会计电算化工作流程优化建议

1.会计电算化制度建设

（1）外部制度建设

已制定与会计电算化相关的法律、法规有，会计法、会计准则和行业会计制度、会计电算化管理办法、会计电算化工作规范和会计核算软件基本功能规范。

会计法：是会计工作的根本法，是所有单位必须遵守的第一层次的会计规范。

会计准则和行业会计制度：是对会计核算的一般原则及会计基本业务及特殊行业的会计核算所做出的具体规定。

会计电算化管理办法：是对会计电算化工作的管理部门、国内外商品化会计软件的评审和售后服务、会计电算化会计档案的管理和实现会计电算化的单位应具备的条件进行宏观性的规范。

会计电算化工作规范：是对实现会计电算化的单位硬件和会计软件的配备、替代手工记账和会计电算化内部管理制度的具体规定。

会计核算软件基本功能规范：是对会计核算软件应完成和具备的各项功能进行规范。

（2）内部制度建设

手工条件下，会计部门的会计工作大都按经济业务的性质分成几个不同的职能岗位组，例如资金、成本、税务等。通过这种分工，使得每一个职能岗位仅完成会计工作中某些特定的部分，不同的职能岗位完成的工作可以相互核对和制约，从而形成内部牵制网，以防止错误和偏差。实现会计电算化后，会计核算的各种职能分配发生了变化，经济业务记录、存储和处理集中由计算机完成，原有的会计人员成了计算机的操作者，其工作主要是收集输入原始数据和合理利用计算机的结果，一些新的职能也应运而生，例如数据录入人员、系统分析设计人员、系统维护人员等。计算机的自动处理减少了手工抄写的错误，使会计数据的准确性得到了保证。但另一方面，集中式的处理使大部分职能由计算机完成，这就无法通过类似手工的牵制方法检查错误，新增的职能如不加以牵制，也会导致严重的后果。因此，会计电算化相关制度的建设为会计电算化工作的顺利实施提供保障。

1）组织控制制度：根据内部控制中不相容职务予以分离的原则，对会计电算化中的各类人员权限进行控制，每位工作人员只能完成其中一部分工作，明确职责，相互监督，防止错漏和舞弊现象的发生。

2）系统安全控制制度：系统的可靠性、信息的安全性以及信息处理的正确性均依赖于强有力的安全控制。影响系统安全的因素包括灾害、失误和计算机病毒等。系统安全控制制度的作用就是发现和防止这些问题的发生。它包括机房管理制度、档案管理制度、计算机病毒防治制度、密码设置管理制度等。

3）业务处理控制制度：会计电算化的业务处理控制制度包括数据的采集、输入、处理和输出控制制度。在数据录入计算机之前，要对外来的原始凭证和内部有关部门提供的内部凭证进行收集，制定相关的制度对收集的数据的真实性、准确性、可靠性和及时性进行审核，才能保证输入计算机的数据的质量。经过审核的数据在输入计算机时，要保证数据输入的准确性和完整性，因此数据输入的控制制度就是保证数据输入的准确性和完整性。对输入的数据进行处理是由计算机自动完成的，但由于应用程序和环境的原因，有时数据的处理也会出现一些问题，因此数据处理的控制制度就是对数据处理过程中发生的意外情况进行控制。输出控制是系统的最后控制，只有经过批准的人员才能进行输出操作，并要求登记操作记录，对输出的报告进行审核、分发和保管。

2.会计电算化人才建设

会计电算化人才的培养一直是会计电算化的重点工作之一，在财政部门和有关教育部门的支持和大力推动下，目前我国已培养了一部分会计电算化专业人员。但是与会计信息系统和企业、市场的需求相比，财会人员的会计电算化水平还相差很远，专业的会计电算化人员特别是具有中高级技术水平的人才仍很匮乏，这也必定会阻碍会计电算化的发展。因此，加强对会计电算化专门人才的培养，从而形成和壮大会计电算化专门人才队伍，是会计电算化发展的必然趋势。会计电算化人才一般可分为以下三类。

（1）会计电算化系统管理人员

会计电算化系统管理人员主要负责开发项目的组织与系统运行过程的管理工作。系统管理人员一般由行政职位的领导担任。他们主要应具备企业生产经营管理的业务知识和领导艺术，掌握一定的财务知识，理解项目管理及计算机环境下的业务处理规律。

（2）会计电算化系统开发人员

如果企业自行开发会计电算化系统则需要有系统分析人员、系统设计人员和程序员。如果企业购买会计软件，则没有必要配备此类人员。

1）系统分析人员

会计电算化系统分析人员的工作是对会计电算化系统进行调查分析，提出设计目标，确定系统的设计方案，建立系统的逻辑模型。他们主要应具备扎实的信息系统方面的专业知识和实践经验，即具有计算机软硬件的知识和开发应用的实践经验，以及信息处理，包括MIS、网络、通信、数据库等方面的知识和实践经验。

