原始凭证管理流程及规范化建设探讨

原始凭证是各经济组织履行行政事业职责、开展生产经营活动、发生经济行为的过程和结果的法定原始证据。是会计核算和综合监管最重要的、也是最基本的依据。因此,所有原始凭证对会计主体和国家会计核算管理中心的价值和意义都是十分重要的。

(一)原始凭证的收集整理

1.各会计主体对原始凭证承担以下责任和工作职责:

1.1 负责完成原始凭证的收集整理并符合《会计法》《会计基础工作规范》、会计准则、相关会计制度、会计主体内部管理制度等要求。

1.2 原始凭证收集整理完成后,按照会计主体内部管理制度、内部控制制度、内部汇总签批程序,各会计主体应负责完成经办人、部门负责人、分管领导、会计主体法定代表人(负责人)等所有责任人的签字手续,需要验收或办理验收入库手续的,要办理验收和入库手续。

1.3 各会计主体对所提供的原始凭证的真实性、合法性、合理性、相关性、及时性负责,对所提供的原始凭证数量的完整性和金额的准确性负责。

1.4 如果必要和可能,鼓励各会计主体对同类会计业务进行分类、汇总报账,以简化国家会计核算管理中心的会计核算业务量、降低报账会计主体的报账成本费用。这一点对国家会计核算管理中心和各级各类经济组织都很重要和必要。这需要各级各类经济组织的报账人员具备一定的报账技巧,进行必要的分类和整理,熟练掌握定期、按类、汇总报账技巧。

1.5 会计主体的会计人员负责预先编制记账凭证,通过网络及时传输至相关国家会计核算管理中心,供国家会计核算管理中心编制正式记账凭证时参考。经国家会计核算管理中心初审通过后,及时到国家会计核算管理中心正式报账并移交包括会计主体签批表在内的所有原始凭证。

1.6 为方便用账,会计主体在完成内部签字程序、向国家会计核算管理中心报账并移交原始凭证前,应将本会计主体的原始凭证进行扫描,按记账凭证顺序编号,作为电子档案临时存档。需要查看原始凭证原件时,可到国家会计核算管理中心申请查阅。

1.7 原始凭证的交接管理。原始凭证是各级各类经济组织记载和证明其经济业务发生过程和形成结果的重要原始记录。各经济组织完成原始凭证的收集、整理、审核、内部签字手续、编制完成非正式的记账凭证后,要移交国家会计核算管理中心编制正式的记账凭证。从原始凭证移交到国家会计核算管理中心编制完成正式的记账凭证,需要审核、纠正、完善、调查取证等会计核算和综合监管过程。国家会计核算管理中心必须和各经济组织办理原始凭证的移交手续,形成移交记录。

会计主体的报账会计要在所提供的《原始凭证分类移交汇总表》上盖章签字,注明原始凭证的类别、金额和数量。会计主体向国家会计核算管理中心报账用的《会计主体原始凭证分类汇总移交表》的参考格式如下。

会计主体原始凭证分类汇总移交表

2.国家会计核算管理中心有以下权利,对原始凭证承担以下主要职责:

2.1 编制原始凭证审核表。根据具体业务内容,由会计核算人员,财务管理人员,税务人员,审计人员,法律人员,造价人员,特定专业分析人员等从业人员对相关会计主体提供的原始凭证的真实性、合法性、合理性、相关性、准确性、完整性进行审核,对所提供的原始凭证的数量和金额的准确性进行审核。审核完成后,在《国家会计核算管理中心原始凭证审核表》的指定位置签字或盖章,对每一张原始凭证要顺序编号并加盖国家会计核算管理中心审核专用章。国家会计核算管理中心应设立总会计师和总经济师,一是对原始凭证应参与审核的相关组成人员是否充分适当作出判断,提出意见,如不完整,提请增加相关专业人员进行审核;二是对重要原始凭证进行终审,签署终审意见。《国家会计核算管理中心原始凭证审核表》的参考格式如下。

国家会计核算管理中心原始凭证审核表

续表(www.xing528.com)

2.2 参与原始凭证审核的任何国家会计核算管理中心从业人员,如果对所管理的会计主体的原始凭证及其签字的真实性、合法性、合理性、相关性、准确性、完整性存有质疑,都可以提出要求会计主体补充、更正、提供书面说明等意见;情节严重的,可以单独书面陈述理由,提请国家会计核算管理中心的调查人员、纪检监察人员、特定分析人员、聘请的专家进行调查、分析、鉴定、取证;本级国家会计核算管理中心无力完成的,可以提请上一级国家会计核算管理中心协助完成,或者其他相关职能部门协助完成;属于较大问题的,各级国家会计核算管理中心的负责人应签署终审意见。《国家会计核算管理中心原始凭证审核意见书》的参考格式如下。

