一、任务描述
在餐饮企业的日常运作中，召开例会是协调各部门关系、加强员工管理的重要手段。请为一家星级酒店的餐饮部门设计一份部门周例会的议程。
二、任务分析
完成这一任务必须了解部门例会的职能、参与人员、流程等。
三、相关知识
（一）每日班前会和班后会
例会是餐饮部门必备的课程之一。每个酒店的例会各不相同，但大部分与企业文化相结合，对员工进行精神鼓励，或者对当日营销活动进行讲解。
餐前例会由餐厅经理或主管主持召开，一般在开餐前30分钟召开，时间15～20分钟。与会人员为各班组全体当班员工。
（1）点名。通过点名了解当天的出勤人数，更好地完成员工考勤工作，把员工从休息状态转入到工作状态中来。无故不参加例会，或迟到旷工者，由管理人员记录，并给予警告或处罚。
（2）检查仪容仪表。检查出勤情况和服务员个人卫生、仪容仪表和精神风貌。
（3）总结前一天的工作。前厅经理总结前一天巡台过程中发现的问题以及用餐服务中的不足等，并提出改进措施。
（4）任务分工。通报当日客情、VIP接待注意事项；解释沽清单，介绍当日特别菜肴及其服务方式、告知缺菜品种。
（5）抽查工作。抽查新员工对菜单的掌握情况等。
（6）询问员工是否有需要协调解决的问题。
（7）工作安排完成，会议结束。管理者在完成工作安排后，也可以安排员工做一些小游戏，如唱歌、讲笑话等，提振员工的士气。或者带领员工学习一些知识，调动员工的学习热情。各酒店根据自身情况，选择和自身企业文化契合的方式。
班后会与班前会流程相似，主要是在每班次员工下班前，总结当班服务接待过程中的经验教训和存在的问题，尤其宾客的投诉。同时，及时表扬优秀员工，查核员工有无早退现象，并提醒员工以最佳精神状态投入次日的工作。
（二）周度例会
周度例会每周一次，每次根据工作需要，时间长短不一。与会人员包括楼面经理、主管、领班、厨师长和厨师领班等。
（三）月度例会
召开月度例会的目的在于，总结上月工作，回顾部门上月工作成果和不足。根据酒店整体工作计划和部门季度工作计划，制定本月工作安排。月度例会一般在每月第一周举行，要求部门全体人员参加。
（1）确定会议主题。一般为上月工作回顾和分析总结，本月工作计划安排，确定工作安排。
（2）会议组织。由餐饮部自行组织，酒店行政部负责监督和指导。
（3）会前准备。部门内员工要对自己上月工作先行总结。对于各自工作中的不足或失误，要寻找根源，制订解决方案。对于无法解决的问题，提请会议讨论协调解决。餐饮部经理要对本部门上月工作进行总结，并制订本月工作计划和实施方案。
（4）会议召开。各部门负责人和员工总结上月工作。
（5）部门总结。总结上月经营管理状况，如客源、服务质量、成本费用等。对各部门负责人的总结，予以点评，提出表扬或批评；对工作不足，提出具体改进落实要求。最终形成月度总结报告，提交酒店上级部门。
（6）本月工作计划。餐饮部经理、各部门主管和员工一起制订本月工作计划，确定工作要点和完成期限，并最终形成月度计划表。
（7）月度会议纪要。每次会议详细记录地点、时间和内容，形成会议纪要，交行政部门存档。
四、任务准备(www.xing528.com)
（1）相关书籍；
（2）电子资源；
（3）电脑或纸、笔、尺子等。
五、任务实施
表6-2-1 任务实施表
六、任务评价
表6-2-2 任务评价表
七、拓展知识
召开管理例会的八个要点
1.知道时间
为了尊重每个人的时间，开会必须尽量避免拖延现象，尤其是在一些经常性的例会上。对于一些悬而未决的问题，大家应该意识到不是由于会议本身时间不够，而是因为对该问题的调研准备不充分，导致无法快速进行科学分析和决断，继续干耗下去也没有实质意义，因此应该做好会前的准备工作，避免将太多的精力花费在没有意义的事务上。
2.牢记目的
任何会议都必须在之前有个明确的目的，即通过会议达成什么样的行动部署。如果会议没有形成任何行动决议，那么这样的会议就是浪费时间。有时会议本身可能会同时有很多议题，因为会议过程中主持人对会议节奏的控制不力，导致话题分散，很多事先拟订的目的不能达到，因此主持人必须时刻牢记该次会议的最终目的，避免将会议开成了“天马行空”式的座谈会或茶话会。
3.公开赞扬、私下批评
在出现意见分歧时，尽量避免带有感情色彩的公开批评，即便是非批评不可，也应该尽量就事论事，用事实和数据说话，并且帮助对方分析问题的成因，找出解决方法，而不能讽刺挖苦，更不能进行人身攻击。公开的赞扬和适当的赞扬是完全必要的，这对于融洽同事间的关系很有意义。
4.不要在非上班时间开会
很多管理者喜欢利用晚上和周末休息时间开会，理由是时间集中且无人打扰，而且不占用正常的上班时间，不用耽误常规上班周期。其实，这种做法并不可取。劳逸结合，适度的休息对于管理人员的状态调整很有帮助，因此除了非常紧急的事情，应尽量将会议安排在正常的上班时间里，而且要尽量减少因会议而拖延下班的情形，因为高质量的会议的大部分基础工作在开会前就已经完成了。
5.不利用团体压力使决议通过
不能简单地搞什么“少数服从多数”的举手式表决，因为很多时候多数人可能都是不太懂业务甚至都不接触营运一线的管理人员，仅仅是因为他们的行政级别或者企业的管理惯例而将他们纳入了举手范围。他们的外行意见对于决策毫无价值，尤其是在这些答案比较复杂至少不能显而易见的决策中，外行们的多数可能意味着一个错误被官僚主义的形式给保护了起来。
6.不使用会议破坏他人职业生涯
你可以在会议上大胆表达你的意见，但不能以牺牲他人的职业前程为代价。有时候，对一些管理提案的否决无所谓，但对提案人能力的贬低可能会导致很糟糕的结果，因此应该牢记会议议事时尽量“公平公开公正”，尽量“对事不对人”。
7.公私分明
餐饮企业内部存在着形形色色的大小帮派，各种私人关系甚至包括一些无形的圈子的存在都很正常，但在会议上不能因为这些私人关系的存在而影响决策的公正性，即便会议过程中有时需要一些社交手段，但也应适可而止。
8.会前明确议程，并在与会者间传阅
在开会前，必须用书面形式将会议的主题、目的和发言顺序及时间安排写清楚，对汇报人及汇报时段有一个明确规定，并在会议召开之前发给大家传阅，这样既便于人们各自准备资料、提前思考议题，也有利于会议进程管理，避免出现过程失控。
（资料来源：饶勇.现代饭店餐饮管理创新［M］.北京：旅游教育出版社，2007.）
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