2）系统设计人员

会计电算化系统设计人员的工作是按照系统分析说明书的要求，结合计算机数据处理的特点，设计出数据的存储结构和数据处理流程，提出系统的物理模型和系统设计说明书。他们应熟悉几种主流编程语言，了解不同的特性。熟练应用软件设计的不同模式及建模语言，具备软件分析、系统架构的经验。

3）程序员

会计电算化系统程序员的工作是按照系统设计说明书的要求，使用特定的程序设计语言，具体实现系统设计阶段提出的物理模型。它们应掌握若干程序语言（C＋＋、VB、Del-phi等），并熟练使用其中至少一种，熟悉数据库开发环境（SQL Server、Oracle等）。

（3）会计电算化系统运行及管理人员

1）电算主管：负责协调计算机及会计软件系统的运行工作。要求具备会计和计算机知识，以及相关的会计电算化组织管理的经验。电算化主管可由会计主管兼任。采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位。

2）软件操作：负责输入原始凭证和记账凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表，进行部分会计数据处理工作。要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训的水平。各单位应鼓励基本会计岗位的会计人员兼任软件操作岗位的工作。

3）审核记账：负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认。要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识培训的水平。

4）电算维护：负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。要求具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训。采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位。

5）电算审查：负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止他人利用计算机进行舞弊。要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识培训的水平，可由会计稽核人员兼任。采用大型、小型计算机和大型会计软件的单位，可设立此岗位。

6）数据分析：负责对计算机内的会计数据进行分析。要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训的水平。采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立此岗位。

3.会计电算化系统软件的选择

会计电算化系统软件的选择有两种，一种是自行开发会计软件，另一种是外购商品化会计软件。两种选择各有优缺点，但购买商品化会计软件是会计电算化的发展趋势。

（1）自行开发会计软件

1）自行开发的优点。

①充分考虑了企业的业务要求，避免通用软件中复杂的设置与配置功能，贴近企业的实际需求，简单易用。

②软件开发人员参与业务需求调研、业务流程与重组，因此软件的业务处理及管理功能直接体现在软件设计中。

③由于自行开发软件，软件一旦出现问题或根据企业实际情况需要改进，能够及时自我维护。

④能够根据企业实际情况，先开发企业必需的功能模块，避免购买通用软件中的功能浪费。

⑤在计算机应用、管理水平、团队协作等方面提高了企业人员素质。(www.xing528.com)

2）自行开发的缺点。

①软件开发周期长、耗资大，不如商品化会计软件见效快、价格低。

②由于软件开发周期长，软件的最终使用者不能保证全过程参与软件开发，当遇到业务功能和流程的变更及业务技能的更新时，不能将其快速反应到开发的软件中，造成了重复开发。

③项目开发人员之间如果不能很好地配合，则将影响软件的开发进程；如果企业领导在短时间内不能见到效益和回报，则会对自行开发的方案产生抵触，甚至中止开发，造成人力、物力、财力的浪费。

④软件开发组成人员的变更和调动，将大大降低软件开发的效率。

⑤自行开发的软件的升级需要企业内部人员进行操作，这就要求内部人员必须不断地学习新技术，以适应软件升级的需要。

（2）外购商品化会计软件

商品化会计软件是指由开发商统一设计、开发，并经过评审通过的、在市场上作为商品流通的会计软件。

1）外购商品化会计软件的优点。

①见效快。外购使得企业业务的开展较为迅速。

②专业的软件维护与更新。软件的维护与更新由厂商负责，专业性较强，节约了大量的时间。

③安全可靠。商品化会计软件是经过加密的软件，具有很好的安全可靠性。

④通用性。商品化会计软件能适应企业不同时期和不同单位的会计业务要求。

2）外购商品化会计软件的缺点。

①易学性较弱。商品化会计软件是针对不同单位的会计业务的共同需要来设计的，因此，不可能完全满足特定单位的会计业务处理需要和会计人员的习惯。

②初始设置工作量大。商品化会计软件要满足不同单位的会计业务需要，因此，初始设置只提供功能而不提供具体内容，这将增大初始设置的工作量。经过商品化会计软件的初始设置才能把通用会计软件变为本单位的专用会计软件。

3）选择商品化会计软件应考虑的因素。

①商品化会计软件的合法性。商品化会计软件是企业进行会计工作的一个工具，因此，执行和完成会计工作的商品化会计软件也要遵循国家统一的会计制度和其他财经制度中的有关规定。在我国，销售的商品化会计软件应当经过评审。通过评审的商品化会计软件，由组织评审的财政部门核发财政部统一印制的《商品化会计核算软件评审合格证》，取得《商品化会计核算软件评审合格证》的商品化会计核算软件具有合法性后，才能在市场上流通。

②商品化会计软件功能是否满足企业的业务需要。不同的会计软件可能适应不同的行业，例如行政事业单位的会计软件和企业的会计软件在功能上就有较大的差别。即使同行业的不同品牌的会计软件在细微的功能上也不尽相同。因此，企业要根据自身会计业务处理的要求，选择适合本企业的商品化会计软件。另外，企业可能分阶段建立电算化系统，如先实现账务模块，再考虑实现报表、工资、固定资产模块，这样就应考察会计软件的各功能模块是否能够分别购买。

