会计档案管理的特殊性及国家核心责任

国家会计核算管理中心管理的各级各类经济组织的会计档案数量庞大,档案管理具有特殊性。特殊性在于,原始凭证的收集、整理、审核签字是由各级各类会计主体进行的,代表着其行政事业行为、社会活动、生产经营活动过程及其结果。各级各类经济组织必须对其原始凭证的真实性、合法性、合理性、相关性、完整性负责,是第一责任人。原始凭证资料的再审核、会计核算、综合监管过程及其结果所形成的记账凭证、会计账簿、财务会计报告是由国家会计核算管理中心依法进行的,国家会计核算管理中心要对各级各类会计主体的原始凭证真实性、合法性、合理性、相关性、完整性的再审核、再把关,进行综合监管,对所形成的记账凭证、会计账簿、财务会计报告负责,是第二责任人,是连带责任人。会计档案留下了各级各类会计主体和国家会计核算管理中心共同核算和管理的历史痕迹,国家会计核算管理中心同样担负着重要责任。正因此,虽然会计档案的所有权归属各级各类会计主体,最终要回归到各会计主体进行管理,但是,本书认为,在归属各会计主体管理之前,各级各类会计主体的会计档案应当暂由国家会计核算管理中心管理一定时间,比如1-3年时间,自会计期间结束的第二年开始算起。

记账凭证及其原始凭证、会计账簿、银行开户印鉴、职工工资表、考勤表、合同等与会计业务直接相关的资料原件均应由国家会计核算管理中心统一保管。国家会计核算管理中心的档案管理部门接管时,必须清点确认记账凭证顺序编号的完整性,清点确认原始凭证的数量和记账凭证上载明的数量是否完全一致;保管过程中,国家会计核算管理中心会计档案管理部门要对每份记账凭证及其所属的原始凭证进行电子扫描和存档。保管期结束后,向各会计主体办理会计档案移交手续时,交接双方要对每笔记账凭证及其原始凭证的数量进行再清点、再确认,清点确认无误后,再移交归还会计主体。会计档案的具体管理过程中要符合《会计档案管理办法》的相关规定。

在1-3年会计档案管理过程中,以下条件可以作为法定保管到期的条件,提前进行会计档案的移交:

各级各类经济组织现任法定代表人(负责人)离任审计报告及审计整改报告已完成,新任法定代表人(负责人)已正式到任履职而进行的移交;(www.xing528.com)

各经济组织因合并、分立、注销、解散、破产等进行移交;

其他法定原因进行移交。

因各级各类经济组织对账、付款、管理、开展内部外部审计、接受检查等原因,在会计主体履行一定的申请和国家会计核算管理中心履行一定的审批手续后,各级各类经济组织可以借用、调阅、复印本单位的记账凭证原件。