企业文件过厚，执行效率下降的原因与解决办法

企业总是充斥着各类资料或提案书等文件，不过我认为，文件越厚的企业，执行力也越差。

我的前东家西友标榜的是“纸的文化”，六十页的提案书可以说是家常便饭。我以前也经常编写厚重的资料或提案书。

不过，这些几十页的资料或提案书究竟有没有派上用场？事实上是一点用处也没有。

举例而言，假设我们为了迎接新的年度，编制了一份六十页的“年度政策”，详细列出今年度要做哪些事情，为此就要耗费相当大的劳力。

可是这么一份厚达六十页的资料，员工实在不可能完全掌握其内容并加以实行。为什么呢？因为门市负责人根本没时间把整份资料读完，于是这份费尽心力制作的资料很有可能会原封不动地被“锁死”在大家的抽屉里，从头到尾连翻都没翻过。

没人翻阅就等于没人会去执行。换句话说，结果就跟没想出任何政策一样。

文件越厚执行力越差的道理就在这里。所以，制作厚重的文件，应该可以说是一种无法创造任何成果又偏离本质的工作吧。

出于对西友时期的反省，我决定在无印良品推动“一张 A 4 纸就写完的资料”的政策。(www.xing528.com)

如果要把所有资料汇整在一张 A 4 纸里，编写时就只能写下真正重要的事情。如此一来，自然而然会思考什么事情才是非做不可的事、哪些部分才是改革的主轴、工作的本质又是什么。

举例而言，在思考年度政策时，哪些是特别重要的事情、哪些是一定要执行的事情，我也会筛选出其中最重要的三件事。

“如果措施有六七项的话，代表我思考得还不够深入。”只要这样想，就能够舍弃枝叶，完成最接近本质的工作，一来门市负责人能够仔细阅读，二来也更容易推动政策的执行。

从公司的角度来说，与其编制一份六十页的资料，不如汇总在一张A4纸上。这样，员工的执行力显然会比较高。

公司的经营取决于沟通的量和速度。

如果想要增加沟通的量而写下各种细节的话，文件就会变厚，不过文件越厚，越没有人想要翻阅，沟通的量就会减少。唯有注意到这一点，并试图达到书面沟通量的最大值，然后减少文件厚度的公司，才能够成为执行上更迅速、切实的组织。

即使制作大量文件，业绩也不会提升，反而徒增加班时间。如果减少文件的话，不仅更容易理解，更方便传达，执行力更高，业绩也会提升，加班情况也会减少。这才是考量到本质的工作方式。