③商品化会计软件的运行稳定性和易用性。软件运行的稳定性是软件质量和技术水平的体现。如果软件在运行过程中经常死机或非法中断，势必影响会计业务的处理效果和数据的安全性。软件的易学易用对会计人员培训的工作量以及软件系统的应用效果是有直接影响的，也是企业在选购软件时应该考虑的。

④商品化会计软件是否有扩展性。各单位的会计业务的处理方法不尽相同，有些功能是特定企业需要的，因此，就要求会计软件能够设置自定义功能，增强会计软件的扩展性，以适应不同企业的不同业务处理的需要。同时，对于大型单位，标准的商品化会计软件满足不了需求，这就需要在原来的基础上补充开发，因此，会计软件应具有二次开发的功能。

⑤软件厂家的发展前景、技术实力、信誉和售后服务。会计软件的操作技能不仅可从厂家的培训中获得，还可以从用户之间的交流中获得，厂家有良好的发展前景才能保证购买相同品牌会计软件的企业之间有较广泛的交流，相互学习交流使用软件各项功能的经验。如果软件厂家的技术实力有限或者根本没有稳定的开发队伍，则今后软件版本的升级和软件功能的改进都将存在问题，用户的后续服务将无从保证。会计软件的信誉是指厂家是否守合同、讲诚信。会计软件厂家售后服务体系是否健全，服务水平高低以及服务态度的如何会影响到软件能否顺利投入使用。软件运行过程中出现的问题是否能得到及时解决也是至关重要的，选择的会计软件最好在企业的所在城市或地区有售后服务部门，这是软件长期稳定运行的重要保障。

4.会计资料的准备

企业实现会计电算化，不是完全抛开手工会计重新建账，而是要将手工会计和电算化会计进行衔接，这一过程被称为会计电算化的初始化。它要求对手工会计数据进行规范化的整理和完善，以便更好地利用会计软件对企业会计业务进行处理。

1）企业基本情况：会计电算化需要企业的名称、企业的地址、联系方式等。

2）企业核算类型：企业所属行业、存货分类、客户和供应商分类、有无外币核算等。

3）编码方案与编码：手工会计中各项内容基本上不需要编码，会计电算化是利用计算机处理会计数据，因此要求对会计中相关信息编码，以便计算机进行快速处理与识别。编码方案是对会计信息进行编码的规律，编码是根据编码方案的要求编写的具体号码，同一编码方案中的编码不能重复。

4）人员情况：人员姓名、分类、权限、工资等。

5）会计科目：根据企业实际情况，遵照国家统一规定和结合会计电算化核算的特点，对会计科目的名称及编码、期初余额（包括年初数、累计发生数、期末数）、辅助核算等内容整理。

6）往来账：在会计电算化中企业的往来账一般是通过辅助核算的方式来核算的。这就要求会计资料准备时对手工会计中往来单位和往来金额进行整理。对一些呆账、乱账和难账应组织整理，以免会计电算化中的往来账户过于庞大；对往来单位的名称、个人姓名、地址、电话等内容进行清理，做到名称使用规范，相关资料齐全，以防止计算机在记账时发生串账。

7）银行账：会计软件提供了银行对账的功能，要正确使用会计软件的银行对账功能，就必须对手工会计中的银行日记账和银行对账单进行核对，找出未达账，查清原因，以保证会计电算化中银行账初始数据的准确性。

8）计算公式：在会计电算化中为减轻会计人员的工作量，对某些经济业务的计算要求设置计算公式，如自动转账、工资的计算、会计报表中的账务取数等。这就要求在准备会计资料时，根据会计电算化中公式格式的规范设置相应的计算公式，以保证计算机能够根据公式的要求运行相关的公式，提高账务处理的准确性。

5.会计电算化的运行

1）建账：根据企业的实际情况，建立企业的账套，保证所建账套中的企业信息、核算方法和核算要求的准确性。

2）权限与密码：根据操作人员岗位职责，在账套中要对操作员赋予相应的权限并设定密码，以保证操作员根据能够通过密码在自己的权限范围内工作。

3）初始化：会计电算化的初始化是将准备好的会计资料录入会计软件的过程。初始化是一个细致而耗时的工作，它的好坏将直接影响到会计电算化业务的顺利开展。

4）业务开展：会计电算化业务的开展包括凭证的录入与审核、记账、银行对账、账表的输出等。凭证的录入与审核是会计电算化业务工作开展的入口，其录入与审核的数据是否准确将直接影响到会计电算化后续业务工作的开展。实现会计电算化后记账工作是由计算机自动完成的，一般不需要人工干预。银行对账是以计算机和手工相结合的方式进行的。账表的输出如账簿、会计报表、工资表、固定资产明细表等是根据企业的需要由计算机自动完成的。

以上工作都是由各位具有操作权限的人员根据各自的岗位职责进行的。会计电算化的工作流程如图1-1所示。

图1-1 会计电算化工作过程