合同管理中的风险及挑战

1.合同管理层面的风险点

（1）合同管理制度的风险点。行政事业单位一般都已建立了比较健全的财务管理制度，如财务管理办法、预算管理制度、财务收支制度等，但还有不少的单位并没有建立合同管理制度。如果没有建立完善的合同管理制度，将会导致合同管理行为有失规范，管理权责不清，合同范围和条件不明确，这样便可能会出现很多合同管理问题。诸如，应当订立合同的经济事项未订立合同，或者违反法律禁止性规定签订合同等，从而产生违反法律规定的事实和风险，可能导致行政事业单位蒙受经济损失。有的单位虽然建立了相关制度，但制度的内容不规范、不科学，甚至违背《合同法》的规定。有的单位虽然有规范的合同管理制度，但在合同管理中没有很好地执行制度。这些问题，导致合同管理松懈，经济纠纷不断，诉讼事项时有发生。

（2）日常合同管理的风险点。合同的风险意识淡薄。行政事业单位经济业务经办人员往往忽视合同的风险，对违约责任、担保及产品质量等容易出现问题的方面没有很好地沟通及约定，有些不良企业正是利用行政事业单位对合同的风险管理意识不强的弱点，预先对合同设置漏洞，事后提出不合理要求，有的甚至利用合同对行政事业单位进行诈骗。

未明确经济合同归口管理部门。行政事业单位一般未设置合同管理部门，经济活动发生时就按部门职能分工对经济业务（包括合同）进行管理。由于经济合同涉及面广、内容复杂，行政事业单位对合同管理往往较为分散，由业务部门、财务部门、政府采购部门、法务部门等分头负责。如后勤部门对房屋及建筑物维修工程、房屋租赁、土地合作建设以及用水、用电、用气事项进行管理，相关合同事项由后勤部门负责管理；资产部门负责通过其公开采购物资、服务合同的管理等等，导致合同管理分散在各个部门。大多数业务部门对合同管理缺乏必要的知识和经验，法律意识比较淡薄，容易导致合同管理出现问题。同时对重大合同的管理，可能会组织专业的谈判小组负责，但部门间、小组成员间缺乏必要的沟通和协调，导致整体合同管理水平不高。

合同档案未归口管理。一是有的单位没有对合同档案进行归口管理，档案分散在各个业务部门，没有集中到单位档案室归档保存，导致难以掌握合同签订、履行的整体情况；二是单位各部门合同档案管理水平参差不齐，需要合同时甚至连原件都查找不到。没有对合同统一编号、登记造册、分类保管，也没有对合同的履行情况进行登记。没有做好合同的保密工作，造成应保密的事项泄密甚至遗失合同资料。合同档案包括合同审批流转手续、合同正本、合同前期调研、招标、认价等材料，全面反映了整个经济活动的详细情况，档案管理不规范，对合同签订监督以及合同执行的跟踪管理都十分不利。

采购需求审查不到位。根据《采购法实施条例》（国务院令第658号）要求，采购前采购人应制订明确的采购需求，并且加以论证，专业性较强的还需请专家论证。有的行政事业单位在采购前开展的工作尚未达到此要求，对事项的认定往往比较粗放，对如何制订、论证、提交和审查采购需求未做明确要求，也没有相关责任规定，源头管理不严，弱化了后续监督，可能导致合同效益不高。

化整为零违规操作风险。在合同策划过程中，可能会出现故意规避国家有关规定，将本应当按照政府采购规定执行公开招标等采购方式的项目故意拆分成小标项目的行为，将需要高级别审批的重大合同拆分成若干不重要的合同，逃避外部监督和内部管理，导致经济活动违法违规或失控。

2.合同调查环节的风险点

缺少必要的前期审查。这主要是由于缺乏必要的市场调研，同时对签订合同的主体缺乏专门的资格审查等造成的。合同签订前，对合同另一方的诚信度、履约能力、资质等情况未做翔实的调查了解，所选择的合同对方不具备相应的资质或能力，给合同履行埋下了隐患，导致合同目的无法实现，也可能造成较大的经济损失和恶劣影响。对于部分合同还需要特殊的资质要求，比如保密资质、环境影响评价资质等等，如未调查清楚直接违反相关法律、法规和规章制度，导致经济合同无效或引发潜在的风险。

