销数额：付款单与原有单据完全核销。

②在核销时使用预付款：如果先预付了供应商一部分款，在业务完成后又付清了剩余的款项，并且要求这两笔款项同时结算，则在核销时需要使用预付款。

③付款单的金额部分核销以前的单据，部分形成预付款：和当前结算的供应商有往来款，但是支付的款项大于原有单据的数额，支付的货款一部分核销原来的单据，一部分形成预付款。

④付款单的数额小于原有单据的数额：单据仅得到部分核销。

（3）形成预付款

如果预付了一个供应商的款项，当时还没有发生采购业务，则可以录入付款单，然后将该笔款项全部作为预付款。

1）在采购管理系统，选择“付款结算”，或者在菜单栏选择“采购”→“供应商往来”→“付款结算”，进入“付款单”窗口，选择供应商。

2）增加一张付款单后保存。

3）保存完成后，单击“预付”按钮，将该笔款项全部作为预付款。

2.转账处理

（1）应付冲应付

应付冲应付指将一家供应商的应付款转到另一家供应商，或把一个部门或业务员的应付款转到另一个部门或业务员中。通过该功能将应付账款在供应商、部门或业务员之间进行转入、转出，实现应付业务的调整，解决应付款业务在不同供应商间、部门间或业务员间入错户或合并户问题。

1）在菜单栏选择“采购”→“供应商往来”→“应付冲应付”，进入“应付冲应付”窗口，如图5-68所示。

图5-68 “应付冲应付”窗口

2）选择转出户、转入户，单击“过滤”按钮，在“采购专用发票”对应的“并账金额”栏输入转账金额。选中“货款”“其他应付款”和“预付款”复选框。

3）单击“确认”按钮，系统提示“操作成功”。(www.xing528.com)

（2）预付冲应付

如果企业预付了供应商款项，采购货物后形成了应付款项，则可通过预付冲应付处理企业的预付款和应付款之间的转账核销业务。

1）在菜单栏选择“采购”→“供应商往来”→“预付冲应付”，进入“预付冲应付”窗口。

2）在“预付款”选项卡，选择供应商，单击“过滤”按钮，系统将列出该供应商所有满足条件的预付款的日期、结算方式、金额等项目。在“预付款”选项卡对应的“转账金额”栏中输入转账金额。

3）在“应付款”选项卡，单击“过滤”按钮，在相应的单据栏输入转账金额，如图5-69所示。

图5-69 输入转账金额

4）单击“确定”按钮，系统提示“操作成功”。

提示

①系统自动对冲的原则是对有预付款和应付款的供应商进行逐一对冲。

②蓝字预付款冲销蓝字应付款，红字预付款冲销红字应付款，两者只能分开处理，不能同时进行。要想进行红字预付款冲销红字应付款时，则选择类型为收款单即可。

③当该供应商的预付款大于或等于应付款时，则该供应商最终自动冲销的金额以应付款总额为准。当该预付款小于应付款时，则该供应商最终自动冲销的金额以预付款总额为准。

④成批进行自动对冲时，每次只对应一种币种。

⑤可以使用“分摊”按钮对当前各单据的转账金额，根据输入的转账总金额进行分摊和取消分摊处理。

⑥无论是手工输入的单据转账金额还是自动分摊添入的转账金额，均不能大于该单据的余额。

（3）应付冲应收

用供应商的应付账款来冲抵客户的应收款项。系统通过该功能将应付款业务在供应商和客户之间进行转账，实现应付业务的调整，解决应收债权与应付债务的冲抵。

（4）红票对冲

红票对冲可实现供应商的红字应收单与其蓝字应收单、收款单与付款单中间进行冲抵的操作。系统提供两种处理方式：自动对冲和手工对冲。

自动对冲可同时对多个供应商依据红冲规则进行红票对冲，提高红票对冲的效率。自动红票对冲提交自动红冲报告，用户可了解自动红冲的完成情况及失败原因。

手工对冲只能对一个供应商进行红票对冲，可自行选择红票对冲的单据，提高红票对冲的灵活性。手工红票对冲时采用红蓝上下两个列表形式提供，红票记录全部采用红色显示，蓝票记录全部用黑色显示。

3.取消操作

如果对原始单据进行了审核、对付款单进行了核销等操作后，发现操作失误，可以将其恢复到操作前的状态，以便进行修改。

1）在菜单栏选择“采购”→“供应商往来”→“取消操作”，进入“取消操作条件”提示窗口，如图5-70所示。

图5-70 取消操作条件

2）在各栏目中输入取消操作的条件。输入完成后，单击“确认”按钮执行此次操作系统将列出满足恢复条件的应付单据，如图5-71所示。

图5-71 取消操作

3）双击要取消操作的单据，单击“确定”按钮，执行恢复操作。

提示

①如果应付单据在审核后已经经过核销等处理，则不能恢复；如果应付单据日期在已经结账的月份内，则也不能恢复；如果应付单据在审核后已经制单，则应先删除其对应的凭证，再进行恢复。

②如果付款单日期在已经结账的月份内，则不能恢复；如果付款单在核销后已经制单，则应先删除其对应的凭证，再进行恢复。

③如果票据日期在已经结账的月份内，则不能恢复；如果票据在处理后已经制单，则应先删除其对应的凭证，再进行恢复；票据转出后所生成的应付单如果已经进行了核销等处理，则不能恢复；票据计息和票据结算后，如果又进行了其他处理，则也不能恢复。

④如果转账处理日期在已经结账的月份内，则不能恢复；如果该处理已经制单，则应先删除其对应的凭证，再进行恢复。

⑤如果计算汇兑损益日期在已经结账的月份内，则不能恢复；如果该处理已经制单，则应先删除其对应的凭证，再进行恢复。