国家会计核算管理中心原始凭证审核意见书

由此可见,根据各经济组织的具体业务内容,需要由会计核算人员,财务管理人员,税务人员,审计人员,法律人员,造价人员,特定专业分析人员等从业人员对相关会计主体提供的原始凭证的真实性、合法性、合理性、相关性、准确性、完整性进行审核,对所提供的原始凭证的数量和金额的准确性进行审核。这样的审核与控制,超过了单个会计主体对经济业务的审核和控制。审核和控制的内容更全面、要求的标准更严格、参与的专业人士更多,因此,各级各类专业人士对原始凭证的审核更具权威性,所取得的政策执行效果更显著。

3.《会计主体原始凭证分类汇总移交表》《国家会计核算管理中心原始凭证审核表》《国家会计核算管理中心原始凭证审核意见书》是国家会计核算管理中心从业人员和管理人员代表国家政府对各级各类经济组织已发生的经济业务的真实性、合法性、相关性、准确性、完整性等各个方面进行审核、综合监督管理过程中进行专业判断、提出专业意见和管理要求的重要凭证,应与各经济组织提供的原始凭证共同组成编制记账凭证的全部依据,一并与各经济组织的原始凭证作为编制记账凭证的依据进行保管、归档。由于审核、确认的过程可能需要多次反复,包括报请上级国家会计核算管理中心研究、批复,《会计主体原始凭证分类汇总移交表》《国家会计核算管理中心原始凭证审核表》《国家会计核算管理中心原始凭证审核意见书》可能需要多次填列。这些多次填列的移交表、审核表、意见书,都应纳入记账凭证的附件,与正式编制完成的记账凭证保存、归档,作为事后外部审计、各级各类经济组织申诉、有关部门作出鉴定意见的证据。

(二)记账凭证的编制和复核

各经济组织可以就其整理好的原始凭证预先编制记账凭证。国家会计核算管理中心的相关从业人员完成原始凭证的审核后,可以提取、审核会计主体的会计人员预编制的记账凭证。能够直接使用的,转入国家会计核算管理中心正式的记账凭证系统,由计算机自动按顺序编号;不能完全使用的,经修改后作为正式的记账凭证;完全不能使用的记账凭证,国家会计核算管理中心要重新编制。这样做的目的是为了节省国家会计核算管理中心编制记账凭证的时间。

国家会计核算管理中心应当充分扩展并利用计算机的自动提示功能,将合同付款期、付款金额、付款内容、收款单位等信息输入计算机中,由计算机自动发送付款单位、收款单位提示通知。属于付款业务的,按照各会计主体与其他会计主体签订的合法有效的合同,国家会计核算管理中心应当提前10-30天告知付款会计主体和收款会计主体单位。预告期结束,会计主体不能提出书面拒付款的必要证据和理由,国家会计核算管理中心可以凭借特种转账支票,将款项转付给合同他方(收款单位);各级地方人民政府、法院的(终审)判决书、仲裁书、调解书等法定文书,也将作为国家会计核算管理中心付款的依据,一般情况下,无须征得会计主体的同意,在会计主体没有充分必要的理由或原因时,国家会计核算管理中心可以凭借特种转账支票办理付款。

已经完成的记账凭证,需要跨期调账和更正的,会计主体和国家会计核算管理中心均可有理有据地提出调账和更正建议,经会计主体和国家会计核算管理中心履行一定手续后进行调整或更正;属于会计期末自动结转业务的,按照期初的设定,由计算机自动完成。

调账或更正记账凭证固然难免,但需要履行一定的审批手续。会计主体发现问题并主动提出时,应向国家会计核算管理中心提出调账、更正申请及理由;如果由国家会计核算管理中心主动发现问题并提出记账凭证调账和更正要求的,应事先征得相关会计主体的书面同意,作为调账、更正相关记账凭证的依据之一。《国家会计核算管理中心记账凭证调整审批表》参考格式如下。

国家会计核算管理中心记账凭证调调账审批表

记账凭证编制完成后,由经验更丰富、能力更强的经济师、会计师、审计师、工程师对记账凭证和原始凭证进行最后一道程序的复核,发现问题的,按照本节2.2有关程序和要求执行。

最终审核完成后的记账凭证为正式的记账凭证。国家会计核算管理中心编制完成的记账凭证应及时传输给相关会计主体。相关会计主体可以随时通过网络查阅、使用、打印。

各级各类人员复核的重点和侧重面各有不同。通过国家会计核算管理中心各级各类专业人员的审核与控制,目的就是确保每一笔经济业务的真实性、合法性、合理性、相关性、准确性、完整性,不出现原则性错误,防止单位或个人的舞弊和违法行为。

编制完成记账凭证后,国家会计核算管理中心的统计人员可以根据原始凭证事项统计有关内容,进行分类、统计、汇总、分析,同时向上级国家会计核算管理中心和国家会计核算管理总局上报各类统计数据及分析报告。通过各种统计分析,发现存在事实、逻辑等问题的,应及时向本级和上级国家会计核算管理中心报告。