在经济合同签订前进行了资信调查，掌握被调查对象的资信状况，但在经济合同履行过程中没有持续关注对方的资信变化，导致单位利益受损。

3.合同谈判环节的风险点

谈判人员经验不足，对技术性强或法律关系复杂的经济事项，未组织技术、法律、财务等方面的专家参与谈判工作，导致单位利益受损；未及时搜集、分析和研究与合同相关的法律法规，导致合同谈判条款不符合国家产业政策和法律法规要求；谈判前没有对市场竞争、谈判对手情况进行充分调查和了解，没有制定有利的谈判策略，导致本单位在谈判过程中处于不利位置；合同条款、格式审核不严格，忽视了合同重要条款和核心部分，存在不当让步，导致单位利益受损；泄露本单位谈判策略，导致本单位在谈判过程中处于不利位置。(www.xing528.com)

4.合同签署环节的风险点

未履行必要的程序订立合同的风险。合同订立前没有全面了解对方单位的资质、经营情况、技术水平以及信誉等方面的情况，重大事项没有经过论证、决策过程，就订立合同。《合同法》规定，合同的主要内容为当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等，但行政事业单位在订立合同时常常会有遗漏，如违约责任、解决争议的方法等，致使经济活动出现纠纷时无依据以进行协调解决；合同未经过法律等其他部门审核，导致合同内容有时不符合法律规定。还有就是行政事业单位常常会在经济业务办理部门与对方签订合同时，出现既不办理合同审核，也不经过单位法人代表审批，在无授权的情况下就由部门负责人批准并加盖部门公章，与对方订立合同，明显违反《合同法》的规定。

合同条款内容不严谨、不完整的风险。合同条款不严谨，存在合同条款有漏洞，关键事项约定不明的现象。有的合同到财务付款审查时才发现分期付款金额加总与合同总金额不相符，合同支付方式、票据提供等难以实现；有些经济事项技术性强、法律关系复杂，需要相关专业人员参与，如果合同管理或参与人员不具备专业素质和能力，对合同重要条款未经反复研究、论证和磋商，导致合同形式不当、重要条款约定存在缺陷，可能使单位面临诉讼风险或造成经济损失；在合同具体签订时，存在双方签名、签订日期栏空白的情况，易产生误解，给合同执行带来隐患，如发生违约将对维权产生不利影响。

违反程序超越权限风险。不履行或不完全履行审批程序、未按授权审批权限订立合同、合同印章疏于管理、管理程序缺失、相关资料不全的情况，可能导致未经授权或超越权限订立合同。如重大合同未按照“三重一大”要求履行集体决策。没有经过单位法定代表人授权或者超越权限进行合同签订。

5.合同履行环节的风险点

合同管理与财务管理相分离。合同签订、履行等信息往往只有具体业务部门了解，财务部门未能及时跟进，如合同签订后，往往是等到结算时，才会向财务部门提交合同副本和相关单据申请付款，有的合同事项并未列入年初预算，导致合同履行时需申请调整预算，既不利于工作开展，耽误工作进程，也加大了预算执行难度。在行政事业的财务管理体系中，合同管理是非常重要的环节，如果财务部门不能及时对合同的签订、履约、收付款情况等进行监督，将增大单位承担经济损失的风险。

不能严格按照合同对经济事项执行情况进行验收。如标的物的质量，供应商往往会以次充好，提供样品时是好的，供货时是差的。有的供货商甚至勾结行政事业单位仓库等人员，以少充多，致使单位蒙受经济损失。在基建、维修工程合同履行过程中，也是问题频出，如增加隐蔽工程的工作量，通过变更工作量清单增加工作量等。

合同执行进度与款项支付进度不匹配。行政事业单位违反合同约定，未按照合同规定的期限、金额或方式付款。或者经济业务承办部门办理付款时，只提供发票、验收单等原始凭证，而不向财务部门提供合同，便要求财务部门付款；财务人员未认真核对合同，未按合同约定付款，如约定质量保证金的未扣留，基建项目合同约定按形象进度付款，往往未达到指定的进度就提前付款等。

6.合同变更及纠纷处理环节的风险点

未对合同进行有效的跟踪和监控。出现合同依据的法律法规和规章政策修改或者废止、签订合同时的客观情况发生重大变化、合同当事人经营状况严重恶化和丧失商业信誉等重大影响时，未及时与合同当事人进行合理沟通，也没有向合同归口管理部门和单位领导报告，未能按要求订立补充合同，或变更、解除合同等；出现纠纷时，不能按合同进行协商谈判，也不注意收集相关证据为诉讼做准备，甚至有些经办人员未经授权便向对方做出实质性的答复或承诺，影响单位合法权益。